A Propos de Mercy Corps
Mercy Corps est animé par la conviction qu'un monde meilleur est possible. Pour ce faire, nous savons que nos équipes font leur meilleur travail lorsqu'elles sont diverses et que chaque membre de l'équipe a un sentiment d'appartenance. Nous accueillons des origines, des perspectives et des compétences diverses afin d'être plus forts et d'avoir un impact à long terme.

Le Programme / le Département / l’Equipe
Mercy Corps est une organisation internationale humanitaire et de développement, qui a pour mission de réduire la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés plus sures, productives et équitables dans le monde.
Mercy Corps est engagée dans la mise en œuvre d'une stratégie pays pour Haiti, qui vise à renforcer la résilience des communautés les plus vulnérables en :
• Offrant des opportunités économiques pour les familles les plus vulnérables tout en renforçant la résilience aux chocs futurs ;
• Aidant les communautés à répondre à leurs besoins de base, afin d'atténuer l'impact et s'attaquer aux causes profondes des conflits et,
• Appuyant les membres vulnérables de la communauté à prendre des décisions économiques et sociales et de participer activement dans les systèmes de gouvernance et les prises de décision publiques.

Le Senior Procurement Officer est basé à Port au Prince est responsable de l’exécution de tous les aspects des achats et des Opérations. Travaillant étroitement avec les programmes, la logistique et les finances, le chargé Senior des achats exerce une fonction clé pour l’appui aux activités des programmes à travers les services qu’il fournit. Elle assure la mise en place de systèmes efficaces qui appuient la stratégie et les membres de l'équipe.

Responsabilités Essentielles

Suivre et assurer le traitement des demandes d’achats
• Recevoir, consolider et suivre les plans d’achats avec les gestionnaires de projet. Les appuyer dans l’élaboration des plans d’achats
• Recevoir les Demandes d'Achat (DA) et vérifier qu’elles soient complètes, avec toutes les informations nécessaires à l’achat, et ce conformément au manuel des achats (FP3). Les numéroter et les imprimer pour la recherche des approbations par le demandeur
• Effectuer la mise à jour de la PR Masterlist chaque semaine et envoi du statut des achats aux demandeurs.
• Préparer mensuellement la PR Masterlist et envoi aux demandeurs, avec copie au GLP. Mise à jour mensuelle et partage de la base de données des contrats de services
• Organiser les avis d’appels d’offres et s’assurer du respect des seuils et procédures selon le manuel. Préparer les demandes de cotation à envoyer aux fournisseurs
• S’assurer de la publication des avis nationaux et internationaux dans les journaux appropriés
• Organiser le comité d’analyse des cotations en respectant les membres édictés par le manuel
• Préparer les bons de commandes en s’assure de respecter les termes et conditions et signatures requises
• Suivre les livraisons des biens et superviser les réceptions des matériels avec l’officier logistique
• Assurer les expéditions vers les sous bureaux ou les partenaires avec l’appui de logistique.
• Effectuer régulièrement la mise à jour de la base de données des fournisseurs en fonction des besoins des projets et des performances des fournisseurs
• Suivre les lignes des plans d’achats avec les chefs de projets pour identifier les achats en retard et mettre à jour la planification en conséquence
• Mettre à jour de la base de données des prix des achats récurrents
• S’assurer du respect des exigences des bailleurs en collaboration avec l’équipe finance et compliance
• Effectuer le RPS On Demand pour tous les achats supérieurs à 5 000 $ ou récurrents et s’assurer du classement
• S’assurer d’une bonne communication sur l’avancement des dossiers avec les programmes

Assurer et suivre les contrats avec les fournisseurs et les prestataires de service

