Grants

A l'attention des candidates non haitiens: "Le/a titulaire du poste devra, pour se rendre en Haïti et y revenir, faire des escales. Les candidats qui, pour quelque raison que ce soit, ne sont pas en mesure de se rendre en Haïti et d'en revenir ne sont pas éligibles pour ce poste. placés, ont le droit et devraient avoir le pouvoir et les ressources nécessaires pour réagir et provoquer un changement durable. Nous nous engageons à augmenter la part de financement allouée aux acteurs locaux dans les situations d'urgence, nous posons la question "Pourquoi pas un partenariat ?" chaque fois que nous planifions un programme, et nous établissons des partenariats sur un pied d'égalité.

L'IRC a travaillé en Haïti de 2010 à 2016, lançant d'abord une réponse d'urgence au tremblement de terre, puis mettant en œuvre des programmes de protection de l'enfance, d'eau et d'assainissement, de santé, de protection et d'autonomisation des femmes, et de redressement économique à Port-au-Prince et au-delà. Depuis la fermeture de son bureau national en 2016, l'IRC a continué à fournir un soutien opérationnel, technique et financier à un petit nombre d'ONG haïtiennes partenaires, notamment en réponse au tremblement de terre de 2021. Haïti a été identifié comme l'un des 20 pays les plus à risque d'une nouvelle crise humanitaire majeure - ou d'une aggravation significative - au cours de l'année à venir dans la liste de surveillance des urgences 2023 et 2024 de l'IRC, en raison de son instabilité politique, de la violence des gangs, de l'augmentation de l'insécurité alimentaire, des épidémies et des chocs climatiques qui pourraient conduire à une escalade rapide de la crise humanitaire. Au début de l'année 2023, l'IRC a rouvert ses opérations en Haïti et a intensifié sa réponse d'urgence avec une intervention entièrement menée par des partenaires à Port-au-Prince et dans les communautés environnantes. L'accent a été mis sur les quartiers fortement touchés par la violence des gangs ainsi que sur l'accès limité aux soins de santé et aux services pour les survivants de la violence et/ou les points chauds du choléra. L'IRC s'engage également avec des partenaires dans les départements de l'Artibonite et de l'Ouest pour répondre aux besoins non satisfaits dans ces zones.

L'unité d'accès humanitaire d'urgence (EHAU) de l'IRC a mené les premières interventions d'urgence et a soutenu la mise en place d'un programme national qui peut être entièrement transféré à la région d'Amérique latine (LATAM).

DESCRIPTION DU POSTE

Le coordinateur des subventions est responsable de la gestion efficace et en temps voulu d'un portefeuille de subventions provenant de plusieurs donateurs. Il/elle gère toutes les fonctions de l'unité des subventions de l'IRC Haïti, y compris l'élaboration des propositions, l'établissement des rapports, la conformité avec les règles des donateurs et d'autres tâches administratives.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec le coordinateur MEAL, le coordinateur des partenariats, le département des finances et les responsables des secteurs de programme.




RESPONSABILITES

Élaboration de propositions
• En collaboration avec le Directeur des Programmes Adjoint et les collègues du siège, identifier de manière proactive de nouvelles opportunités de financement en surveillant et en analysant les stratégies des donateurs et les tendances en matière de financement.
• Soutenir le Directeur des Programmes Adjoint et les responsables des secteurs de programme dans l'élaboration de nouveaux programmes.
• Préparer et diriger les réunions "Go/No Go" pour les opportunités de financement, le cas échéant.
• Aider à garantir que les discussions "Go/No Go" et la conception du programme sont cohérentes avec l'ambition du partenariat SAP et l'approche du programme.
• En coordination avec le coordonateur des partenariats, engager de manière proactive les partenaires dans les efforts de développement du programme.
• Assurer une représentation solide et efficace de la stratégie, de l'approche et de la gestion des partenariats de l'IRC dans les propositions et les rapports des donateurs.
• Superviser l'élaboration de toutes les notes conceptuelles et propositions, en agissant en tant que rédacteur ou éditeur principal ou en lui déléguant cette responsabilité. Développer des outils efficaces de gestion des processus pour l'élaboration des propositions.
• Définir et communiquer clairement les rôles, les responsabilités et les calendriers de chaque département. Faciliter une coordination interdépartementale efficace.
• Examiner minutieusement tous les documents de la proposition afin d'assurer la cohérence des récits, des cadres logiques et des budgets.
• Servir de point de contact avec le siège lors de l'examen, de l'édition et de la soumission des propositions.
• Veiller à ce que tous les résultats des propositions soient exacts, complets, de haute qualité et soumis dans les délais.

