Le International Rescue Committee répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l'IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. À l'œuvre aujourd'hui dans plus de 40 pays et dans 22 villes des États-Unis, l'IRC redonne sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées par un conflit ou une catastrophe. L'IRC ouvre la voie du retour à la maison

Logistics

L'IRC a travaillé en Haïti de 2010 à 2016, lançant d'abord une réponse d'urgence au tremblement de terre de 2010, puis mettant en œuvre des programmes de protection de l'enfance, d'eau et d'assainissement, de santé, de protection et d'autonomisation des femmes, et de redressement économique à Port-au-Prince et au-delà. Depuis la fermeture de son bureau national en 2016, l'IRC a continué à fournir un soutien opérationnel, technique et financier à un petit nombre d'ONG haïtiennes partenaires, notamment en réponse au tremblement de terre de 2021.
L'IRC renforce son soutien aux programmes menés par ses partenaires en Haïti en réponse à la récente escalade de la violence à Port-au-Prince et à l'augmentation des besoins humanitaires liés au choléra, à l'insécurité alimentaire, à la protection et au déplacement qui en découle. L'IRC travaille avec des ONG et des organisations communautaires locales qui ont l’expertise et la capacité de fournir des services d'urgence dans les communautés touchées, et établit des partenariats de nature collaborative pour financer, compléter et développer les activités de ces organisations. Les experts techniques de l'équipe d'intervention d'urgence (ERT) de l'IRC travailleront en étroite collaboration avec les partenaires haïtiens sur la conception et la mise en œuvre des programmes.

DESCRIPTION DU POSTE
Le gestionnaire des opérations (Operations Manager / OM) aidera le chef de bureau à mettre en place les installations et les services appropriés pour soutenir le travail humanitaire de l'IRC en Haïti. Ces installations comprennent des espaces de travail/bureaux et des logements fonctionnels, assurent une maintenance appropriée et opportune et toute amélioration de la sécurité recommandée qui pourrait être nécessaire pour répondre aux normes de l'IRC. L'OM supervisera une petite équipe qui sera chargée de fournir un soutien dans les domaines suivants : Achats, gestion d’inventaire & asset, transports, administration, services de bureau, gestion des ressources humaines et mise en œuvre des normes de sûreté et de sécurité. Le titulaire du poste soutiendra également la mise en œuvre des programmes menés par les partenaires de l'IRC et leur apportera un soutien adéquat.
Le titulaire du poste supervisera directement le gestionnaire des achats, l’assistant en Logistique, l’agent de sûreté et de sécurité pour l'accès à l'aide humanitaire et les gardes de sécurité. Il travaillera en étroite collaboration avec le responsable financier des partenariats et le responsable des programmes et des partenariats. Ce poste est basé à Port-au-Prince avec des déplacements possibles dans d'autres régions du pays. Il est placé sous l'autorité du chef du bureau d'Haïti.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES


