L’USAID a octroyé des fonds pour le support technique du projet EpiC, qui est mis en œuvre par FHI360 pour supporter le Ministère de la Santé dans ses activités de réponse à la pandémie de COVID 19 en Haiti. Ce support couvre un paquet incluant 1) le renforcement de l’écosystème de l’oxygène médical visant à optimiser l’utilisation des équipements générateurs d’oxygène actuellement disponibles en Haïti ,2) la formation des prestataires de santé devant faire la gestion des cas COVID 19 dans les 23 sites indexés par le MSPP, et 3) Appuyer l’unité centrale de Vaccination du Ministère dans la réponse à la pandémie en menant des campagnes de sensibilisation au COVID-19 dans le département du Sud , des nippes et de la grand anse pour lutter contre l'hésitation à la vaccination et contribuer à une augmentation de la vaccination au sein de la population du sud, en mettant l'accent sur les prestataires de soins de santé dans les communes ciblées par le projet.

Sous la Responsabilité de l'Associate Director, Country Finance & Administration, l'Assistante Administrative aura pour taches:

Support administratif général :

o Recevoir les appels et les visites.
o Recevoir et filtrer les correspondances des départements respectifs
o Préparer la correspondance administrative courante
o Recevoir les requêtes spécifiques (copie dure ou électronique) des équipes
o Travailler en étroite collaboration avec ses superviseurs
o Tenir un agenda et bien gérer les rendez-vous
o Participer à l’organisation des différents évènements de l’organisation (par exemple, séminaires, ateliers, retraites, etc.)
o Préparer les réunions et rédiger les comptes rendus
o Saisir et mettre en forme des documents divers
o Scanner et/ou photocopier les documents administratifs
o Travailler sur les déplacements journaliers de concert avec l’Administration
o Faire le suivi pour les fiches de lavage d’auto (au besoin)
o Recueillir et compiler les plans de déplacements tous les 23 du mois pour le ?faire le suivi pour les lettres d’invitation de consultants étrangers
o Donner son support en cas de besoin, pendant les ateliers de travail du Projet
o Assurer la bonne gestion de la petite caisse
o Aider à l’administration du personnel et des équipements.
Support aux Finances et RH
o Scanner et/ou photocopier les rapports et documents
o Classer les rapports et les archiver
o Effectuer la première vérification des rapports de voyage/mission, ainsi que des pièces justificatives (documents complet et pièces justificatives)
o S’assurer que les documents financiers sont dument signés lors de la remise des rapports
o Faire le rappel aux institutions pour les rapports non reçus.
o Aller à la banque pour le suivi des virements (Payroll) en cas de besoin
o Aller à la DGI pour le suivi du paiement des impôts de FHI 360 en cas de besoin
o Servir de support au niveau des Ressources Humaines, enregistrer les congés annuels, congés de maladie et heures de récupération dans leur fichier respectif.
o Faire les copies des demandes de congé annuel et de maladie des employés.
o Faire les copies des demandes de jour compensatoire.
o Garder à jour les fichiers congé annuel, congé de maladie et heures de récupération
o Recevoir les demandes d’attestation de travail et fait le suivi le département concerné.
o Recevoir les feuilles de temps de tous les employés chaque 25 du mois
o Imprimer, en cas de besoin, les CV reçus et les classer
Garder un registre journalier des chèques à distribuer ou prêts à être livrés et aviser les fournisseurs ou les remettre aux chauffeurs pour les suites nécessaires.

Formation et Expériences : Avoir au moins trois ans d’expériences comme assistante administrative Expérience d’au moins trois ans avec des projets supportés par des organisations internationales, familiarité avec l’USAID, souhaitable Maitrise du français, du créole et de l’anglais écrit et parlé
Compétences requises : Maitrise de l’outil informatique (autonomie sur Microsoft Office) Capacité rédactionnelle Bonnes connaissances des procédures administratives de gestion de bureau, système de classement. Rigueur et bonne capacité d’adaptation Être axé(e) sur les résultats Faire preuve d’une grande capacité d’apprentissage Partage, amélioration continue des connaissances Savoir gérer son temps et définir les priorités; Respecter les notions indispensables de confidentialité Bonne communication et collaboration avec les collègues Grande capacité de travailler en équipe; sens de l’initiative; Capacité à gérer plusieurs tâches avec un minimum de supervision Être Polyvalent(e) Être en mesure de pouvoir se déplacer dans les villes de province

Les candidats intéressés sont priés d’envoyer leur Curriculum Vitae accompagné d’une lettre de motivation, les copies des diplômes de fin d’études, certificats et attestations des compétences mentionnées.