Plan International est une organisation internationale humanitaire et de développement qui fait avancer les droits des enfants et l’égalité pour les filles.

Nous croyons en la puissance et le potentiel de chaque enfant. Mais ceci est souvent supprimé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées. En travaillant ensemble avec les enfants, les jeunes, nos supporters et partenaires, nous nous efforçons pour un monde juste, luttant contre les causes profondes des défis auxquels sont confrontés les filles et tous les enfants vulnérables.

Nous construisons des partenariats pour les enfants depuis 80 ans et sommes actifs dans plus de 70 pays incluant Haïti, ce depuis plus de 43 ans.

Plan International Haïti est à la recherche des candidats (es) qualifiés (es) pour le poste de Sponsorship Coordinator selon les spécifications ci-dessous :

1. Contrôle de qualité (communications/données)/Délais
• Contrôler la qualité des informations des SCU/SCI soumis annuellement par le PU
• Contrôler la qualité des petites communications soumises par les FDC aux assistants ;
• Faire un suivi rigoureux des requêtes des bureaux nationaux et des sponsors ;
• Veiller au respect des indicateurs clés de performance et des engagements de PI liés à la communication dans la gestion quotidienne du département, notamment les délais de soumission et le respect des procédures locales de parrainage ;
• Coordonner et vérifier le processus des absences, des annulations, des graduations et des remplacements d’enfants parrainés conformément aux standards de parrainage ;
• Participer aux rencontres de coordination au niveau du CO et soumettre les rapports de parrainage requis dans le délai recommandé
• Entretenir une bonne communication avec le PUM et la responsable de parrainage pour tout ce qui à trait à la bonne marche et des défis du département.
• Entretenir une bonne coordination avec l’officier IT de l’Unité de programme pour toutes les opérations techniques au niveau de ChildData, des bases de données additionnelle de Plan Haïti et de CD-Pet ;

2. Renforcement des capacités
• Assurer la formation et/ou le recyclage périodique des membres de l’équipe du département de parrainage sur tous les sujets liés au fonctionnement du département mais également sur demande de son superviseur et/ou du manager de parrainage au CO ;
• Faciliter sur une base annuelle une session de recyclage pour les FDC et les assistants de parrainage sur le manuel de parrainage et le questionnaire SCU/SCI ;
• Faciliter la formation/recyclage des managers de l’Unité de programme sur les chapitres pertinents du manuel de parrainage et tout autre sujet qui pourrait aider au bon fonctionnement du département de parrainage en particulier ;
• Participer à certaines visites domiciliaires et réunions communautaires organisées et/ou facilitées par les FDC en vue de fournir des commentaires correctifs ;
• S’assurer du transfert de connaissance des facilitateurs aux jeunes volontaires, stagiaires, leaders et autres volontaires communautaires devant appuyer les différents processus du département de parrainage ;
• Participer aux activités de formation au niveau de l’Unité de programme et du bureau central sur demande du superviseur et/ou du manager de parrainage ;
• Partager tous les documents d’information reçus périodiquement de la région ou du bureau central avec les membres concernés de l’équipe et s’assurer qu’ils en tiennent compte dans leur travail.

3. Garantir la synergie Spnsorship - programmes
• Travailler étroitement avec les coordonnateurs de projet pour le ciblage et une participation effective des familles parrainées dans les projets.
• Assurer l’engagement et la redevabilité des FDC dans l’implémentation et le suivi des activités de projet au niveau de leurs communautés.
• Contribuer, en collaboration avec le PUM, aux réflexions stratégiques au moment de la conception, de la mise en œuvre des programmes ainsi que durant l’élaboration et la révision de la stratégie pays.

