La personne responsable des Ressources Humaines est supervisée par le Directeur des opérations de l’UGP MSPP. En tant que personnel de l’UGP, le/la titulaire sera sujet à une évaluation de la performance annuelle suivant le processus standard de l’UGP.

Localisation et déplacements
Bureau de l’UGP MSPP, Delmas – Haïti avec les déplacements nécessaires au niveau national et possiblement des missions à l’international.

Contexte
L’Unité de Gestion des Programmes (UGP) du MSPP a été créé en 2005 pour gérer les subventions de bailleurs de fonds pour le MSPP. Elle fournit une assistance technique à tous les sous-bénéficiaires pour atteindre les buts, objectifs, et cibles fixées dans le contexte des programmes appuyés. Dans ce cadre, elle travaille en forte collaboration avec les autres directions et unités du MSPP pour optimiser le financement fourni afin d’atteindre les résultats prévus, tout en assurant la conformité avec les règles, procédures, et dispositions standard liées à l’utilisation des fonds alloués par les bailleurs respectifs. Le personnel de l’UGP est responsable avec le MSPP sur toutes les questions qui touchent directement ou indirectement l’exécution des programmes mis en œuvre et l’utilisation des fonds alloués. Pour jouer ce rôle, l’UGP sert de liaison entre le Ministère (MSPP) et les bailleurs, et fournit au Ministère tous les éléments nécessaires à leurs interactions régulières avec ces bailleurs

Responsabilités
- Recrutement selon les procédures du bailleur :
o S’assure que le formulaire de « Demande de Recrutement » est dument signé par les parties concernées (directeur du département concerné, le directeur des opérations et directeur exécutif);
o Participe à la coordination du processus de recrutement avec le Directeur concerné et la direction des opérations ;
o Participe à l’élaboration des termes de références de concert avec le Directeur du département concerné et/ les responsables techniques/fiduciaires de l’UGP ;
o Gère la banque de données des CV reçus afin de faciliter le processus de recrutement ;
o Participe aux entrevues de sélection des candidats retenus ;

- Contrats actifs
o Participe au processus de renouvellement des contrats avec la Passation des Marchés ;
o Fait préparer les dossiers des nouveaux employés avec la documentation nécessaire ainsi que leur mise à jour;
o Gère la durée des contrats pour en informer le département concerné en termes de renouvellement avant leur date d’expiration.

- Orientation du personnel
o Prépare un kit d’accueil d’orientation ;
o Fait la réunion d’orientation ;
o Fait le suivi de l’orientation du personnel ;
o Élaborer un guide d’orientation du personnel.

- Contrats résiliés
o Conduit les entrevues de sortie pour l’employé(e) dont le contrat arrive à terme ;
o Fait le suivi des formalités de sortie avec le checklist « Termination of contract » ;
o Assure que le dernier salaire et les prestations contractuelles sont payés aux employés sortants ;
o Fait le suivi avec le responsable administratif concernant les matériels et équipement à retourner.

- Evaluation du personnel
o Etablit un calendrier pour l’évaluation annuelle de la performance du personnel et transmettre aux responsables des différentes sections ;
o Participe à l’élaboration des formulaires d’évaluation du personnel ;

- Gestion de l’Assurance Collective
o Introduit l'assurance santé aux employés éligibles et fait compléter par l’employé(e), les formulaires prévus à cet effet en s'assurant qu'une copie du formulaire signé est classée dans le dossier de l'employé(e) ;
o Revoit les polices d’assurance et comparer avec d’autres firmes pour un paquet de services optimal aux employés ;
o Elabore un kit des avantages sociaux ;
o Assure que le tableau (Excel) des employés enrôlés est mise à jour ;
o S’assure que le suivi des demandes de réclamation est fait et soumis pour remboursement à la compagnie d’assurance ;
o Assure la livraison des chèques de remboursement émis par l'assureur dans le cadre des réclamations ;
o Rédige les correspondances liées à l’assurance.

- Plan d'Epargne Retraite (PER) :
o Introduit le Plan d'Epargne Retraite aux employés éligibles et fait compléter par l’employé(e) les formulaires prévus à cet effet en s'assurant qu'une copie du formulaire signé est classée dans le dossier de l'employé(e) ;
o Assure qu’un tableau (Excel) des employés enrôlés est mise à jour par l’assistante des RH ;
o Emet les lettres d’enrôlement, de crédit et d’arriérés pour les employés éligibles au compte Plan d’épargne Retraite (PER) ;
o Rédige les correspondances liées au PER.

