Localisationet déplacements

Bureau de l'UCMIT/MSPP, Pétion-ville — Haïti avec les déplacements nécessaires au niveau national et possiblement des missions àl’international.

Contexte
L'Unité de Coordinationdes Maladies Infectieuses et Transmissibles du MSPP a été créé en 2005 pour gérer lessubventions de bailleurs de fonds pour le MSPP. Ellefournitune assistance technique àtous les sous-bénéficiaires pour atteindre les buts, objectifs, et cibles fixées dans le contexte des programmes appuyés. Dansce cadre, elletravaille enforte collaboration avec lesautresdirections et unités du MSPP pour optimiser le financement fourni afin d'atteindre les résultats prévus, tout en assurant la conformité avec les règles, procédures, et dispositions standard liées à 1’utilisation des fondsalloués par les bailleurs respectifs. Lepersonneldel’UCMIT/MSPPestresponsablesur toutes les questions qui touchent directement ou indirectement l'exécution des programmes mis en œuvre et 1’utilisation des fonds alloués. Pour jouer ce rôle, 1’UCMIT sert de liaison entre le Ministère (MSPP) et les bailleurs, et fournit au Ministère tous les éléments nécessaires à leurs interactionsrégulières avec ces bailleurs.

Durée:Contratnational:6mois
I. Résuméduposte
Sous l’autorité du Chef de service de la Comptabilité, le Technicien en Accpac/Analyste budgétaire est le cogestionnaire technique des projets gérés par 1’UCMIT/MSPP dans les domaines relatifs à la Comptabilité et la Finance. Il/Elle participe à l'accomplissement des activitéscomptables etfinancières, supervise letraitement desdossiersetdel'enregistrementdes transactions financières et comptables suivant les procédures en vigueur et les normes comptables généralement reconnues, s'assure que les rapports requis sont préparés à partir du système Sage/Accpac, dans ledélai, conformément aux procédures de chaque bailleur defonds etsuivantlesnormescomptables.Il/Elles'assuredelaconformitédesdossiersdedécaissementtraités au niveau du système avant de les soumettre au Coordonnateur Administratif et Financier de l’UCMTT.

Lesresponsabilitésdeceposte incluentprésentementlesactivités relatives, maisnesont paslimitées auxfonds financés par le Fonds Mondial.

LeTechnicien enAccpac/AnalysteBudgétaire interagit aveclesautresmembresdel'équipe financière et partage laco-responsabilitédel'atteinte desobjectifs etde lamise enœuvre des activités avec lesentités concernéesdu MSPP.

Sousl'autoritéimmédiateduComptableenChef,il/elleassumelesresponsabilitéssuivantes:
Gestion desBudgets desentités partenairesouduBureau Central
• S'assurerquel'entitédisposeunbudgetvalide,pourlapériodeaucoursdelaquelle,larequête est présentéepour les activités àpayer ;
• S'assurerdela disponibilitébudgétairelorsdu traitementde chaquerequêtereçuedes différentes entités ;
• Fournirau Comptable en chef touteslesinformationspermettantlapréparationdes plans budgétaires desentités par lesprojets gérés parl'UCMIT,
• Rapporterau Comptable en cheftoutes anomaliesrelevéesdans lesolde deslignes budgétaires.

GestiondespaiementsauxbénéficesdesentitéspartenairesouduBureauCentral
• Analyserlesréquisitionsdepaiementetrequêtesprovenantdesdifférentesentités impliquéesdansl'exécution desprojetsdont l'UCMITestfiduciaire,
• S'assurerquelesjustificatifsprésentésparlesentitéssontvalidesetadéquatement présentés;
• Vérifierlespaiementsantérieursdans lecas despaiementsrécurrentsou des paiementssur des contrats;
• Vérifierlajustificationdesvoyagesantérieursdanslecasdesdemandesd'avancede voyage.
• Préparersi nécessairedes « TableauxExcel»pouvantfournir des détailsdu paiementfi effectuer;
• Préparerlevoucher/bordereaudedécaissementetlechèqueoulalettredetransfert;
• Préparerles documents dedemande depaiement (Voucher /Bordereauxdedécaissement, chèque, lettre detransfert defonds, liste desbénéficiaires des transferts, liste desPJ nécessairespourlavalidationdudécaissement);
• Fairelasaisiesur Sage Accpac delatransactionenvérifiantl'imputation relative àl'entité concernée par le paiement;
• Transmettreàl'AssistanteAdministrativelesdocumentspréparéspoursuitesnécessaires;
• Aviserle Comptable en chefsi pour undécaissementlecompte relatif n'existe pas, afin d’éviter d'utiliserle « SET UP » ;
• Fairelesuivideschèquesretournésetdesretourssurleslettres detransferts.Lestraiter automatiquementou auplus tard le premier jourdumois suivant;
• Effectuertoutesautrestâches,enrapportauposte,sollicitéesparle comptable en chef.

