Mercy Corps est une organisation mondiale de premier plan, animée par la conviction qu'un monde meilleur est possible. Lors de catastrophes, dans des conditions difficiles, dans plus de 40 pays du monde, nous nous associons pour m ettre en œuvre des solutions audacieuses afin d'aider les gens à surmonter l'adversité et à construire des communautés plus fortes de l'intérieur. Mercy Corps aide les communautés en Haïti à développer leurs propres idées pour résoudre leurs problèmes les plus difficiles en utilisant des approches innovantes pour offrir aux Haïtiens de nouvelles opportunités sociales et économiques et rendre leur pays plus sûr, productif et juste.
Fonctions
LOGISTIQUE
Véhicules
Gérer la flotte Mercy Corps : contrats de locations, planning de mise à disposition, entretien et achat de carburant.
Assurer l’organisation logistique des mouvements et missions ;
Organiser et superviser les convois et coordonner la collecte de l’information au besoin ;
Gestion des réapprovisionnements en carburant
Suivre et contrôler les services de carburant pour les véhicules et groupes électrogènes
Recevoir les demandes de carburant dûment approuvées selon les besoins formulés
S’assurer que les réapprovisionnements en carburant soient initiés dès que la jauge arrive au ½.
Préparer les rapports de carburant et Identifier les consommations anormales et informer le superviseur concernant ces anomalies pour investigation
Entretiens et réparations
S’assurer que les vérifications journalières soient effectuées sur les véhicules par les chauffeurs et que toute défaillance soit déclarée et prises en compte pour réparation.
S’assurer que les chauffeurs maintiennent la propreté et l’hygiène des véhicules
Etablir un planning d’entretien des véhicules et des groupes électrogènes, s’assurer que ceux-ci soient réalisés dans les délais et maintenir les carnets d’entretien des véhicules et des groupes électrogènes.
S’assurer que des rapports d’intervention soient préparés pour chaque intervention sur un véhicule ou un groupe et suivre la qualité des prestations effectuées et la performance des prestataires
S’assurer du changement périodique des pneumatiques, tenir un planning des changements et s’assurer du report des références des pneus en entrées/sorties
Récupérer les pièces usagées et attendre les dispositions de son superviseur concernant les liquidations
Rapport mensuel
Préparer le rapport mensuel des véhicules, motos, Générateurs, Assets, magasin.
Administration
S’assurer que les pièces administratives des véhicules et motos de la mission soient complètes, classées et à jour (cartes grises, assurances, vignettes)
Etablir un planning de renouvellement des pièces administratives
S’assurer que les assurances sont adéquates par rapport à la durée des projets
Conserver un classement de toute la documentation relative aux réparations de véhicules (copie bordereau de livraison de pièce, contrat de service pour les réparations etc.)
Effectuer toutes formalités liées à la gestion des voyages (réservations d’hôtels, billets d’avions etc.)
Procéder au réservation et suivi de vols si nécessaire
Faire les demandes de paiement et enregistrer mensuellement les factures d’eau et électricité (Bureau et Guest House).
Vérifier les chiffres des compteurs pour s’assurer de la régularité des factures eau/électricité
Superviser les réparations et entretiens du bureau, Guest House
Gestion des équipements
Réception des articles conformément au bon de commande et les bordereaux de livraison.
Mettre à jour le registre des équipements dès la réception d’un article
Affecter un numéro d’inventaire chronologique à tous les équipements achetés par Mercy Corps
Apposer les étiquettes sur tous les équipements et faire le suivi
Suivre les mouvements des équipements entre les bureaux de Mercy Corps ainsi que les équipements alloués aux partenaires pendant la durée des projets
S'assurer d'effectuer les maintenances périodiques des équipements de MC conformément aux instructions des fabricants et aux politiques de MC ; maintenir un tableau de suivi périodique des maintenances par type d'équipement
Effectuer les réparations au besoin et selon les demandes des utilisateurs ;
Participer à l’évaluation périodique des prestataires de MC en collaboration avec l’unité des achats ; recommander les ajouts et les suspensions à leur appréciation
Faire des propositions proactives au Chef de Base concernant les équipements vétustes à liquider et/ou à renouveler
Gestion des stocks/magasins
Gérer les entrées et sorties de stocks sur la base de bons entrées/sorties établis et approuvés selon les procédures en vigueur ;
Actualiser en permanence le registre des stocks selon les entrées et sorties en précisant la référence de la fiche de stock supportant l’entrée et/ou la sortie
Faire la mise en étagère ou à l’endroit réservé de tous les articles destinés aux stocks selon leur référence
Définir un stock d’alerte raisonnable en collaboration avec le superviseur et procéder à un renflouement du stock dès l’atteinte de ce niveau
Mettre en place un système adéquat et facilement exploitable de classement des documents et autres pièces justificatives des mouvements des stocks
Fournir à la fin de chaque mois un rapport mensuel sur les entrées, sorties et la situation théorique du stock enregistrée dans le registre ;
S’assurer que les magasins sont toujours fermés à clés et s’assurer que les clés soient toujours a des endroits sûrs et inaccessibles à d’autres personnes.
