Le titulaire du poste est responsable de fournir des services efficaces à l’administration du bureau terrain dans les contextes de programme de développement et de situations d'urgence.

DOMAINES CLES DE RESPONSABILITE:

Réception :

• Accueillir les visiteurs et les orienter vers les employés visités et/ou vers le bureau approprié ;

• Maintenir une atmosphère de sécurité et de convivialité en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant les points d’accès via le bureau de la réception (registre de contrôle)

• Préparer des correspondances responsives aux institutions, organisations et individus s’adressant au bureau terrain.

• Prendre les minutes durant les réunions d’équipes et préparer les compte-rendus de reunion

• Assurer le suivi sur le contrôle des présences des employés au bureau de Dessalines

• Responsable de l’inventaire des fournitures de bureau, de leur distribution et de leur renflouement;

• Assurer le suivi du processus pour l'hébergement et les modalités de voyage pour le personnel.

Administration :

• Maintenir la documentation sur les relations, les accords d'enregistrement, y compris tout Accord
Cadre pour le bureau de Dessalines.

• S’assurer qu’un traceur de problèmes du bâtiment du bureau terrain est développé et mis à jour (au minimum, une fois par mois) ;

• S’assurer que la performance des services d'administration dans l'ensemble du programme est
surveillée et répond aux besoins du programme ;

• S’assurer du suivi de tous les services de fonctionnement du bureau (électricité, eau, gaz,
carburant, loyer). Les paiements sont effectués à temps.
• Superviser l'entretien général des locaux du bureau, des installations et de l'équipement
(environnement de travail physique) et veiller à ce que ceux-ci soient sécurisés et utilisés
efficacement

• Préparer les demandes d’achats et faire les suivis avec la logistique pour l’approvisionnement des biens et services en lien à l’administration du bureau terrain ou aux activités sociales.

• Assurer le respect des règles de santé et de sécurité en étroite coordination avec le responsable
de la sécurité et de la sécurité ;

• Assurer la bonne gestion des matériels de bureau et des matériels informatiques.

• Faire le suivi avec le personnel de Dessalines pour la soumission et l’approbation des timesheets.


Responsabilités en situation d’urgence
• Etre disponible pour l’organisation en situation d’urgence
• Etre le premier responsable de sa sécurité
• Exécuter toutes autres tâches assignées par le Directeur du pays, son superviseur direct ou leur délégué ;

Responsabilités additionnelles d’emploi
Les tâches et responsabilités énoncés ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire peut être demandé d’effectuer des taches additionnelles dans les limites raisonnables de son niveau de compétences et d’expériences.

CAPACITE ET COMPORTEMENTS :

Redevabilité :
• Détient l’auto-responsabilité de prendre des décisions, d’utiliser la gestion des ressources de manière efficace, la réalisation et le rôle modelant les valeurs de Save the Children.
• Détient l'équipe et les partenaires responsables de livrer sur leurs responsabilités en leur donnant la liberté pour livrer de la meilleure façon qu'ils l'entendent, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer l’exécution et appliquant des conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition :
• Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même.
• Partage largement leur vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres.
• Pense de façon stratégique et sur une échelle globale.

Collaboration :
• Construit et maintien des rapports efficaces avec leur équipe, les collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes.
• Apprécier la diversité, le voir comme une source de force compétitive.
• Abordable, bon écouteur, facile à qui parler.

Diplôme Secrétariat, en Administration, en Gestion des Affaires ou tout autre diplôme reconnu équivalent.

EXPERIENCES ET COMPETENCES
• Expérience de deux (2) ans dans un poste similaire dans un environnement d'entreprise ou
d'ONG ;
• Excellent Aptitudes en communication orale et écrite en Français, connaissance de l’Anglais un atout ;
• Maitrise des logiciels de base (Word, Excel, Power Point) ;
• Etre capable de travailler de manière efficace et organisée avec un minimum de supervision ;
• Excellente habilité à travailler dans une équipe multi disciplinaire ;
• Capacité de travailler sous pression et rapidité d’exécution ;
• Avoir la capacité d’organiser, planifier et prioriser les activités ;
• Bonnes relations interpersonnelles ;
• Résider à Marchand Dessalines ou dans les communautés limitrophes (L’Estère, Gonaïves, St Marc).

SAUVEGARDE DES ENFANTS :
Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec des enfants et/ou des jeunes soit fréquemment (ex. une fois par semaine ou plus) soit de manière intensive (ex : quatre jours dans un mois ou plus ou pendant la nuit) parce qu’ils travaillent sur des programmes pays ; ou visitent des programmes pays; ou parce qu’ils sont responsables de l’implémentation du processus de contrôle / vérification de staffs.
Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles incluent des enquêtes de références rigoureuses et reflètent notre engagement dans la protection des enfants des abus.

Rapporté au : Manager de Projet
Supervision de staffs : Gardien, Ménager(ère)

Opportunités égales
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux diverses politiques et procédures d’opportunités égales en vigueur à SCI.

Sauvegarde du notre Personnel
Le Titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI.

Santé et sureté
Le titulaire du poste est tenu de s’acquitter des taches conformément aux politiques et procédures de santé et sécurité de SCI.

Cv
Lettre de motivation
Copies des Diplômes et/ou Certificats