GestiondesJustificationsdesavancesdevovaee etdesautres décaissementsauniveaudusystème Sage/Accpac

Avancesdevoyages

• RecevoiretanalyserlesFichesdejustificationdesavancesdevoyagesoumisesparles bénéficiaires,
• Procéderauremboursementdesfondsdusauxbénéficiairesd'avancedevoyage;
• FairelasaisieduremboursementsurSageAccpac;
• Prépareretfaireapprouverladocumentationdeliquidation desavancesdevoyageparles responsables concernés ;
• FairelasaisiedelaliquidationdesavancesdevoyagesurSage-Accpac;
• EstampillerlesPiècesJustificativesconformesdusceauPayéetladate;
• Transmettreledossiercomplétéàl'AssistanteAdministrativepourclassement.

GestiondesAvancesdefondsoctroyéesauxdirectionssanitairesetcentrales

• S'assurerquelesregistres comptablesutilisés parl'entité pourlagestionfinancièredu programmesontadéquatsetcontiennentl'intégralité desopérationsréalisées;
• S'assurer l'ensembledeséléments requis aétésoumisdanslerapport périodiquede l’entité,
• Analyserlaconformitédurapportfinancieretdéterminers'ilestacceptableounon ;
• Retracer lasubvention rapportée parl'entité,aucoursdelapériode,dansleJournal de Banqueduprojetau niveau central etvérifier que l'entité avaitaccusé réception desfonds transmis ;
• Examiner les documents de support versés au dossier de liquidation du partenaire et déterminer s’ils sont acceptables entermes d’authenticité, deconformité, devalidité etde contenu,
• Contrôlerl'utilisationquiestfaitedesfondsavancésvis-à-visdubudgetapprouvé;
• Préparer unrapport montrantl'Etat desavances defonds reçues parl'entité versusles liquidationsdecesdernières etendiscuter avec l'entité ;
• Dresser àlafindumoislalistedetouslesdécaissementsnonjustifiésdefaçonintégrale etlatransmettreausupérieurhiérarchiquepourlessuitesnécessaires.
• Réaliserl'archivagedesdocumentsreçus.

Gestiondesactivitéscomptables

• Participeràlapréparationdesrapportsmensuels,trimestrielsexigésparlesbailleursde
Fonds :
• Participerauxactivitésdeclôturedel'exercicefiscal;
• Réaliser toutes activitésvisant àfaciliterlaconduitede l'audit externedes différents projets.

• Licenceadministration,comptabilité,financeavec5ansd'expérienceencontrôleinterne, conformité et comptabilité ;
• 3annéesd’expériencedansdesprojetsfinancéspardesbailleursdesfonds, particulièrementle Fondsmondial,etlesCDC
• Excellentescompétencesencommunicationécriteetorale ;
• Capacitéàrespecterdeséchéancesurgentesetàtravaillerefficacementdansdes situations de pression;
• ConnaissancesdesPrincipescomptablesGénéralementreconnus;
• Excellentescapacitésd'analyseetderaisonnementabstrait,ainsiqued'excellentes capacités d'organisation ;
• Connaissancedestechniquesderévision,desprincipesetdesbonnespratiquesde gestion comptables et financières ;
• Volontéetcapacitédevoyageretdetravailler efficacementdansdes environnements à faibles ressources
• Maîtrisedesinstrumentsinformatiques(applicationsMSWindows,SAP,basesdedonnées;
• Capacitéd'analysedesdonnées,synthèseetrédactionderapports;
• Excellentescapacitésdegestionetcommunicationaveclesdifférentsacteursconcernés
• Flexibilitéetcapacitédegérerlestress,
• Capacitedetravaillerenéquipe.

QualitésEssentielles

• Entregent
• Intégritéprofessionnelle.
• Espritd’initiativepourfaireavancerleschoses,s’appliquerauxtâchesàaccompliret prendre les devants lorsque des obstacles surgissent.
• Compétencesenrésolutiondeconflitsaveccapacitédetrouverdessolutions rapides, pratiques et réalistes.
• Capacités eninformatiquepournaviguerefficacement danslesdifférentes applications webutilisées parleprogramme pourlesuivirésultatstechniques et financiers.
• Capacitédetravaillerenéquipepouratteindre lesobjectifsfixésparl'UCMIT/MSPP.
• Connaissancedesoutilsdecomptabilité(telqu’ACCPAC)etgestionfinancière.
• Connaissancedesprocéduresdefinancement deprojetssuivisparlesinstitutions financièresinternationalesdontCDC, le Fonds Mondial.
• Maîtrisedufrançais parlé, luetécrit
• Maitriseducréolehaïtienparlé,luetécrit.
• Connaissancepratiquedel'anglaisparlé,luetécrit

Conditionsparticulières

• Membredel'OCPAHunatout;

Le dossier de candidature doit comprendre: une lettre de motivation signée, un CV à jour, une copie de tous les diplômes, certificats et attestations ainsi que trois (3) références professionnelles.