Fondé en 1976, le Gret est une ONG internationale de développement qui agit du terrain au politique pour lutter contre la pauvreté et les inégalités. Dans plus de 30 pays, ses profession-nels interviennent sur une palette de thématiques afin d’apporter des réponses durables et in-novantes pour le développement solidaire. Il combine actions de terrain avec des activités d’expertise, de contribution aux politiques publiques et de capitalisation/diffusion de réfé-rences.

Le Gret est présent en Haïti depuis plus de 25 ans. L’équipe du Gret en Haïti est composée d’une quarantaine de salariés, qui interviennent sur des thématiques diverses telles que la san-té, la nutrition, l’agriculture, l’urbanisme, l’eau et l’assainissement, etc. Le Gret en Haïti mène actuellement des projets à Port-au-Prince et dans les Départements du Sud, de l’Artibonite et du Nord-Ouest.

Bureau Port-au-Prince
Le bureau du Gret à Port-au-Prince, actuellement situé à Delmas 83, rue Ulysse #8.
Ce poste d’Assistant(e) Administratif (ve) / RH concerne l’ensemble des activités liées aux différents projets mis en œuvre par le Gret au niveau de la Représentation en Haïti (bu-reau Port-au-Prince, Antenne des cayes et Gros morne).

? Responsabilités du poste
Sous la responsabilité directe de la Responsable Administrative et Financière du Gret en Haïti, l’Assistant (e) Administratif (ve) / RH est chargé (e) d’assurer l’accueil des visiteurs, le secré-tariat et de participer à la gestion RH de la Représentation.

? Contenu des tâches

Accueil :
- Assurer l’accueil des visiteurs du Gret au bureau de Port-au-Prince ;
- Avertir la personne concernée par le rdv et/ou toute demande d’informations ;
- Assurer la gestion des appels téléphoniques.
Secrétariat :
- Réceptionner et diffuser les informations émanant de la Représentation du Gret en Haïti et/ou du Chef de projet aux membres de l’équipe (par voie d’affichage au bureau, par mail, etc.) ;
- Réceptionner les courriers adressés à la Représentation et aux projets du Gret et les adresser au (x) destinataire(s) ;
- Rédiger et transmettre les réponses aux courriers selon les besoins ;
- Réaliser les photocopies, impressions, numérisations et autres pour le bon fonctionnement de l’administration du bureau et des projets ;
- Assurer l’archivage (physique et électronique) des correspondances ou autres documents relevant de la Représentation et de la mise en œuvre du projet ;
- Rédiger les compte-rendu des réunions d’équipe selon besoin.

Administration et appui logistique :
- Gérer les documents administratifs de la Représentation ;
- Assurer auprès des employés le relais d’informations émanant de la représentation (ferme-ture des bureaux, notes de services, réunions, etc.) ;
- Transmettre aux personnes concernées tous les documents administratifs et techniques re-çus ;
- S’assurer que toute information échangée concernant les dossiers de la Représentation, des projets et les décisions administratives se retrouvent au centre de documentation afin de garder chaque dossier à jour et complet ;
- Participer dans le montage des dossiers d’achat en lien avec la logistique.

Finances / RH :
- S’assurer du respect des procédures d’achats selon les procédures d’achats du Gret Haïti ;
- Mensuellement, faire le suivi des factures en cours. Tenir un registre de toutes les factures payées et non payées ;
- Gérer la petite caisse selon les procédures en vigueur à la représentation du Gret Haïti ;
- Réaliser les états de caisse mensuels (journaux de caisse Excel et inventaire des soldes phy-siques) en lien avec la Responsable administrative et financière et les Comptables ;
- S’assurer de la sécurisation du cash de la petite caisse dans le coffre-fort du bureau ;
- Procéder aux numérisations et au classement des dossiers selon la méthode en vigueur au sein du Gret ;
- Participer sur demande de la Responsable Administrative et Financière (RAF) à la prépara-tion des audits bailleurs ;
- Réaliser toutes les tâches utiles pour le bon fonctionnement des activités des projets et/ou missions du Gret ;
- Assurer la gestion de la cafeteria en accord avec le comite de gestion de la cafeteria, les cuisinières et les comptables.

Ressources Humaines :
- Accompagner le personnel de la Représentation dans l’utilisation du People Sphères et à la saisie de leurs demandes de congés (en lien avec la RAF) ;
- Appuyer le personnel de la Représentation dans l’émission des fiches temps mensuelles et compilation de tous les fiches temps des employés du Gret ;
- Rédiger les contrats des employés et les actualiser au besoin en lien avec la RAF ;
- Participer aux réunions réfèrent RH avec le siège ;
- Assurer la gestion des dossiers d’assurance des employés (ajout, retrait, réclamation) ;
- Faire le suivi auprès de la Digicel pour la gestion du plan téléphonique des employés (ajout, retrait, préparation de liste) ;
- Assurer le suivi de demande de formations des employés en lien avec la représentante et la RAF.
Gestion d’équipe et autre :
- Superviser directement les cuisinières et la ménagère en lien avec la RAF ;
- Faire des réunions en lien avec le responsable Logistique et la RAF avec l’ensemble du personnel support (gardiens, cuisinière, ménagère etc.).

? Profil du poste :
- Diplôme en sciences administratives ou en secrétariat ;
- Minimum trois (3) ans d’expérience dans un poste similaire ;
- Expérience avec des ONG internationales (est un atout).

- Poste salarié local à temps plein ;
- Salaire global (incluant les avantages sociaux) basé sur la grille salariale du Gret et de l’expérience ;
- Poste basé à Port-au-Prince ;
- Poste en lien avec la Représentation du Gret en Haïti, la RAF.

? Contact
Les candidatures, CV (4 pages maximum, mettant en avant les expériences les plus significatives pour le poste) et lettre de motivation personnalisée exprimant clairement vos raisons pour postu-ler à ce poste (1 page maximum), sont à envoyer pour le 19 mai 2023 au plus tard :
N’envoyez pas vos diplômes, seul.e.s les candidat.e.s pré-sélectionné.e.s auront à les fournir.
Envoi uniquement en version électronique à l’adresse suivante recrutements.haiti@gret.org en indiquant «Assistant (e) administratif (ve) / RH» dans le titre du mail ;
Seuls les candidat.es présélectionnés pour un entretien seront contacté.es. Merci de ne pas appe-ler. Nous vous remercions pour votre compréhension.
Pour en savoir plus sur le Gret : www.gret.org.

Date de prise de fonction : Juin 2023