À propos de Mercy Corps
Mercy Corps est une organisation mondiale de premier plan, animée par la conviction qu'un monde meilleur est possible. Lors de catastrophes, dans des conditions difficiles, dans plus de 40 pays du monde, nous nous associons pour m ettre en œuvre des solutions audacieuses afin d'aider les gens à surmonter l'adversité et à construire des communautés plus fortes de l'intérieur. Mercy Corps aide les communautés en Haïti à développer leurs propres idées pour résoudre leurs problèmes les plus difficiles en utilisant des approches innovantes pour offrir aux Haïtiens de nouvelles opportunités sociales et économiques et rendre leur pays plus sûr, productif et juste.
Fonctions
FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE:
Accueillir et accueillir les invités dès leur arrivée au bureau
Diriger les visiteurs vers la personne et le bureau appropriés
Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants
Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone / email
Recevoir, trier et distribuer les envois / envois quotidiens
Mettre à jour les calendriers et planifier des réunions
Organiser le voyage et l'hébergement, et préparer les bons
Effectuer d'autres tâches de réceptionniste comme le classement et la photocopie,
Accueille les visiteurs en les saluant, en personne ou au téléphone; répondre ou poser des questions.
Dirige les visiteurs en tenant à jour les répertoires des employés et des départements; donner des instructions.
Maintient une zone de réception sûre et propre en se conformant aux procédures, règles et règlements.
Maintenir la continuité entre les équipes de travail en documentant et en communiquant les actions, les irrégularités et les besoins continus.
Tenir à jour les tableaux d’annonces administratives,
Noter les contacts pour MC Haiti, en s’assurant que tous les détails se rapportant à chaque contact sont à jour et distribués au personnel de Mercy Corps et aux autres bureaux de MC.
Aider à la collecte des des feuilles de temps ( timesheet ) chaque fin du mois.
Aider à la coordination de tâches administratives de Mercy Corps Port-au-Prince et les autres bureaux.
Archiver les documents de Mercy Corps selon instructions reçues.
Exécuter d’autres tâches au besoin.
Formuler et rédiger des courriers à l’intention des différents partenaires
Effectuer le suivi des courriers et tenir à jour le registre des courriers reçus et envoyés
Préparer le compte-rendu des réunions tenues avec les différents partenaires
Effectuer l’enregistrement et le classement des différents documents reçus
Participer à la planification des activités du bureau
Servir d’appui dans la gestion administrative des différents consultants et Expatries
Planifier les déplacements du Manager, de ses collaborateurs et d’autres personnes ressources des différents projets dans le cadre de leurs missions en collaboration avec la logistique.
Relier, corriger et assurer le suivi des dossiers en cours de signature à PAP et au bureau regionaux; les archiver conformément au standard minimum de Mercy
Exécuter toutes les autres tâches connexes sollicitées par le supérieur hiérarchique.
Liens de supervision
Rend compte directement au: HR Lead
Fonctionne directement avec: Tout le staff
FACTEURS DE SUCCES:
Diplome en secrétariat
Maîtrise de Microsoft Office, Word, Excel, Outlook
Capacité à utiliser les technologies de l’information, y compris les médias sociaux, VOIP/Skype et les applications et outils internet et mobiles ;
Avoir des talents variés avec une habilité prouvée d’organiser et de prioriser les taches.
Avoir l’habilité de communiquer avec les membres de l’équipe.
Avoir la flexibilité et la créativité dans la planification et la résolution des problèmes.
Avoir l’habilité d’apprendre vite, de prendre des initiatives et de rendre compte des résultats.
Prendre conscience et avoir la sensibilité du travail multiculturel de développement international.
Consciencieux avec un excellent sens de jugement.
Preuve d'une grande compréhension de l'environnement culturel et social.
Développement Professionnel :
Dans le cadre de notre engagement envers le développement professionnel et fondée sur notre compréhension que les organisations qui se développent continuellement sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu'elles desservent - nous attendons de tous les membres de l'équipe de contribuer à dédier 5% de leur temps à des activités d'apprentissage/développement professionnel qui bénéficie à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.
Redevabilité envers les participants :
On s’attend à ce que les membres de l’équipe de Mercy Corps soutiennent tous les efforts en matière de responsabilisation, en particulier envers les participants au programme, les partenaires communautaires, les autres parties prenantes et les normes internationales guidant le travail de secours et de développement international. Nous nous engageons à engager activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
Genre :
Mercy Corps reconnaît que nos programmes sont plus efficaces pour soulager la souffrance, la pauvreté et l'oppression quand les femmes, les hommes, les filles et garçons sont équitablement engagés comme acteurs actifs dans tous les aspects du travail que nous entreprenons ensemble. Nous attendons que tous les membres de l'équipe s'engagent à respecter les principes de l'égalité des sexes et d’utiliser une programmation sensible au genre et l'intégration du genre comme un moyen de réaliser notre mission et notre vision pour le changement.
Diversité, équité et inclusion
La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d’origines, de croyances, d’antécédents et de façons de penser différents, nous sommes mieux en mesure de tirer parti de la puissance collective de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous visons une culture de confiance et de respect, où chacun apporte ses points de vue et son authenticité, atteint son potentiel en tant qu’individus et équipes, et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie.
Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont un parcours, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs que nous ne le sommes aujourd’hui.
Égalité des chances en matière d’emploi
Mercy Corps est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et qui ne tolère aucune discrimination. Nous recherchons activement des antécédents, des perspectives et des compétences divers afin d’être collectivement plus forts et d’avoir un impact mondial durable.
Nous nous engageons à fournir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l’égalité des chances en matière d’emploi est accessible à tous. Nous ne nous engageons ni ne tolérons la discrimination fondée sur la race, la couleur, l’identité de genre, l’expression de genre, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH/sida), l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant militaire ou tout autre groupe protégé dans les endroits où nous travaillons.
Sauvegarde et éthique
Mercy Corps s’engage à veiller à ce que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu’il s’agisse de membres de l’équipe, de membres de la communauté, de participants au programme ou d’autres personnes, soient traitées avec respect et dignité. Nous sommes attachés aux principes fondamentaux concernant la prévention de l’exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et l’IASC et avons adhéré au Système de divulgation des fautes interagences. Nous ne tolérerons pas les abus d’enfants, l’exploitation sexuelle, les abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement envers un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l’équipe doivent se conduire de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et aux valeurs du Code de conduite de Mercy Corps en tout temps. Les membres de l’équipe sont tenus de suivre des cours d’apprentissage en ligne obligatoires sur le code de conduite à l’embauche et sur une base annuelle.
Qualifications Requises
Diplome en secrétariat
Maîtrise de Microsoft Office, Word, Excel, Outlook
Capacité à utiliser les technologies de l’information, y compris les médias sociaux, VOIP/Skype et les applications et outils internet et mobiles ;
Avoir des talents variés avec une habilité prouvée d’organiser et de prioriser les taches.
Avoir l’habilité de communiquer avec les membres de l’équipe.
Avoir la flexibilité et la créativité dans la planification et la résolution des problèmes.
Avoir l’habilité d’apprendre vite, de prendre des initiatives et de rendre compte des résultats.
Prendre conscience et avoir la sensibilité du travail multiculturel de développement international.
Consciencieux avec un excellent sens de jugement.
Preuve d'une grande compréhension de l'environnement culturel et social.
