L’Unité de Gestion des Programmes (UGP) du MSPP a été créé en 2005 pour gérer les subventions de bailleurs de fonds pour le MSPP. Elle fournit une assistance technique à tous les sous-bénéficiaires pour atteindre les buts, objectifs, et cibles fixées dans le contexte des programmes appuyés. Dans ce cadre, elle travaille en forte collaboration avec les autres directions et unités du MSPP pour optimiser le financement fourni afin d’atteindre les résultats prévus, tout en assurant la conformité avec les règles, procédures, et dispositions standard liées à l’utilisation des fonds alloués par les bailleurs respectifs. Le personnel de l’UGP est responsable avec le MSPP sur toutes les questions qui touchent directement ou indirectement l’exécution des programmes mis en œuvre et l’utilisation des fonds alloués. Pour jouer ce rôle, l’UGP sert de liaison entre le Ministère (MSPP) et les bailleurs, et fournit au Ministère tous les éléments nécessaires à leurs interactions régulières avec ces bailleurs

Responsabilités
La personne responsable des achats et des contrats dirigera le processus de l'achat de tous les services et biens dans le réseau UGP, qui comprend près de 40 sous-bénéficiaires selon les procédures des bailleurs de fonds. Il supervisera l'équipe des achats des sous-bénéficiaires afin de s'assurer que les politiques et procédures d'approvisionnement sont connues et suivies dans l'ensemble du réseau. Il supportera l’équipe pour obtenir les biens ou services dont le réseau UGP a besoin au bon moment et avec un meilleur rapport qualité/prix.
Cette personne assumera un rôle de supervision axé sur l'approvisionnement et la gestion des contrats. Le but de la position est de garantir la livraison en temps opportun des meilleurs produits ou services au sein du réseau UGP. Le titulaire est responsable de la gestion et de l'administration des programmes d'acquisition, qui englobent à la fois les services contractuels, l'achat et la gestion des fournitures, des équipements et des matériels.

Le titulaire veille, dans l'ensemble du réseau, au respect des règles attachées aux 4 phases du Processus d'Acquisition : (i) Pré-sollicitation, (ii) Sollicitation et Évaluation (iii) Attribution, et (iv) Administration du contrat.

• Préparer des plans pour l'achat d'équipements, de services et de fournitures. À partir des budgets provisoires ou approuvés, le titulaire doit préparer les prévisions préliminaires énumérant tous les biens et services prévus sur le réseau UGP pour aboutir à un plan d'approvisionnement complet en collaboration avec les différentes unités concernées et partenaires, sous-récipiendaires pour statuer sur les délais de livraison prévus ;

• Compléter la documentation nécessaire à la préparation et l'exécution du plan d'acquisition annuel au cours du premier trimestre de chaque exercice fiscal, en priorisant les acquisitions prévues au premier trimestre et les renouvellements de contrats. La documentation typique comprend : (i) le dossier de demande d'approvisionnement, y compris l'élaboration des spécifications, l'étendue des travaux, les estimations de coûts, les critères d'évaluation techniques, (ii) la demande d'appel d'offres pour l'appel d'offres ou le devis. Le titulaire du poste est chargé d'aider les partenaires/récipiendaires du réseau à s'assurer qu'elles disposent de la documentation appropriée pour acquérir les biens et services prévus dans les délais recommandés en lien avec les normes et régulations des bailleurs ;

• Localiser les sources d'approvisionnement et de services et entretenir les relations avec les fournisseurs/ consultants. Maintenir et mettre à jour les informations sur les fournisseurs telles que les qualifications, les délais de livraison, les gammes de produits, etc. Le titulaire doit être constamment à la recherche de produits de meilleure qualité et de meilleurs prix. Par conséquent, il doit rechercher des fournisseurs et des vendeurs qui fournissent des prestations de qualité à un prix équitable et négocier avec eux pour obtenir les meilleurs prix et offres ;

• Elaborer une liste de fournisseurs agréés/ pré-qualifiés et préparer des accords-cadres avec des fournisseurs ;

• Tenir à jour la liste des fournisseurs, leurs qualifications, les délais de livraison et leur évolution potentielle ;

• Préparer et publier des sollicitations qui attirent des fournisseurs qualifiés. Cette phase du processus de passation des marchés comprend pour le titulaire du poste des tâches telles que : préparer les appels d'offres ;

