Ranfòse Sante est un projet de l'Agence des États-Unis pour le développement International (USAID) en Haïti mis en œuvre par la Saint Boniface Haiti Foundation pour appuyer le ministère de la Santé publique et de la Population (MSPP) dans la prestation de services de santé dans les sites cliniques et dans la communauté dans les quatre départements du grand sud d'Haïti. Ranfòse Sante vise à renforcer les capacités locales de gestion et opérationnelles pour fournir des services de santé et à améliorer l'accès et l'utilisation de services de santé de qualité.
La contribution du Office Manager est cruciale pour le bon fonctionnement du bureau. Il s’assure de la disponibilité de tous les intrants nécessaires à une productivité maximale de tous les utilisateurs du bureau (fournitures, équipements, électricité, internet, eau, gestion des déchets,, etc). Il/elle est responsable d’organiser et coordonner la logistique, la sécurité et les tâches administratives du bureau afin de soutenir au mieux les équipes de terrain.

Gestion/ Inventaire :
• Supervise le personnel de la section de transport, de l’entrepot et de l’approvisionnement.
• Veille et controle la qualité des produits et matériels livrés par les fournisseurs
• Assure une bonne gestion des mobiliers ; enregistrer tous les nouveaux actifs les étiqueter et les réattribuer conformément à la demande et aux procédures en vigueur
• Assure la bonne tenu de tous les matériels et logistiques des bureaux.
• Effectue l’inventaire des équipements et des fournitures du bureau
• Assure le magasinage et le suivi des stocks, des requêtes, des fournitures et de l’acheminement des produits vers les sites
• Coordonne le circuit des équipements et des fournitures
• Répond aux besoins urgents du projet
• Participe dans les décisions de l’inventaire
• Analyse les besoins et niveaux de stock en relation avec les approvisionnements et les utilisations
• Elabore un tableau de suivi des fournisseurs (délai d’approvisionnement, commande…)
• Assume toutes autres responsabilités assignées


Transport :

• Organise et coordonner la logistique, la sécurité et les tâches administratives du bureau afin de soutenir les équipes de terrain.
• Vérification des aspects liés à la sécurité lors de la planification du transport de matériels vers les sous-bureaux ou tout autre site ciblé en collaboration avec les responsables ou personnes de contact des projets et du département de sécurité ;
• Veille à ce que tous les véhicules soient correctement entretenus et maintenus au plus haut niveau et équipés d'outils d'urgence et les trousses de premiers soins, etc.
• Responsable de la logistique pour les déplacements des équipes de terrain, ainsi que le transport de matériel de d’équipement (maintenir un calendrier des déplacements, s’assurer de la disponibilité des véhicules)
• Vérifie et assure que tous les documents liés aux véhicules soient disponibles tels que requis par le Projet Ranfòse Sante et l’Etat haïtien
• Examiner et mettre à jour régulièrement la politique des transports
• Responsable du suivi et du traitement de tous les documents relatifs au transport, à savoir l'assurance des véhicules, permis à jour des chauffeurs, visite chez un ophtalmologue, etc.
• Effectue les contrôles de véhicules trimestriels pour s’assurer que les accessoires des véhicules sont bien entretenus
• Responsable de la réception et du suivi de tous les rapports d'accidents et d'incidents
• Responsable de former, conseiller et superviser les chauffeurs
• Maintient un système de surveillance de carburant pour surveiller l'utilisation de carburant
• Assure la sécurité adéquate des véhicules de bureau en tout temps
• Avise et vérifie les factures relatives aux transports/carburant avant de le transmettre au directeur des finances et de l’administration pour le paiement
• Fourni un compte rendu au directeur des finances et de l’administration sur les questions de transport.
• S’assure que les véhicules du projet sont utilisés seulement pour des déplacements professionnels
• Coordonne la réparation des véhicules et préparer les rapports de réparations et d’entretien des véhicules, les rapports d’heures supplémentaires des chauffeurs et les soumettre au superviseur avec une feuille d'analyse
• Contrôle et vérifie le rapport mensuel de la consommation de carburant, la réparation du véhicule et rapport de maintenance, heures supplémentaires des chauffeurs et de soumettre au superviseur avec une feuille d'analyse
• Vérifie que les informations contenues dans le rapport mensuel logistique soient exactes avant transmission à la Direction Administrative
• Toute autre tâche assignée par le superviseur

• Licence en Administration ou autres disciplines de Management
• Formation en gestion logistique
• Minimum 3 ans d'expérience dans un poste similaire avec des ONG dans des pays en voie de développement
• Connaissance du code du travail haïtien
• Expérience de gestion de services ou sous-contrat sera un atout
• Bonne maitrise de Microsoft Excel, Word, Power Point et autres logiciels
• Possède la capacité de recueillir des données, de compiler des informations et de préparer des rapports
• Capable de gérer par une approche d’équipe plusieurs activités majeures simultanément
• Excellente connaissance linguistique en créole et en français. Capable de rédiger correctement un rapport en français (5 pages). La maitrise de l’anglais est un atout.
• Professionnel, courtois et avec une personnalité agréable; d'excellentes compétences interpersonnelles et de communication
• Capacité à travailler dans un environnement complexe avec de multiples tâches, des délais courts et sous pression
• Faire preuve d’intégrité, de dynamisme, de sens pratique. Etre organisé, méthodique et méticuleux.
• Capacité à respecter les délais, de prioriser les urgences, de conduire plusieurs dossiers en parallèle.
• Être flexible
• Capable de travailler de façon indépendante
• Disponible pour voyager à l’intérieur du pays

Superviseur Immédiat : Director of Finance and Admin

Un courriel d’introduction contenant la fiche technique du candidat (200 mots maximum) avec objet : Le titre du poste «Ranfòse Sante - Logistics Manager» , une lettre de motivation, un curriculum vitae mis à jour, avec 3 références professionnelles.
Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas prise en considération
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.