S’assurer que les extincteurs sont bien fonctionnels et entreposés dans des endroits facilement accessibles.
S’assurer que les articles sont stockés dans des lieux et conditions bien adaptés à leur bonne conservation.
Achats
Suivre et assurer le traitement des demandes d’achats
Recevoir, consolider et suivre les plans d’achats avec les gestionnaires de projet. Les appuyer dans l’élaboration des plans d’achats
Recevoir les Demandes d'Achat (DA) et vérifier qu’elles soient complètes, avec toutes les informations nécessaires à l’achat, et ce conformément au manuel d’achat (FP3). Les numéroter et les imprimer pour la recherche des approbations par le demandeur
Effectuer la mise à jour de la PR Masterlist chaque semaine et envoi du statut des achats aux demandeurs.
Préparer mensuellement la PR Masterlist et envoi aux demandeurs, avec copie au Operations. Mise à jour mensuelle et partage de la base de données des contrats de services
Organiser les avis d’appels d’offres et s’assurer du respect des seuils et procédures selon le manuel en vigueur. Préparer les demandes de cotation à envoyer aux fournisseurs
S’assurer de la publication des avis nationaux et internationaux dans les journaux appropriés
Organiser le comité d’analyse des cotations en respectant les membres édictés par le manuel
Préparer les bons de commandes en s’assurant de respecter les termes et conditions et signatures requises
Suivre les livraisons des biens et superviser les réceptions des matériels
Assurer les expéditions vers les autres bureaux ou les partenaires.
Effectuer régulièrement la mise à jour de la base de donnes des fournisseurs en fonction des besoins des projets et des performances des fournisseurs
Suivre les lignes achats avec les chefs de projets pour identifier les achats en retard et mettre à jour la planification en conséquence
Mettre à jour la base de données des prix des achats récurrents
S’assurer du respect des exigences des bailleurs en collaboration avec l’équipe les finances et compliance
Effectuer le RPS On Demand pour tous les achats selon le seuil édicté supérieurs et s’assurer du classement
S’assurer d’une bonne communication sur l’avancement des dossiers avec les programmes
Assurer et suivre les contrats avec les fournisseurs et les prestataires de service
Elaborer les contrats des fournisseurs le cas échéant, les contrats de prestation de service et les contrats des consultants nationaux conformément aux politiques et procédures d’achats
Mettre en place et suivre des contrats cadres pour les achats récurrents conformément au manuel d’achat de Mercy Corps (FP3)
Veiller à enclencher les procédures de renouvellement dans les délais opportuns
S’assurer que les rapports d’accomplissement soient soumis et visés par les demandeurs
Veiller au suivi régulier de la performance des fournisseurs et l’évolution des achats ;
Organiser des enquêtes auprès des demandeurs sur la satisfaction par rapport au service des achats
En coordination avec le Responsable des Opérations, procéder la résiliation des contrats le cas échéant
CAPACITÉ ORGANISATIONNELLE ET APPRENTISSAGE
Travailler en équipe pour faire avancer l'effort plus large d'intégration du genre, à travers toute notre programmation : de nutrition, de résilience, d'agriculture et d'inclusion financière.
Rédiger et assurer les progrès par rapport à notre stratégie d'équité de genre et d'inclusion sociale.
Dans le cadre de notre engagement en faveur de l'apprentissage organisationnel et à l'appui de notre compréhension que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu'elles servent, nous attendons de tous les membres de l'équipe qu'ils consacrent 5 % de leur temps à des activités d'apprentissage qui bénéficient à Mercy Corps ainsi qu'à eux-mêmes.