• Rendre publics les marchés prévus selon les procédures, modifier les sollicitations si nécessaire, communiquer avec les offrants, au besoin et recevoir les offres. Lorsqu'il s'agit de contrats, le titulaire du poste doit s'assurer que les sollicitations décrivent correctement les exigences, les termes et conditions prévus qui peuvent s'appliquer au contrat, les informations requises dans la proposition de l'offrant et les critères qui seront utilisés pour évaluer la proposition et leur importance relative ;

• S'assurer que les propositions ou les soumissions reçues en réponse aux sollicitations sont évaluées selon des méthodes conformes aux instructions et aux critères d'évaluation. L'étape d'évaluation doit toujours conduire au classement des soumissionnaires potentiels et à la sélection des soumissionnaires dont les propositions offrent le meilleur mélange composite de performance, d'échéancier et de qualité du travail ou du produit. Le titulaire est chargé de : (i) nommer les membres du panel d'évaluation technique, (ii) s'assurer que l'évaluation technique est menée de manière appropriée (iii) préparer le rapport d'évaluation technique final ;

• Veiller à ce que les contrats ou accords d'achat soient attribués aux soumissionnaires retenus au plus tard 3 semaines après la fin des évaluations finales. Entre-temps, le titulaire est responsable de rédiger le document contractuel et de faire approuver les autorisations d'affaires par les autorités signataires. Dans le cas d'un processus de passation de marchés concurrentiel, le titulaire du poste : (ii) avisera l'offrant retenu (ii) fournira le contrat signé ou un autre avis d'attribution à cet offrant. (iii) Tenir un débriefing après l'attribution avec l'offrant retenu (iv) informer par écrit l'offrant non retenu lorsque leurs propositions ne sont pas dans la fourchette concurrentielle ou autrement éliminées du concours. Le processus de renouvellement des contrats à fournisseur unique qui sont reportés d'un exercice financier à l'autre doit être terminé dans les trois premières semaines du nouvel exercice financier ;

• Assurer une administration adéquate de tous les contrats et ententes d'achat conclus dans l'ensemble du réseau. Dans l'accomplissement de cette tâche, le titulaire s'assurera que l'unité d’approvisionnement :

o Elabore une liste de contrôle de tous les aspects des contrats et des accords d'achat à surveiller, sur la base des contrats et des TDRs et maintiendra cette liste de contrôle tout au long de la durée du contrat ;
o Organiser si nécessaire des réunions de pré-exécution pour réunir les unités concernées au sein du réseau UGP et l'équipe du fournisseur afin de s'assurer que chacun comprend les responsabilités, le contrat, le SOW, les attentes générales ainsi que les interdictions contractuelles pour les deux parties ;
o Assurer le respect par les contractants des termes des contrats ou des accords et sauvegarder les intérêts du réseau UGP dans les relations contractuelles ;
o Confirmer que les services sont exécutés ou reçus ;
o Documenter les changements de contrat (avenant. etc.) ;
o Surveiller et documenter les progrès grâce à des revues de progrès avec le fournisseur ;
o Identifier les problèmes, discuter des solutions avec le fournisseur et travailler avec le fournisseur pour résoudre les problèmes ;
o Inspecter et accepter ou rejeter les biens et services de concert avec d’autres parties prenantes au besoin ;
o Examiner la liste de contrôle pour s'assurer que tous les problèmes de performance sont ou ont été résolus ;
o Examiner et accepter ou rejeter les factures pour autorisation de paiement ;
o Documenter les leçons apprises pour assurer une amélioration continue du processus.

• Aider les sous-bénéficiaires, en particulier les sites de prestation de services, à mettre en œuvre leur plan d'acquisition et la documentation nécessaire au remboursement des fonds par l'UGP et à des fins d'audit interne et externe ;

• Mettre en œuvre les meilleures pratiques concernant la gestion des documents, la tenue des dossiers et la gestion des dossiers. Le titulaire doit s'assurer que l'UGP conserve correctement à la fois :

o Les documents qui étayent l'existence de contrats ou de transactions en cours ;
o Les enregistrements qui fournissent des preuves des contrats et accords passés avec des engagements, des décisions et d'autres activités de gestion qui s'y rapportent ;

o Aider l'UGP au cours des deux premières années à mettre en place une base de données d'approvisionnement automatisée capable de générer des rapports et des statistiques sur l'approvisionnement.