Gestion des subventions
• Servir de point de contact pour les communications avec le siège concernant toutes les fonctions d'administration des subventions.
• Examiner les accords avec les donateurs et coordonner leur examen et leur signature avec les bureaux compétents du siège. Coordonner l'approbation des dépenses préalables à l'octroi des subventions, le cas échéant.
• Coordonner avec le responsable des partenariats l'obtention de toutes les approbations nécessaires des donateurs en ce qui concerne les partenariats.
• Diriger et/ou soutenir toutes les révisions, modifications et réalignements budgétaires des projets.
• Servir d'expert du programme national pour la facilitation des réunions du cycle de projet (PCM), y compris les réunions de conception, d'ouverture, de mise en œuvre, de clôture et d'apprentissage du projet.
• Promouvoir activement la pleine participation des partenaires à la mise en œuvre du programme dans le cadre des réunions de cycle de projet.
• Maintenir et diffuser un système de suivi des subventions régulièrement mis à jour.
• Veiller à ce que toutes les communications du département avec les collègues de l'IRC et les donateurs soient constructives, claires et organisées.
• Maintenir un système de gestion de l'information et d'archivage des subventions bien organisé et complet.
• Veiller à ce que le système interne d'information sur le suivi des opportunités de l'IRC (OTIS) soit mis à jour et entretenu tout au long du cycle de vie des subventions.
• Participer aux processus de diligence raisonnable et à la gestion des risques liés aux partenariats de collaboration, le cas échéant.
• Renforcer les capacités du personnel de l'IRC et des partenaires dans les fonctions de gestion des subventions en facilitant les formations et en fournissant un soutien ciblé selon les besoins.

Partenariats
• Promouvoir une culture de partenariats efficaces et respectueux. Promouvoir des programmes menés par des partenaires, conformément à l'approche de l'IRC "pourquoi pas un partenariat ?" et "un partenaire sur un pied d'égalité".
• Veiller à ce que les considérations relatives aux partenariats soient intégrées dans l'élaboration des propositions et à ce que les partenaires locaux participent activement à la conception des réponses et à la mise en œuvre des programmes.
• Contribuer activement aux sections pertinentes de l'analyse des capacités des partenaires (ACP) et à l'élaboration ultérieure de plans de soutien aux partenaires.
• Gérer la mise en œuvre des actions prévues dans les sections relatives à la gestion des subventions des plans de soutien aux partenaires.
• Diriger et/ou soutenir la conception de projets et de budgets en collaboration avec les partenaires.
• Veiller à ce que chaque proposition définisse l'approche d'urgence de l'IRC en fonction de la manière dont nous pouvons soutenir, renforcer et compléter au mieux les acteurs locaux.
• Examiner et fournir des commentaires sur les outils techniques, les rapports et les données des partenaires, le cas échéant. Collaborer avec les partenaires pour recommander des adaptations ou des améliorations de processus.
• Participer activement au groupe de travail sur le partenariat (PWG).