• Elaborer les contrats des fournisseurs le cas échéant, les contrats de prestation de service et les contrats des consultants nationaux conformément aux politiques et procédures d’achats
• Mettre en place et suivre des contrats préférentiels pour les achats récurrents conformément au manuel d’achat de Mercy Corps
• Veiller à enclencher les procédures de renouvellement dans les délais opportuns
• S’assurer que les rapports d’accomplissement soient soumis et visés par les demandeurs
• Veiller au suivi régulier de la performance des fournisseurs et l’évolution des achats ;
• Organiser des enquêtes auprès des demandeurs sur la satisfaction par rapport au service des achats
• En coordination avec le Manager des Opérations, procéder la résiliation des contrats le cas échéant
• Produire le rapport du statut des achats chaque semaine et faire la consolidation pour les fournir tous les mois
• Etablir régulièrement les priorités des achats, en réévaluant les urgences et les projets en cours.
• Communiquer les priorités mises à jour à l’équipe pour aligner leurs efforts sur les objectifs stratégiques et les demandes du marché.
• Assurer un suivi des tâches prioritaires pour garantir leur achèvement dans les délais impartis et faire les ajustements nécessaires en fonction des évolutions du marché ou des demandes internes.
•

Gestion de l’équipe des Agents aux Achats

• Superviser et coordonner les activités de l’équipe des achats pour garantir le respect des procédures et des objectifs de l’entreprise.
• Évaluer régulièrement les performances des membres de l’équipe à travers le rapport du statut des achats et temps de réponse fourni dans l’exécution des achats
• Fournir des retours constructifs pour le développement professionnel du staff
• Offrir des directives claires et un soutien continu pour résoudre les problèmes et optimiser les processus d’achat


Autres

• Promouvoir le respect du code de conduite de l’approvisionnement auprès des demandeurs, des fournisseurs et bénéficiaires des biens et services.
• Participe à l’atteinte des objectifs des autres unités du département des opérations
• S’assurer du classement électronique des données des achats en respectant la politique d’archivage et les mettre à disposition dans les délais opportuns en cas de contrôle
• Organiser semestriellement des formations en matière d’achat
• Mener tous les six mois des études de marché et des visites auprès des fournisseurs pour avoir une bonne connaissance des prix et articles disponibles
• Se conduit professionnellement et personnellement de manière à apporter honneur et crédibilité à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.
• Etre redevable vis-à-vis des bénéficiaires ;
• Toutes autres responsabilités qui sont assignées selon les besoins


STRATEGIE ET PLANNIFICATION

• Travailler avec l'équipe pour soutenir la stratégie des opérations (plus particulièrement les achats
• Appliquer d’une manière intégrale les politiques Achats
• Production des rapports de qualité (Procurement statuts, mise à jour des plans d’achats et la gestion de la base de données des Fournisseurs)
• Aider à la gestion du budget
• Diriger la mesure et l'analyse des indicateurs de performance pour une bonne gestion de son équipe

RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE PROTECTION
• Apprend activement sur la protection et l'intègre dans son travail, y compris la protection des risques et les mesures d'atténuation liées à son domaine de travail ;
• Pratique les valeurs de Mercy Corps, y compris le respect de la dignité et du bien-être des participants et des autres membres de l’équipe ;
• Encourage l'ouverture et la communication au sein de son équipe ; encourage les membres de l'équipe à soumettre des rapports s'ils ont des préoccupations en utilisant des mécanismes de signalement, par exemple la ligne d'assistance téléphonique pour l'intégrité et d'autres options ;
Responsabilité de supervision
Superviser les chargés des Achats – Port au Prince


Redevabilité.
Rend Compte Directement au : Manager des Operations
Travail Directement avec : Program Staff, Operations et Finance

Qualification minimale et connaissances transférables
• Avoir un diplôme en administration ou en gestion logistique ;
• Avoir une expérience d’au moins quatre (4) années dans le domaine de la logistique ;
• Avoir une excellente connaissance de l’informatique ;
• Etre capable d’assumer plusieurs tâches à la fois ;
• Avoir les capacités à apprendre vite les principes et les procédures ;
• Être capable de prendre des initiatives et de travailler indépendamment ;
• Bien parler et écrire le français ; l’anglais est souhaité.


