Le/la Logistics Assistant a pour mission principale d’assister le gestionnaire des Opérations Senior en vue d’appuyer efficacement les différents programmes à la mise en œuvre des projets d’assistance humanitaire
Fonctions
Logistics
Qualifications Requises
L’assistant (e) Logistique travaillera sous la supervision du Gestionnaire des Opérations Senior et devrait être un membre clé de l'équipe à même d’aider dans le développement continu de l'équipe. Il/elle est garant de l'intégrité du système de la chaîne d'approvisionnement au Port-au-Prince.
La logistique doit être en mesure de répondre rapidement aux besoins des programmes et de fonctionnement, en assurant les meilleures pratiques et le respect des normes et procédures avec une documentation de qualité. Les responsabilités spécifiques comprennent l’appui au processus d’approvisionnement, l’appui à la gestion de la base de données des fournisseurs, l’appui au respect des procédures et à la conformité des documents.
Taches spécifiques :
Généralités :
• Assistance de l’équipe de la Logistique
• Gestion des biens de propriété et des Assets
• Gestion des tâches quotidiennes relatives au fleet management
• Se familiariser avec le manuel de la chaîne d'approvisionnement de IRC et de se conformer aux règles et procédures énoncées dans le Manuel de IRC.
Activités spécifiques :
Sous la responsabilité du Gestionnaire des Opérations Senior, Le/la Logistics Assistant a des responsabilités suivantes :
Les achats de biens et services :
• Respecter et assurer le respect des politiques et procédures d’achats mises en place par IRC ;
• Vérifier que toutes les demandes d’achats reçues à la logistique pour exécution sont détaillées, précises et accompagnées des termes de référence le responsable du demandeur,
• Effectuer tous les achats dans les délais prévus par le demandeur et dans le cas contraire, informer le demandeur dès réception du délai possible d’exécution de la demande,
• S’assurer que les achats effectués sont conformes aux demandes d’achat en termes de quantité, qualité, caractéristiques techniques et spécifications du matériel ou service en respectant le budget prévu,
• Se rassurer que toute demande de cotation ait pris en compte les critères de sélections préalablement convenu par les politiques IRC,
• Participer aux analyses des offres (bid analysis) et proposer les meilleures offres en tenant compte principalement du rapport qualité/prix, de la disponibilité et des délais de livraison, ainsi que d’autres critères préalablement établis,
• Se rassurer après les analyses des offres que les revues nécessaires sont faites (par le/la Snr Operations Manager ou Directeur Pays) en fonction des seuils, avant la signature par le personnel habilité,
• Préparer la documentation nécessaire (bons de commande/contrats, etc.) avant leur signature par le personnel habilité selon la matrice de signature (Snr Operations Manager our, Directeur de Pays),
• Veiller au bon classement électronique des dossiers des achats en conformité avec le Manuel logistique IRC,
• Préserver la bonne collaboration avec les fournisseurs ;
• Tenir à jour la liste des fournisseurs et veiller à leur classification en fonction de leur régime fiscal
• Établir et mettre à jour à base semestrielle le catalogue des achats pour chaque article couramment acheté,
• S’assurer du respect de délai de livraison convenu avec le fournisseur et transmettre la date de livraison au stock pour suivi, en cas de retard,
• S’assurer que tous les achats effectués seront obligatoirement entrés au magasin accompagné de toute la documentation exigée par la procédure IRC,
• Constituer et suivre, en collaboration avec les entrepôts, un planning des livraisons du matériel acheté,
• Suivre avec la finance les paiements et s’assurer que le dossier d’achat est complet ;
1- Gestion des assets
• Faire la mise ajour de la liste des équipements et propriétés dans les bureaux de la coordination et des maisons des hôtes ;
• Conduire des séances de vérification des assets et biens chaque mois
• Faire la mise à jour des Asset Register et Formulaire de décharge des équipements.
• Faire signer à tous les utilisateurs les formulaires de décharge des équipements.
• Préparer et soumettre le rapport mensuel des équipements au Snr Operations Manager.
2- Gestion de la flotte automobile
• Gérer la répartition des véhicules et des réservations des mouvements en fonction du plan de déplacement du personnel du Port-au-Prince ;
• Faire le suivi de la maintenance des véhicules ;
• Veiller avec l’appui des chauffeurs que les documents administratifs des véhicules sont à jour ;
• Faire et suivre le plan de maintenance des véhicules au Port-au-Prince ;
• Faire le contrôle technique hebdomadaire des véhicules ;
• Veiller à la mise à jour des documents (Visite technique, Carte grise et Assurance) relatifs aux véhicules ;
• Veiller à ce que tous les outils (Caisse de premiers secours, Extincteur et kit de maintenance) soient disponibles et régulièrement renouvelés ;
Divers :
• Promouvoir un esprit d'équipe au sein de la chaine d’approvisionnement et concourir à avoir une atmosphère de coopération, de complémentarité, entraide de soutien mutuel pour l’ensemble des départements et secteurs de IRC en Haïti et d'agir de façon professionnelle en tout temps.
1. Suivi et rapportage
• Rapport mensuel d’activités transport : Chaque fin du mois
• Rapport de spot check Asset : Chaque fin du mois
2. General
• S’engage à respecter l’IRC Way (Déontologie IRC).
• S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail.
• Est disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC.
3. Autres fonctions
• Assurer que toutes les activités seront mises en place en accordance avec les politiques opérationnels de l’IRC.
• Autres tâches additionnels affecté par le superviseur.
Environnement du travail:
• Superviseur: Snr Operations Manager
• Rapports indirects : N/A
• Autres contacts professionnels:
• - Interne : RH - Programmes - Finance - Tout le personnel
• - Externe : les Fournisseurs, Consultants, Prestataires et les Organisations Partenaires.
• Je m’engage à faire preuve de flexibilité et de répondre à des impératifs et instructions de mon/ma superviseur(e) pour les besoins du service.
• Je reconnais avoir lu et compris les détails de la description du poste ci-dessus, les termes et conditions de mon contrat et la Politique du Personnel pour le Personnel National et certifie vouloir et accepter de m’y conformer