Chaîne d'approvisionnement mondiale
- Avec le soutien technique des directeurs de la chaîne d'approvisionnement régionaux et d'urgence, élaborer et mettre en place des politiques et des procédures pertinentes en matière de la chaîne d'approvisionnement locale pour les opérations en Haïti.
- Responsable de l'ensemble de l’approvisionnement en biens et de services pour le bureau national. Veiller à ce que toutes les transactions fassent l'objet de documents justificatifs appropriés et d'enregistrements vérifiables, y compris des reçus, des factures, des rapports de livraison et des contrats pour toutes les transactions.
- Responsable de la mise à jour du budget opérationnel du programme commun et des plans de dépenses en collaboration avec le responsable des finances du partenariat.
- Soutenir la mise en œuvre des programmes des activités des partenaires de l'IRC.
- Effectuer les achats de biens et de services nécessaires pour soutenir le personnel, les opérations de bureau, les maisons d'hôtes et toute autres facilité de l'IRC en Haïti en planifiant les achats, consolidant les demandes, regrouper les livraisons et en s’approvisionnant auprès des fournisseurs mondiaux ou locaux, pré-certifiés ou pré-qualifiés par l’IRC en se référant toujours aux Procédures Standards Opérationnelles (PSOs).
- Réaliser des études du marché régulières portant sur les principales catégories d'achats afin de s'assurer que l'IRC bénéficie du meilleur rapport qualité-prix.
- Evaluer les exigences de façon à planifier les achats. Ces exigences peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter aux exigences des donateurs, exigences opérationnelles, à la base des données fournisseurs et exigences en matière de capacité logistiques pour les projets programmes. -
- Mettre en œuvre et diriger les politiques et procédures standard de l'IRC en matière de gestion de la flotte automobile, en accordant une attention particulière aux questions de sûreté et de sécurité.
- Gérer et assumer la responsabilité du parc automobile, en déterminant les sources d'approvisionnement et les contrats de location de véhicules pour répondre aux besoins des programmes et des opérations. - Évaluer, gérer et contrôler les conducteurs.
- Veiller à ce que des systèmes appropriés de déplacement journaliers, hebdomadaires et mensuels et de suivi des véhicules soient en place.
- Veiller à ce que les véhicules et les générateurs fassent l'objet d'un entretien et d'une réparation de routine en temps opportun.
- Veiller à ce que tous les véhicules disposent de la documentation requise à bord et que tous les documents soient tenus à jour (y compris l'assurance).
- Veiller à ce que tous les véhicules soient munis de carnets de bord remplis avec précision par les conducteurs et les passagers.
Garantir que les actifs, le matériel de propriété et les produits d’approvisionnement soient suivis et utilisés exclusivement à des fins légitimes, de manière efficace et en conformité aux réglementations des bailleurs de fonds, tout en respectant les consignes et procédures établis dans le manuel des Asset et Inventaires. Les systèmes de gestion des actifs et des stocks doivent être établis au début d’un programme. Responsable pour se rassurer que tous les actifs et inventaires sont contrôlés afin de garantir une maintenance efficace et prévenir les pertes et vols. Responsable de la soumission de tous les rapports requis que ce soit hebdomadaires, mensuels, trimestriels et annuels suivant le calendrier déjà établi par le service de la chaine d’approvisionnement globale et locale.

Administration
- Gérer les contrats de location des bureaux et de la maison d'hôtes et veiller à ce que toutes les installations soient suffisamment équipées (mobilier et matériel) pour les effectifs actuels et ceux prévus dans un avenir proche.
- Veiller au paiement en temps voulu de tous les baux, des factures de services publics et des taxes applicables aux parties concernées.
- Coordonner l'obtention des permis de travail, des visas et des autres documents de voyage pour le personnel international.
- Assurer les contrôles de diligence raisonnable pour les fournisseurs, les vendeurs et les prestataires de services, et effectuer des visites sur place le cas échéant.
- Gérer les fournisseurs contractuels et autorisés en termes de qualité, de délais de livraison, de rapport qualité-prix, etc.

Sûreté et sécurité
- Stabiliser la présence opérationnelle pendant toute la durée de la mission ; maintenir l'espace de vie/travail et les moyens de transport (confirmer les contrats et les réservations), et revoir en permanence les protocoles de sécurité et de communication afin de garantir la sécurité du personnel, avec le soutien technique du directeur régional de la sécurité pour l'Amérique latine (RSSD) et du coordinateur de la sécurité de l'ERT.
- Soutenir le chef de bureau dans la gestion des incidents critiques, en escaladant et en signalant tous les incidents au RSSD et aux responsables de la sécurité mondiale conformément à la matrice de gestion de crise.

Autres tâches
- Toute autre tâche pertinente confiée par le superviseur.

EXIGENCES DU POSTE
- Excellente expérience professionnelle avec un minimum de 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine, y compris la direction de programmes humanitaires multisectoriels dans des environnements opérationnels complexes.
- Connaissance des principe et processus en matière de passation de marchés (expérience de l'IRC ou d'une ONG souhaitée).
- Capacité à négocier et à travailler avec des fournisseurs locaux, des prestataires de services, des agences gouvernementales, des partenaires et des sociétés civiles. Une expérience en matière de renforcement des capacités organisationnelles et d'établissement de partenariats est préférable.
- Capacité à développer des réseaux et à établir des relations de travail solides, ainsi qu'à diversifier les ressources du programme.
- Expérience en gestion de sécurité dans un contexte complexe et en évolution rapide.
- Capacité à répondre à des tâches multiples et à résoudre des problèmes dans des délais courts pour produire des résultats de qualité.
- Maîtrise du français et du créole haïtien. Maîtrise professionnelle de l'anglais est un atout.

CV