Facteurs Clés de Succès
• Avoir des aptitudes en administration et en organisation ;
• Avoir des talents variés et une habilité prouvée d’organiser et de prioriser les taches ;
• Proactivité, flexibilité, sens de l’initiative
• Avoir la capacité de communiquer efficacement avec les membres de l’équipe ;
• Avoir de la flexibilité et de la créativité dans la planification et la résolution des problèmes ;
• Avoir la capacité d’apprendre vite, de prendre des initiatives et de rendre compte des résultats ;
• Avoir un bon tempérament et un bon sens de l’humour ;
• Etre capable d'évoluer dans un environnement multiculturel de développement international.

Le poste est basé à Port au Prince. Il nécessite des déplacements pour soutenir les programmes nationaux, ce qui peut inclure des déplacements dans des endroits peu sûrs où la liberté de mouvement est limitée et dans des zones où les commodités sont limitées. Le logement pour ce rôle est en logement individuel et le personnel aura accès à de bons services médicaux et les conditions de vie sont d'un niveau élevé.

CV et lettre de motivation

Redevabilité envers les Participants et les Parties Prenantes
Les membres de l'équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts visant à rendre des comptes, en particulier aux participants à nos programmes, aux partenaires communautaires, aux autres parties prenantes, et aux normes internationales guidant le travail de secours et de développement international. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l'évaluation de nos projets sur le terrain.

Apprentissage Continu
Conformément à notre conviction que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés que nous servons, nous donnons à tous les membres de l'équipe la possibilité de consacrer 5 % de leur temps à des activités d'apprentissage qui favorisent leur croissance et leur développement personnels et/ou professionnels.

Diversité, Equité et Inclusion
La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous constituons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation de personnes d'origines, de croyances, de milieux et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti de la puissance collective de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d'instaurer une culture de la confiance et du respect, où chacun apporte son point de vue et son authenticité, réalise son potentiel en tant qu'individu et en tant qu'équipe, et collabore pour accomplir le meilleur travail de sa vie.
Nous reconnaissons que la diversité et l'inclusion sont un parcours, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs que nous ne le sommes aujourd'hui.

Égalité des Chances en Matière d'Emploi
Mercy Corps est un employeur qui respecte l'égalité des chances et ne tolère aucune discrimination, quelle qu'elle soit. Nous recherchons activement des origines, des perspectives et des compétences diverses afin d'être collectivement plus forts et d'avoir un impact mondial durable.
Nous nous engageons à fournir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l'égalité des chances en matière d'emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l'identité de genre, l'expression de genre, la religion, l'âge, l'orientation sexuelle, l'origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH/SIDA), l'état civil, le statut de vétéran militaire ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.

Sauvegarde et Ethiques
Mercy Corps s'engage à ce que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu'il s'agisse de membres de l'équipe, de membres de la communauté, de participants aux programmes ou autres, soient traitées avec respect et dignité. Nous nous engageons à respecter les principes fondamentaux relatifs à la prévention de l'exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et le CPIA (Comité Permanent Inter-Agences) ; et nous avons adhéré au Système de Divulgation des Fautes Professionnelles entre Institutions.
En postulant pour ce poste, un candidat confirme qu'il n'a pas déjà enfreint la politique d'un employeur en matière d'inconduite sexuelle, d'exploitation et d'abus sexuels, de protection de l'enfance ou de traite des personnes.
Nous ne tolérerons pas la maltraitance des enfants, l'exploitation sexuelle, les abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d'un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l'équipe doivent se comporter de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l'équipe sont tenus de suivre des cours d'apprentissage en ligne obligatoires sur le code de conduite à l'embauche et sur une base annuelle. En tant que candidat, si vous êtes témoin ou victime d'une forme quelconque d'inconduite sexuelle au cours du processus de recrutement, veuillez le signaler à la ligne d'assistance téléphonique pour l'intégrité de Mercy Corps (integrityhotline@mercycorps.org).