- Congés :
o Reçoit les formulaires de demande de congé en s’assurant que chaque demande soit signée par l’employé(e) et approuvée par son supérieur hiérarchique :
o Vérifie et enregistre le nombre de jour de congé pris par l’employé(e) dans le tableau « Excel » préposé à cet effet ;
o Tient à jour la balance de congés des employés :
o Classe les demandes de congé dans leur dossier respectif.

- Feuilles de temps
o Prépare les feuilles de temps des employés en prenant en compte les congés et les absences ;
o Assure que les signatures requises sont apposées sur les feuilles de temps ;
o Assure le classement.

- Payroll
o Prépare les « payrolls » en collaboration avec la gestion financière (Directives) des bailleurs ;
o Prépare les feuilles de paie et vérifie que celles-ci soient précises avant de les acheminer pour signature au Directeur des opérations ;
o Procéder aux différents calculs du bulletin de salaire cadre ou non cadre (du net au brut
o Calculer les charges sociales et établir les déclarations sociales (mensuelles, trimestrielles et annuelles) ;
o Prépare les fiches de paie pour distribution aux employés.

- Correspondances :
o Rédige toute correspondance liée aux RH et tenir un registre avec des numéros de séquence.

- Formation et développement :
o Créé un tableau de développement des compétences découlant des évaluations de performances ;
o Propose des formations individuelles ou de groupe pour le personnel ;
o Propose des techniques et des plans de formation générique ou pour un poste donné (coaching, mentorat, shadowing) ;
o Prépare des plans d’amélioration de performance pour le personnel qui en ont besoin de concert avec leur superviseur.

- Divers :
o Répond aux questions liées aux RH et fournir une information valable à partir des dossiers classés et/ou bases de données ;
o Vérifie que toutes les réclamations relatives aux ressources humaines sont conformes aux règles et règlements du personnel et du code de travail Haïtien, ainsi qu’avec les règles, procédures, et dispositions légales établies dans les accords de financement des bailleurs de l’UGP;
o Crée, contrôle et maintient les dossiers du personnel en s’assurant que la documentation est complète ;
o Actualise et classe les informations et les documents confidentiels, s’assurer que tous ces documents sont classés dans les dossiers respectifs des employés :
o Planifie et organise des activités de bien être de staff.
o Participe à la révision ou mise à jour du manuel de RH de l’institution au besoin et assure de son adéquation avec le code de travail Haïtien.
o Propose des éléments pour améliorer l’atmosphère de travail au bureau


- Qualités essentielles :
o Disponibilité et Sens de responsabilité ;
o Dynamisme et discipline ;
o Discrétion ;
o Sens de responsabilité ;
o Esprit d’équipe ;
o Capacité à travailler sous pression et sans supervision ;
o Sens du détail ;
o Rigueur
o Esprit d’initiative.

Le (La) candidat (e) retenu (e) doit être titulaire d’une licence en Gestion ou Administration (Bac+3 ou 4) et avoir au moins cinq (5) ans d’expérience en gestion des ressources humaines ou administration avec volet RH dans une Organisation Internationale, ONG, une Institution étatique ou privée ; et doit avoir une excellente capacité de rédaction et de synthèse ainsi qu’une excellente capacité d’expression orale en créole, français et anglais.

Complexités de la Position
Etant donné qu’Haïti est un pays aux ressources limitées, la personne retenue doit être capable de faire face à des changements de directions rapides à cause de manque de ressources. Cela requiert une aptitude à régler des problèmes de nature complexe et communiquer efficacement avec les bailleurs, le personnel de soutien des bureaux relatifs aux pays jusqu’au niveau de représentatifs officiels gouvernementaux de différents pays au besoin.

Le dossier de candidature doit comprendre : une lettre de motivation signée, un CV à jour, une copie de tous les diplômes, certificats et attestations.

La date limite de dépôt des candidatures est prévue pour le mercredi 20 avril 2022 à 3h pm.
Prière de ne pas téléphoner - Seuls les candidats retenus seront appelés.