Corus IMA World Health, une filiale de Corus International, recherche des candidatures pour le recrutement d’un(e)Assistant(e) Exécutif(ve) pour la prochaine activité de prestation de services de santé améliorés en Haïti. Improved Health Service Delivery- Integrated Health Resilience Activity (IHSD), financée par l'USAID. L'IHSD est censé fournir des services de santé à partir du paquet essentiel de services de santé du Ministère de la Santé Publique et de la Population, par le biais de structures sanitaires et de la participation communautaire. Ces services doivent inclure : 1) la santé sexuelle et reproductive, la planification familiale, la santé infantile, les services de nutrition et de WAASH ; 2) le VIH/SIDA ; et 3) la santé communautaire et les réponses aux urgences.

Corus International est né de la fusion stratégique d'IMA World Health (organisation de santé publique depuis 1960) et de Lutheran World Relief (organisation de subsistance depuis 1945). Il comprend aujourd'hui les petites entités Charlie Goldsmith Associates, Ground Up Investing and Farmers Market Coffee. Corus International travaille dans plus de 20 pays d'Afrique, du Moyen-Orient et d'Amérique latine, en mettant l'accent sur la santé, les moyens de subsistance et les interventions d'urgence.

Aujourd'hui, IMA dispose d'une grande expertise dans la gestion et la mise en œuvre de programmes complexes et couronnés de succès financés par des donateurs dans les domaines de la nutrition, de la santé maternelle et infantile, du renforcement des systèmes de santé (HSS), du paludisme, du VIH/SIDA, de la violence sexuelle et sexiste (SGBV) et des maladies tropicales négligées (NTD). IMA a géré une moyenne de 100 millions de dollars par an au cours des quatre dernières années fiscales, par le biais de subventions et de contrats provenant du DFID, de l'USAID, du CDC, de la Banque mondiale, du Fonds mondial, de l'OFDA, du PNUD, du MCC et de donateurs privés. IMA met en œuvre des programmes financés par les donateurs en Haïti depuis 1998.

Plus de détails sur l'organisation peuvent être trouvés à : https://corusinternational.org

Appui exécutif au CDM

? Être un soutien administratif et logistique proactif, opportun et efficace au CDM en limitant les interruptions et en le déchargeant des détails administratifs.
? Gérer le calendrier et l’agenda du CDM, réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et les demandes de rencontres.
? Faire le triage des courriels, requêtes, demandes de réunions/rendez-vous et les canaliser, le cas échéant, vers les personnes concernées pour suivi.
? Réceptionner, analyser et trier les correspondances reçues par le CDM et les canaliser, le cas échéant, vers les personnes concernées tout en assurant le suivi, le classement et le partage si nécessaire.
? Rédiger ou finaliser les drafts de correspondances, allocutions, ou présentations du CDM.
? Être le Point de contact pour le CDM et pour les demandes ponctuelles de l'USAID, MSPP et IMA, et un suivi pour des réponses rapides.
? Maintenir à jour le dossier compilant toutes les correspondances (reçues et expédiées par les différentes unités du bureau).
? Organiser et maintenir le système de classement du bureau du CDM ; gérer les dossiers, fichiers et archives de la Direction et du CDM, en assurer la complétude et l’accès facile.
? Planifier les agenda, organiser, préparer le/la local/salle, préparer et distribuer le matériel nécessaire, les comptes-rendus et faire le suivi des réunions présidées par le CDM.
? Préparer le briefing – au besoin - pour les réunions auxquelles participe le CDM.
? Maintenir une base de données des décisions ou demandes du CDM et assurer un suivi rapproché et opportun des décisions, requêtes et demandes d’information.
? Planifier les déplacements/voyages du CDM (itinéraire, autorisations, réservations, rédaction de rapports de voyages, et rapports dépenses, etc.) – et participer, au besoin, aux déplacements du CDM.
? Réaliser des recherches sur des sujets ou des domaines spécifiques, faire une compilation de documents et de matériel de référence et préparer les synthèses et de briefings à partir des diverses sources documentaires.
? Veiller au bon fonctionnement des appareils et équipements du bureau du CDM et à la disponibilité du matériel et fourniture de bureau nécessaires.
Jouer le rôle d'ombudsman en appui au CDM pour la résolution des problèmes systémiques transversaux immédiats et / ou de coordination qui entravent la mise en œuvre efficace du projet et le travail d'équipe. Maintenir informé le CDM de l’évolution des problèmes, de l'état d’avancement de leur résolution et des prochaines étapes - si nécessaire - pour des solutions à long terme.
? Assister le CDM dans le suivi et la mise en œuvre du plan de travail, dans l’évaluation des résultats, dans l’identification d’opportunités ou de menaces afin de mettre en œuvre de manière opportune les actions nécessaires.
? Avoir la charge du protocole du CDM pour les réunions avec des Hautes Personnalités, et organiser les réunions ou réceptions officielles
? Superviser la gestion administrative du chauffeur de la Direction.