Rôle de supervision
Chauffeur / Gardiens
Redevabilité
Rapporte directement à : Head of office
Travaille avec : Equipes des programmes, agents de terrain, équipe Support (RH, Finance, Opérations)
Facteurs de succès
L’officier(e) Logistique & Procurement est passionné(e) par l’égalité de genre et se soucie profondément de la qualité des activités réalisées, avec une capacité démontrée à aller plus loin pour vérifier la qualité et proposer des solutions là où il y a des écarts de qualité. Il ou elle s'intéresse à la prise de décision fondée sur les données et souhaite travailler en équipe, où les tâches sont souvent dynamiques et où de bonnes compétences en communication sont essentielles. Il ou elle s'efforce de promouvoir activement l'équité entre les sexes sur le lieu de travail et d'adopter des comportements positifs en la matière.
Connaissances et qualifications
Avoir un diplôme en gestion logistique et achats ;
Avoir une expérience d’au moins deux (2) années dans le domaine de la logistique et des achats ;
Avoir une excellente connaissance de l’informatique ;
Etre capable d’assumer plusieurs tâches à la fois ;
Avoir les capacités à apprendre vite les principes et les procédures ;
Etre capable de prendre des initiatives et de travailler indépendamment ;
Bien parler et écrire le français ; l’anglais est souhaité.
Développement Professionnel :
Dans le cadre de notre engagement envers le développement professionnel et fondée sur notre compréhension que les organisations qui se développent continuellement sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu'elles desservent - nous attendons de tous les membres de l'équipe de contribuer à dédier 5% de leur temps à des activités d'apprentissage/développement professionnel qui bénéficie à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.
Redevabilité envers les participants :
On s’attend à ce que les membres de l’équipe de Mercy Corps soutiennent tous les efforts en matière de responsabilisation, en particulier envers les participants au programme, les partenaires communautaires, les autres parties prenantes et les normes internationales guidant le travail de secours et de développement international. Nous nous engageons à engager activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
Genre :
Mercy Corps reconnaît que nos programmes sont plus efficaces pour soulager la souffrance, la pauvreté et l'oppression quand les femmes, les hommes, les filles et garçons sont équitablement engagés comme acteurs actifs dans tous les aspects du travail que nous entreprenons ensemble. Nous attendons que tous les membres de l'équipe s'engagent à respecter les principes de l'égalité des sexes et d’utiliser une programmation sensible au genre et l'intégration du genre comme un moyen de réaliser notre mission et notre vision pour le changement.
Diversité, équité et inclusion :
La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d’origines, de croyances, d’antécédents et de façons de penser différents, nous sommes mieux en mesure de tirer parti de la puissance collective de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous visons une culture de confiance et de respect, où chacun apporte ses points de vue et son authenticité, atteint son potentiel en tant qu’individus et équipes, et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie.
Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont un parcours, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs que nous ne le sommes aujourd’hui.
Égalité des chances en matière d’emploi :
Mercy Corps est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et qui ne tolère aucune discrimination. Nous recherchons activement des antécédents, des perspectives et des compétences divers afin d’être collectivement plus forts et d’avoir un impact mondial durable.
Nous nous engageons à fournir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l’égalité des chances en matière d’emploi est accessible à tous. Nous ne nous engageons ni ne tolérons la discrimination fondée sur la race, la couleur, l’identité de genre, l’expression de genre, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH/sida), l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant militaire ou tout autre groupe protégé dans les endroits où nous travaillons.
Sauvegarde et éthique :
Mercy Corps s’engage à veiller à ce que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu’il s’agisse de membres de l’équipe, de membres de la communauté, de participants au programme ou d’autres personnes, soient traitées avec respect et dignité. Nous sommes attachés aux principes fondamentaux concernant la prévention de l’exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et l’IASC et avons adhéré au Système de divulgation des fautes interagences. Nous ne tolérerons pas les abus d’enfants, l’exploitation sexuelle, les abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement envers un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l’équipe doivent se conduire de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et aux valeurs du Code de conduite de Mercy Corps en tout temps. Les membres de l’équipe sont tenus de suivre des cours d’apprentissage en ligne obligatoires sur le code de conduite à l’embauche et sur une base annuelle.
Qualifications Requises
Avoir un diplôme en gestion logistique et achats ;
Avoir une expérience d’au moins deux (2) années dans le domaine de la logistique et des achats ;
Avoir une excellente connaissance de l’informatique ;
Etre capable d’assumer plusieurs tâches à la fois ;
Avoir les capacités à apprendre vite les principes et les procédures ;
Etre capable de prendre des initiatives et de travailler indépendamment ;
Bien parler et écrire le français ; l’anglais est souhaité.