Une performance efficace pour le responsable des achats et des contrats signifie : (i) L'existence d'un plan d'acquisition complet préparé chaque année en collaboration avec les unités internes et les sous-bénéficiaires de l'UGP et qui répond à leurs besoins (ii) la mise en place et l'utilisation de processus qui conduisent à la sélection des fournisseurs et vendeurs offrant un produit de qualité à un prix équitable (iii) La livraison à l'UGP de tous les biens ou services prévus au bon moment et au meilleur rapport qualité-prix

Education
Diplôme de maîtrise en administration, droit commercial, Finance, management, logistique ou combinaison équivalente d'études de baccalauréat (licence- Bacc + 4) dans les domaines ci-dessus cités et d'expérience de travail de 5 ans dans un domaine de compétence technique tel que : gestion des contrats, acquisition, administration des affaires, gestion, comptabilité et audit, droit commercial.

Expérience professionnelle :
• Minimum 5 ans d'expérience dans les opérations, les processus, les politiques et les systèmes d'approvisionnement et de gestion des contrats ;
• Une expérience pratique directe dans l'élaboration de manuels d'approvisionnement, la mise en place de systèmes d'approvisionnement ou le fonctionnement en tant que gestionnaire de contrat ou agent d'approvisionnement est préférable ;
• Expérience démontrée et expérience avérée dans l'utilisation d'outils liés à l'approvisionnement ou dans l'élaboration de documents liés à l'approvisionnement tels que : plan d'acquisition, portée des travaux pour des contrats complexes, demande de propositions ou notes de sollicitation, grille d'évaluation de l'approvisionnement, rapport d'évaluation technique de l'approvisionnement, contrats et lettres d'accord ;
• Vaste expérience pratique préalable dans l'élaboration de budgets et les estimations de coûts démontrant une solide connaissance et compréhension des processus, des politiques et des systèmes d'approvisionnement ;
• Capacité à conceptualiser, décrire ou développer des procédures d'approvisionnement ;
• Capacité à gérer et à résoudre les plaintes et les commentaires des vendeurs/fournisseurs ;
• Capacité démontrée à mener des formations pertinentes en matière d'approvisionnement
• Capacité à négocier, établir et administrer des contrats ;
• Maîtrise de l'informatique dans les applications logicielles générales de bureau (c.-à-d. Word, Excel, Outlook) ;
• Expérience dans l'utilisation d'un logiciel d'approvisionnement ou de comptabilité, ACCPAC ;
• Excellente capacité d’expression orale en français et en anglais ;

Compétences et aptitudes :
• Compétences démontrées en matière de leadership, de planification, de supervision, de gestion et d'organisation ;
• Capacité éprouvée de résolution de problèmes, avec la capacité d'analyser les problèmes et d'élaborer des stratégies pour de meilleures solutions ;
• Solides compétences numériques, quantitatives et analytiques et capacité à penser de manière très logique ;
• Sens de l'initiative pour agir en cas de besoin et faire face à de nouvelles situations et difficultés ;
• Service à la clientèle exceptionnel pour répondre aux différentes circonscriptions de l'unité d'approvisionnement ;
• Relation interpersonnelle efficace et capacité à résoudre les conflits à l'amiable ou à garder son calme dans une situation stressante ;
• Solides compétences en communication orale et écrite pour communiquer clairement des informations à divers publics ;
• Disponibilité et Sens de responsabilité ;
• Dynamisme et discipline ;
• Discrétion, sens du détail, esprit d’équipe et rigueur ;
• Capacité à travailler sous pression et sans supervision ;

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur dossier (lettre de couverture, CV, copies diplômes diplôme, références, carte d’identité (NIF/CIN) à l'adresse suivante : 10, Delmas 81.

Etant donné qu’Haïti est un pays aux ressources limitées, la personne retenue doit être capable de faire face à des changements de directions rapides à cause de manque de ressources. Cela requiert une aptitude à régler des problèmes de nature complexe et communiquer efficacement avec les bailleurs, le personnel de soutien des bureaux relatifs aux pays jusqu’au niveau de représentatifs officiels gouvernementaux de différents pays au besoin.