Support au Groupe de Direction (GD) et au siège de IMA

? Être le Point de contact entre les membres du GD pour des sujets concernant le GD (en tant que groupe).
? Programmer, planifier, organiser les comptes-rendus, documentation et le suivi des réunions et des décisions prises en GD (y compris la préparation et la diffusion des notes de réunion).
? Faciliter les échanges via une liaison permanente avec les membres du GD pour un flow continu des informations nécessaires dans les deux sens.
? Être la liaison administrative avec les assistants de programmes des différentes unités pour la coordination et le suivi des activités du GD.
? Suivre les demandes d'informations vers/depuis le GD, le siège de IMA, ou d’autres principales parties prenantes externes.
? Etre la liaison administrative avec le Project Officer au siège pour la coordination et le suivi des demandes ou des dossiers en attente (des deux côtés), la planification et la mobilisation de l’appui virtuel ou local requis du siège.
? Préparer et réceptionner le « pouch » hebdomadaire.
? Faciliter la planification et l’exécution des visites du siège et assurer la liaison avec les homologues locaux concernés par ces visites (y compris la programmation des briefings et debriefings).
? Accueillir occasionnellement les visiteurs étrangers à l’aéroport.
? Contribuer à l’organisation et participer au besoin aux réunions de travail, activités d’assistance technique ou ateliers de formation organisés par les différentes unités du bureau.
? Suivre la soumission et la compilation à temps des rapports et des bulletins de mise à jour attendus.

Administration

? Gérer le système d'information de la direction (SID), y compris (a) la liaison avec les unités administratives et techniques pour la préparation et la soumission dans les délais des rapports attendus, (b) les réunions périodiques avec les auteurs des rapports SID pour obtenir les éclaircissements nécessaires ou des informations ou détails supplémentaires, (c) la compilation des rapports SID, l’analyse mensuelle préliminaire avec briefing et recommandations au CDM pour les décisions et les actions, (d) le suivi des décisions et des actions avec les personnes concernées.
? Être la liaison avec le conseiller en Suivi et Evaluation dans la coordination pour la mise à jour continue du centre de documentation électronique regroupant rapports, documents, présentations, données sur évolution des résultats, etc.
? Etre la liaison avec l’officier de communication pour la gestion d’un calendrier pour la production des « histoires à succès ».
? Coordonner avec les différentes unités la préparation et le maintien à jour du plan trimestriel d’assistance technique et le plan bimensuel de déplacement (liaison avec les concernés, les superviseurs, la sécurité et la logistique pour sa planification et le suivi de son exécution).
? Faire le briefing journalier avec l’Officier de sécurité et suivi avec CDM concernant les décisions à prendre en regard de l’horaire du bureau et les déplacements du personnel.

Documentation et Communication

? Être le Point focal pour les demandes d’informations ponctuelles de USAID, MSPPP, IMA, et des partenaires du projet.
? Appuyer - au besoin - l’officier de communications pour les demandes d’information générales du public.
? Coordonner avec le siège et les différentes unités afin d’assurer la finalisation, la production, la transmission et l’archivage à temps des rapports requis dans l’accord signé avec USAID.

Liaison avec USAID

? Être la liaison principale pour toute correspondance officielle de IMA et IHSD à USAID/Haïti.
? Préparer et suivre les demandes de concurrence à USAID.
? Maintenir une base de données avec la documentation et les copies de toutes les informations, rapports, etc. soumis à USAID.
? Coordonner avec le GD pour la préparation d’un bulletin de mise à jour hebdomadaire (correspondances envoyés, évènements clés, « red flags », dossiers en attente des deux côtés, etc.) – envoi au AOR, au GD et au siège IMA.
? Suivre les réponses aux demandes d’information ou autres formulées par USAID.
? Maintenir une relation de travail effective avec les secrétaires et assistants administratifs de USAID.

Liaison avec MSPP – Bureau du Ministre, Direction Générale, Directions Départementales

? Être le Point focal pour la soumission de documents, l’information ou les rapports à ces bureaux.
? Maintenir une base de données avec les copies de toutes les informations, documents, rapport ou autres soumises à ces bureaux.
? Suivre les réponses aux demandes de la Haute Instance et des Directions Départementales du MSPP.
? Développer et maintenir des relation de travail cordiales avec les membres de ces deux bureaux.