Conformité des donateurs

• Fournir aux équipes chargées des programmes et des opérations des conseils techniques de routine afin de garantir que toutes les subventions sont mises en œuvre dans le respect des réglementations de IRC et des donateurs.
• Assurer la coordination avec le siège pour les questions de conformité spécialisées, le cas échéant.
• Soumettre de manière proactive les problèmes potentiels de conformité à la direction générale ; travailler en étroite collaboration avec les collègues du siège chargés de la conformité pour résoudre tout problème connexe.
• Diffuser les ressources existantes sur la conformité des donateurs, assurer la liaison avec les homologues régionaux pour l'élaboration et la mise à jour des fiches de conformité pour toutes les subventions.
• En coordination avec le Directeur des Programmes Adjoint et le Coordonnateur du plaidoyer, contribuer à assurer une visibilité appropriée et efficace de l'IRC et des donateurs sur les sites et dans les documents du programme.

Établissement de rapports

• Superviser l'élaboration et la production de tous les rapports internes et externes en collaboration avec les départements des programmes, des finances et du MEAL.
• Maintenir un suivi complet des rapports et communiquer régulièrement avec tous les membres de l'équipe concernés au sujet des échéances à venir et des exigences spécifiques en matière de rapports.
• Diriger la production de rapports de haute qualité et bien rédigés qui répondent aux exigences des donateurs et de l'IRC.
• Examiner minutieusement et confirmer que tous les rapports et documents complémentaires sont complets et exacts.
• Coordonner les examens et les approbations du siège et des unités techniques avant la soumission au donateur.
• Veiller au strict respect des délais internes et des délais fixés par les donateurs.

Direction du département et gestion du personnel
• Superviser le recrutement de nouveaux membres du personnel, le cas échéant. Assurer l'intégration et la formation complètes des nouveaux employés.
• Diriger l'unité chargée des subventions et offrir des possibilités de développement professionnel au personnel, le cas échéant.
• Veiller à une délimitation claire des rôles et des responsabilités et à une répartition logique des portefeuilles pour tous les membres de l'équipe.
• Coordonner la gestion des performances au sein du département et garantir une culture de haute performance par l'engagement et la responsabilisation du personnel.

Autres tâches
Autres tâches pertinentes assignées par le superviseur pour faire avancer les programmes de l'IRC.


Exigences du poste :

Formation : Licence dans un domaine pertinent et expérience dans la gouvernance, l'administration et la gestion de subventions d'organisations à but non lucratif, y compris la gestion de partenariats.

Expérience professionnelle : Minimum de six ans d'expérience dans la gestion de subventions humanitaires dans un environnement de travail multi-donateurs et multi-sectoriel.

Aptitudes et compétences démontrées :

• Expérience avérée dans un rôle de coordination interdépartementale et capacité à communiquer avec une série de parties prenantes et à équilibrer leurs priorités.
• Vaste expérience dans l'élaboration de propositions de financement multisectorielles de grande envergure.
• Compétences avancées en matière de rédaction et de compilation de rapports de donateurs, y compris la coordination des contributions et l'élaboration de documents complexes dans différents départements.
• Une connaissance approfondie de la conformité institutionnelle des donateurs est requise. La connaissance des exigences de la BHA, d'ECHO et de Sida est un avantage particulier.
• D'excellentes compétences rédactionnelles et éditoriales en anglais et en français sont requises. Capable de rédiger et d'éditer des documents détaillés à soumettre aux donateurs avec un minimum de supervision.
• Une expérience préalable dans un contexte de conflit ou de crise prolongée est préférable.
• Compétences exceptionnelles en matière de planification et d'organisation. Capable d'établir des priorités et de suivre simultanément plusieurs activités et échéances.
• Excellentes compétences en MS Office.
• Motivation personnelle, honnêteté et sens aigu des responsabilités.
• Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et au sein d'une équipe.

Compétences linguistiques : La maîtrise de l'anglais et du français est requise.

Environnement de travail : Bureau de l'IRC à Port-au-Prince avec des déplacements locaux sur les sites des projets des partenaires si la sécurité et l'accès le permettent.

CV