L’Assistante Administrative apporte son soutien aux opérations quotidiennes de la Finance. Elle supporte l’Unité des finances à travers un ensemble de tâches relatives à l'organisation, la communication et au suivi des dossiers. Elle aussi chargée de la Relation Bancaire et de l’Archivage.

Responsabilités : Sous la supervision directe du Responsable Financier, l’Assistante administrative est responsable de :

? Recevoir et enregistrer les documents venant des différentes Directions de l’UGP ;
? Fournir un support administratif à la Comptabilité ;
? Aider les comptables dans la réception des preuves de paiement par chèques ou virements bancaires ;
? Vérifier les pièces justificatives qui supportent les demandes et s’assurer du suivi avec l’ UAI en termes de conformité;
? Assister les archivistes dans le classements de pièces financiers et comptables;
? S’assurer que toutes les signatures et les sceaux requis sont dans les documents ;
? Communiquer aux différents services/départements /concernés, l’état d’avancement des demandes ;
? Communiquer les problèmes relevés et l’état d’avancement des dossiers et chèques avec les services d’où émanent les réquisitions ;
? Compléter les dossiers avec les preuves de paiements (reçus, lettre de virement bancaire contenant l’accusé de réception de la banque, état de compte de la banque) ;
? Récupération initiateurs des requêtes de paiement par courrier électronique pour la récupération des chèques à la comptabilité ;
? Livrer et faire signer les chèques et les « vouchers » de décaissement;
? Faire la copie des chèques avant leur distribution pour les archiver dans les dossiers respectifs ;
? Compléter les dossiers de perdiems avec les factures d’hébergement et les dossiers d’hôtel avec les rapports de dépenses;
? Jouer le rôle d’interface entre l’institution et la SOGEBANK ;
? Acheminer à la banque les demandes de préparation de chèques, de vente de devise, de virement interne, spih, wire transfer, etc.);
? Elaborer et garder un système de classement des dossiers de la Direction ;
? Vérifier les dossiers avant leur classement physique et numérique ;
? S’assurer du classement électronique des dossiers selon la structure établie par la Finance;
? Assister les spécialistes financiers dans certains suivis administratifs avec les sites et les assister dans l’ inventaire des sites ;
? Classer les documents dans les cartables/ classeurs prévus à cet effet ;
? Déclasser les documents pour les demandes de consultations ;
? Prendre note au cours des réunions, rédiger les correspondances administratives, les comptes rendus, les procès-verbaux, les rapports ;
? Toute autre tâche liée au poste, non mentionnée dans cette description de Poste, jugée utile par la Direction des Operations.

- Diplôme de secrétariat dans une école reconnue - Diplôme en comptabilité en Sciences Administratives – Option Comptabilité
- Minimum 1 an d’expérience.

Dans l’exécution de ses fonctions, l’Assistante Administrative devra faire preuve de :
Discrétion;
Sens de responsabilité ;
Esprit d’équipe ;
Capacité à travailler sans supervision et sous pression ;
Esprit d’initiative.

Une lettre de motivation expliquant votre motivation pour le poste, d'une page, adressée à M. Yves Gérard Joseph PIERRE-LOUIS, Directeur Exécutif, UGP/MSPP, 10, Delmas 81, Delmas, Haïti.
Un curriculum vitae;
3 références (nom complet, titre, institution/ organisation/ Institution, coordonnées (Téléphone et courriel).
Copies de diplômes

le féminin est utilisé pour alléger le texte et ce sans préjudice pour la forme masculine

Nous remercions tous les candidats (tes) de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.