4. Suivi et Supervision d’équipe
• Contrôler l’emploi du temps des FDC et des assistants de parrainage en vérifiant leur conformité avec les planifications hebdomadaires soumises et les plans annuels de l’Unité de programme.
• Organiser des réunions périodiques avec les membres de l’équipe du département de parrainage pour fixer les objectifs de travail à court et long terme et discuter des méthodes pour les atteindre.
• S’assurer de fournir les réponses aux NOI dans le délai imparti selon la catégorie de la requête en fournissant le plus d’informations possibles sur l’enfant parrainé, sa famille, sa communauté et le contexte général.
• Assurer une gestion efficace du caseload de l’Unité de programme en conformité avec la planification annuelle du greensheet.
• S’assurer de la production et de la soumission hebdomadaire des to-do lists aux FDC.
• Faciliter les relations avec les familles d’enfants parrainés et les communautés en accompagnant les FDC au cours de visites domiciliaires, particulièrement lors de la vérification d’informations (notamment dans les cas de SCCDR) et de réunions communautaires.
• S’assurer de l’application des procédures mises en place au niveau du département de parrainage pour le respect des engagements liés au programme ;
• Effectuer un audit trimestriel vérifiant la conformité du classement et du contenu des dossiers d’enfants parrainés par rapport aux standards du parrainage, incluant notamment la signature du parent/responsable de l’enfant parrainé ;
• Travailler en étroite collaboration avec les managers de l’Unité de programme dans la mise en œuvre, le suivi et la clôture des activités de programmes dans les communautés ;
• Veiller aux relations de travail de l’équipe du département de parrainage avec les jeunes volontaires, les stagiaires et autres volontaires communautaires ou non qui viennent en appui au travail de l’Unité de programme.

5. Rapport/Autres activités
• Fournir des informations pertinentes sur une base régulière au manager de parrainage sur la gestion du caseload, les rapports trimestriels, le rapport de performance des FDC ou tout autre rapport requis.
• Participer activement à l’élaboration du SPAR et autres rapports/documents à la demande de leur superviseur et/ou du manager de parrainage.
• Soumettre trimestriellement le rapport sur les cas spéciaux d’enfants parrainés (non-scolarisés, malades et/ou enceinte) au manager de parrainage.
• Coordonner, planifier, préparer avec les familles et les communautés, et participer aux visites de parrains.
• Entretenir une communication constante avec le manager de parrainage
• Participer aux réunions mensuelles de coordination du département de parrainage et toute autre rencontre jugée nécessaire par son superviseur.
• Prendre toutes les mesures et initiatives nécessaires pour la bonne marche du département de parrainage de l’Unité de programme.

6. Responsabilités par rapport à la protection des enfants
• Assister les enfants en danger n’importe où et faire le suivi auprès des autorités ou Plan International ou encore d’autres entités capables d’y répondre dans la mesure du possible.
• S’assurer que les correspondances entre les parrains et les enfants ne soient pas un vecteur favorisant la violation des droits des enfants à la protection.
• S’assurer de la Redevabilité envers les bénéficiaires du Programme de parrainage en recevant leurs plaintes et partager les feedbacks.
• Assurer la promotion du DCCE sur le terrain à travers les rencontres avec les familles afin de faciliter leur intégration et participation au programme.
• Faciliter la prise en compte des opinions des enfants en rapport à leur consentement pour les prises de photos et leur participation au Programme.
• Faciliter la compréhension de faire un relevé des partenaires clés et d’organiser des séances de travail pour leurs représentants, interfaces et sous-traitants.
• Exiger un feed-back de ses supervisés concernant les partenaires et leurs comportements vis-à-vis des enfants tout en se basant sur une évaluation post-contrat, en collaboration avec le Child Protection Advisor.
• Réaliser à intervalles réguliers des séances de rappel, avec le support du Child Protection Advisor, pour son staff afin que ces derniers puissent être plus sensibles aux questions relatives à la protection des enfants.
• Signaler à l’équipe/comité ou à la personne responsable de gérer les plaintes toute allégation, faits avérés ou inquiétude relevant de la mise en œuvre de la Politique de Protection de l’Enfant.
• Remplir les fiches de feedback et d’évaluation de risques suite avant et après des activités impliquant les enfants et les jeunes.
• Expliquer aux enfants et aux familles ce qu’implique pour eux le fait de se faire prendre e photos et leur demander de signer les fiches de consentement pour accord pour les pises de photos et autres.
• Préparer les familles lors des visites de parrainage et s’assurer que les enfants comprennent le comportement à espérer du staff de Plan International, de ses associes et parrains leur rendant visite.
• S’assurer de documenter tout accès aux dossiers des enfants et recevoir l’approbation appropriée avant de les utiliser et que le contrôle n’échappe au personnel supervisant son travail.
• Se limiter au contact personnel avec les parents des enfants et des jeunes, et se garder d’entretenir des discussions y compris en ce qui concerne les activités de Plan International, via e-mail ou téléphone ou encore les réseaux sociaux avec les enfants.
• Coopérer dans le cadre des enquêtes sur le bien-être des enfants ou sur les cas sensibles relatifs à la sauvegarde de la sécurité des enfants et des jeunes.
• Faire la promotion de la sauvegarde de la sécurité de Plan International et des valeurs ainsi que les engagements que l’organisation assume en rapport au « Zéro tolérance » envers les abus perpétrés à l’égard des enfants et des jeunes suivant la logique du 7/7 et 24/24.
• Suivre les introductions, formations, en ligne ou face à face sur la sauvegarde de la sécurité des enfants et des jeunes et soumettre le certificat aux Ressources Humaines.
• Ne jamais entretenir de relations amoureuses ou d’ordre sexuel avec des individus âgés de moins de 18 ans et celles et de ceux ayant entre 18 à 24 ans lorsque ces derniers sont encadrés par nos programmes.