Autres considérations générales

? Veiller à l’image que projette le bureau et ses occupants.
? Eviter toute situation de conflit d’intérêt ou de perception de conflit d’intérêt.
? Respecter les valeurs prônées par IMA ainsi que les règlements administratifs, contractuels et financiers.
? Contribuer à la bonne réputation de IMA et de IHSD, ainsi que du maintien de relations cordiales avec l’USAID, le MSPP, les partenaires locaux et internationaux.
? Contribuer au maintien d’une bonne ambiance de travail, d’une relation et d’une communication effective entre le CDM et le staff.

• Avoir un Diplôme en Administration, Gestion de projets, Secrétariat du niveau de la Licence ou une expérience équivalente.
• Avoir un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans des postes similaires.
• Être une personne intègre, responsable, avec focus continu sur résultats, indépendante, proactive, discrète, qui sait prendre des initiatives.
• Avoir des compétences organisationnelles, en gestion du temps, être attentif aux détails.
• Avoir de bonnes compétences en rédaction et synthèse, en communication, en gestion des relations humaines.
• Avoir une capacité de travailler en équipe, et pouvoir faire preuve d’initiative en absence du CDM.
• Avoir une capacité avérée en communication écrite et orale formelle de haut niveau en Anglais et en Français, et parler couramment le Créole.
• Avoir la Maitrise de certains logiciels tels que Microsoft Office Suite, et autres.
• Être capable de travailler sous pression, avec une supervision limitée et un sens aigu des priorités, et pouvoir gérer plusieurs dossiers à la fois (multitasking) dans un environnement complexe et dynamique avec plusieurs homologues et partenaires avec mode de travail et personnalités diverses.
• Avoir la capacité à travailler dans un environnement multiculturel et international et faire preuve de comportement et d’attitudes sensibles aux genres et non discriminatoires.
• Être disponible pour un horaire flexible (tôt/tard et le weekend au besoin) et capable de se déplacer sur le terrain.

AUTRES FONCTIONS :

Cette description de poste n'est pas conçue pour couvrir ou contenir une liste complète d'activités, de fonctions ou de responsabilités pour le poste. Les devoirs, responsabilités et activités peuvent changer à tout moment avec ou sans préavis. Tous les postes sont tenus d'effectuer toute tâche supplémentaire assignée par le superviseur. Les positions globales liées par des contrats ne seront pas modifiées sans préavis et approbation.

Conditions de travail, déplacements et environnement
Ce poste peut nécessiter des déplacements fréquents à l'intérieur du pays et des déplacements occasionnels dans d'autres pays. Les voyages peuvent se faire dans des zones peu sûres ou dangereuses, des zones avec des infrastructures limitées, et peuvent nécessiter une exposition à des températures très élevées ou basses et/ou à des altitudes élevées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessous ne sera pas prise en considération.
• Les candidatures doivent être envoyées par courriel à jobshaiti@lwr.org au plus tard le 14 juillet 2022 à 5 :00 p.m.
• L'objet du message indiquant « Assistant(e) Exécutif(ve)IHSD".
• Le corps du message doit inclure les éléments suivants :
o Votre niveau d'études le plus élevé dans l'un des domaines mentionnés dans la qualification pour le poste ;
o Votre nombre d'années d'expérience pertinente ;
o Votre exigence de salaire mensuel minimum brut ;
o Votre période minimale de disponibilité après acceptation de l'offre d'emploi ;
o Êtes-vous lié à un membre actuel du personnel de l'IMA ?

• Une lettre de motivation • Un curriculum vitae mis à jour, daté et signé avec 3 références professionnelles (nom, titre, relation avec le candidat, numéro de téléphone, adresse électronique), l'une étant le superviseur direct le plus récent ; il ne sera pas contacté sans notification préalable du candidat au poste).

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Diversité, équité, inclusion et tolérance zéro face aux abus

En tant que membre de la famille Corus, chaque employé doit :
• Aider à développer et à maintenir un environnement qui accueille et développe une main-d'œuvre diversifiée.
• Favoriser un environnement de travail où chacun se sent valorisé et inclus.
• Soutenir les processus d'évaluation et de promotion des employés en fonction des compétences et de la performance.
• Promouvoir un environnement sûr, sécurisé et respectueux pour tous les membres de la famille Corus, les parties prenantes en général, et en particulier pour les communautés que nous desservons.
• Suivez le code de conduite de Corus pour aider à prévenir tout type d'abus, y compris le harcèlement au travail, les abus et l'exploitation sexuels et la traite des personnes.
• Adhérer aux valeurs fondamentales de l'organisation.



Corus International interdit la discrimination et le harcèlement de tout type et offre des opportunités d'emploi égales aux employés et aux candidats sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'âge, d'origine nationale, de statut d'invalidité, d'orientation sexuelle, de statut d'ancien combattant protégé ou de toute autre caractéristique protégée par Droit américain ou international.