Ranfòse Sante est un projet de l'Agence des États-Unis pour le développement International (USAID) en Haïti mis en œuvre par la Saint Boniface Haiti Foundation pour appuyer le ministère de la Santé publique et de la Population (MSPP) dans la prestation de services de santé dans les sites cliniques et dans la communauté dans les quatre départements du grand sud d'Haïti. Ranfòse Sante vise à renforcer les capacités locales de gestion et opérationnelles pour fournir des services de santé et à améliorer l'accès et l'utilisation de services de santé de qualité. L’Assistante Exécutive sera responsable des tâches liées à l’organisation, la coordination (appui logistique dans certains cas), la gestion à la communication, le support administratif, le courrier, etc. L’Assistante Exécutive interviendra sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de son responsable.
Fonctions
- Travailler en collaboration avec tout le personnel du bureau
- Veiller au bon fonctionnement des activités du bureau
- Assumer toutes les tâches administratives du COP.
- Accueillir et diriger les visiteurs
- Répondre adéquatement et de façon autonome aux demandes de renseignement et régler les situations problématiques
- Répondre au téléphone, trier les messages et les transmettre aux destinataires
- Organiser l’agenda des activités du bureau
- Coordonner les réunions du staff selon la disponibilité de la salle de réunion/conférence
- Traiter, vérifier, consigner et distribuer les dossiers liés à la Direction du Projet en s’assurant à tout moment de leur priorité, état et suivi.
- Rédiger les mémos, correspondances, rapports et compte-rendus de rencontres, et autres.
- Coordonner le planning et la logistique pour les déplacements et engagements du Leadership du Projet
- Aider au recrutement
- Suivre les dossiers dans le temps, en tenant compte de leur niveau d’importance tel que recommandé par le COP
- Contacter divers partenaires, organisations et entreprises pour la prise de RDV ou pour obtenir des pro-forma, factures et cotation
- Participer activement aux autres activités de l’Institution.
- Être prêt à assumer des responsabilités supplémentaires afin d'atteindre les buts / objectifs fixés par l'organisation
- Procéder à l'indexation et à l'archivage des comptes rendus de séance, dossiers professionnels.
Qualifications Requises
- Diplôme de secrétariat, en sciences administratives ou sciences de la gestion;
- Cinq ans d'expérience professionnelle pertinente
- Expérience dans une Organisation Non Gouvernementale, connaissance du fonctionnement des organismes à but non lucratif.
- Bonne compétences en informatique, y compris Internet et le courrier électronique, Microsoft office (Excel,Word, Power Point)
- Aptitudes à la rédaction, des compétences de communication orales et écrites en français et en créole (anglais un atout).
- Excellentes habiletés interpersonnelles (courtoisie, respect, enthousiasme, discrétion, grande capacité d’élocution)
- Aptitude à travailler de façon autonome et en équipe pour résoudre des problèmes avec créativité et ingéniosité
- Raisonnement logique et capacité de déduction
- Bonne méthode de travail, sens des responsabilités, de l’organisation et de l’initiative
- Indépendance, capacité à structurer et à planifier les activités de travail
- Discrétion et flexibilité
- Capacité à travailler avec de multiples tâches, des délais courts et sous pression.
Conditions de travail
Supérieur Immédiat : Chief of Party
Dossier de candidature doit avoir ...
Un courriel d’introduction contenant la fiche technique du candidat (200 mots maximum) avec objet : Le titre du poste «Ranfòse Sante - Assistante Exécutive» , une lettre de motivation, un curriculum vitae mis à jour, avec 3 références professionnelles.
Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas prise en considération
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