7. Responsabilités par rapport au genre
• Rapporter à qui de droit (Conseiller technique droits de l’enfant ou PUM en tant que Gender focal point) tout fait avéré, allégations ou suspicions de harcèlement sexuel ou de violence basée sur le genre à l’encontre d’un enfant parrainé (surtout fille) dans ses communautés d’affectation impliquant ou non la responsabilité de Plan International Haiti;
• S’assurer de la participation d’au moins 65% de filles dans les activités avec les enfants dans les communautés ;
• Faire en sorte que les données collectées pour la production annuelle des PAO et des PAU/ soient toujours ventilées par sexe et par âge ;
• S’assurer d’une participation féminine d’au moins 65% dans les activités de formation, de sensibilisation, de réunions et autres avec les clubs d’enfants/jeunes, les OCB et volontaires communautaires, etc. ;
• Assurer le contrôle des communications concernant les enfants (photos, histoires, lettre) de façon á éviter toute image ou discours sexistes ou susceptibles de véhiculer des stéréotypes ou inégalités de genre.

8. Responsabilités en situation d’urgence
• Communiquer avec les parrains sur la situation des enfants parrainés et leurs familles
par rapport à la situation d'urgence ;
• Aider dans la préparation de kit alimentaire, l'hygiène et santé ;
• Etre disponible pour l’organisation en situation d’urgence ;
• En cas d'urgence, vous pouvez être amené à prendre des rôles ou des activités supplémentaires.

9. Autres Responsabilités
• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan International Haiti au niveau externe ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec
les politiques et procédures de Plan.
• Exécuter toutes autres tâches assignées par le Country Director, superviseur direct ou leur délégué.
• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s'y limiter, de s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.

Connaissances
• Niveau Universitaire : préférablement dans le domaine du Service Social ou de la communication Sociale ;
• Bonne compétence en Informatique;
• Bonne connaissance du français et de l’anglais (espagnol un plus) ;
• Développement Communautaire éprouvé un plus.

Compétences
• Attitude Dynamique, positive, créative;
• Savoir déterminer et communiquer les priorités ;
• Démontrer et prôner l’esprit d’équipe;
• Savoir et pouvoir travailler sous pression ;
• Démontrer un sens de l’initiative ;
• Savoir entretenir de bonnes relations avec la communauté ;
• Faire preuve d’intégrité;
• Être bien organisé et méthodique;
• Disposer de bons atouts du point de vue communicationnel (oral et écrit).

Comportements
• Hautement engagé(e) pour la défense des droits de l’enfant ;
• Être abordable, flexible, ponctuel et orienté résultats ;
• Être patient et plein d’initiatives ;
• Avoir l’esprit d’équipe et de partage d’expériences ;
• Avoir le sens de la responsabilité et le respect des délais ;
• Développer de très bonnes relations interpersonnelles et de partenariat ;
• Être honnête et intègre ;
• Habileté à respecter et faire respecter les valeurs et principes de Plan ;
• Fort engagement à promouvoir la politique de protection de l’enfant.

Autres exigences:
• Empathie avec l'égalité de Genre
• Prise de conscience sociale
• L'intérêt et l'engagement à travailler avec les enfants.
• Volonté de voyager à l'intérieur et à l'extérieur du pays

Pour appliquer
Votre dossier de candidature doit avoir : lettre de motivation, CV, copies des diplômes et attestations de travail, certificat bonnes vies et mœurs.

Plan est une organisation qui prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la protection des enfants et l’équité du genre. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Seuls les candidats (es) dont les dossiers auront été présélectionnés seront contactés par téléphone.