Compassion Health Haiti et Strategys recrute pour le compte de leur client, Chemonics International Inc, un poste de Shipping Officer.

Background: The Procurement and Supply Management project is the primary vehicle through which USAID 1) procures and provides health commodities, 2) provides technical assistance to improve partner countries’ management of the supply chain, and 3) collaborates with key international stakeholders to support global health initiatives. The Haiti office will work under two of the project’s task orders (HIV/AIDS and Population and Reproductive Health) to provide commodities and supply chain technical assistance to the Haitian Ministry of Health.

The Shipping Officer will play a role in tracking & monitoring of all shipments received in Haiti under PSM and ensure customs clearance in coordination with the brokerage company.

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Contexte : Le projet de gestion des achats et de l'approvisionnement est le principal véhicule par lequel l'USAID 1) achète et fournit des produits de santé, 2) fournit une assistance technique pour améliorer la gestion de la chaîne d'approvisionnement des pays partenaires et 3) collabore avec les principales parties prenantes internationales pour soutenir initiative de santé. Le bureau d'Haïti travaillera dans le cadre de deux des ordres de mission du projet (VIH/SIDA et Population et santé reproductive) pour fournir des produits et une assistance technique à la chaîne d'approvisionnement au ministère haïtien de la Santé.

L'agent d'expédition jouera un rôle dans le suivi et le contrôle de toutes les expéditions reçues en Haïti sous PSM et assurera le dédouanement en coordination avec la société de courtage.

Principal Duties and Responsibilities (Essential Functions)

1. Check suppliers and manufacturers export documentation to ensure completeness and accuracy based on in country clearance requirements
2. Monitor the shipment status for all orders and prepare regular reports on all commodities ordered.
3. Submit shipment duty free exemption requests to the US Embassy on behalf of the GHSC-PSM project.
4. Upon request, assist the Freight Forwarders and the Brokers to process clearance requests at the Ministry of Foreign Affairs, and the Ministry of Finance and the designated Customs offices.
5. Assist upon request in verifying conditions of all commodities received at PSM warehouse or shipping agent warehouse. Prepare incident reports if needed.
6. Maintain a filing system for all documents related to shipment and ensure ERP system is updated with relevant data for issuance of related documents
7. Inform PSM warehouse about arriving shipments/deliveries on a timely manner
8. Liaise closely with the broker to ensure that all shipments are cleared and delivered in a timely manner.
9. Ensure that all shipments have proper and complete documentation based on Haiti customs requirements.
10. Keep the PSM leadership informed on any new regulations implemented by Haitian customs authority
11. Liaise with the shipping department at PSM home office to coordinate timely processing of shipments and assist in resolving any shipping issues.
12. Process pick up request of FCA/EXW orders from suppliers and/or the broker for shipping processing to Haiti
13. Prepare shipping & delivery reports on a regular basis or as requested
14. Work with procurement and freight forwarding teams to expedite emergency orders and to resolve commodity returns and other fulfillment errors
15. Ensure entire Shipping & delivery files are archived as outlined in PSM Standard Operating Procedures (SOPs)
16. Check supplier invoices and PODs and arrange payment within the negotiated timeframe
17. Manage, report and possibly resolve post-delivery complaints and issues as per PSM policies & USAID regulation
18. Prepare and submit tracking documents, report or other relevant documentation as requested by the donor or internal superiors.
19. Perform other Procurement related tasks as assigned by supervisor.

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Tâches et responsabilités principales (fonctions essentielles)

1. Vérifier les documents d'exportation des fournisseurs et des fabricants pour garantir l'exhaustivité et l'exactitude en fonction des exigences de dédouanement dans le pays
2. Surveiller l'état de l'expédition de toutes les commandes et préparer des rapports réguliers sur tous les produits commandés.
3. Soumettre les demandes d'exemption de droits d'expédition à l'ambassade des États-Unis au nom du projet GHSC-PSM.
4. Sur demande, aider les transitaires et les courtiers à traiter les demandes de dédouanement au ministère des Affaires étrangères, au ministère des Finances et aux bureaux de douane désignés.
5. Aider sur demande à vérifier les conditions de tous les produits reçus à l'entrepôt PSM ou à l'entrepôt de l'agent maritime. Préparer des rapports d'incident si nécessaire.
6. Maintenir un système de classement pour tous les documents liés à l'expédition et s'assurer que le système ERP est mis à jour avec les données pertinentes pour l'émission des documents connexes
7. Informer l'entrepôt PSM de l'arrivée des expéditions/livraisons en temps opportun
8. Assurer une liaison étroite avec le courtier pour s'assurer que toutes les expéditions sont dédouanées et livrées en temps opportun.
9. Assurez-vous que toutes les expéditions ont une documentation appropriée et complète basée sur les exigences douanières d'Haïti.
10. Tenir la direction du PSM informée de toute nouvelle réglementation mise en œuvre par les autorités douanières haïtiennes
11. Assurer la liaison avec le service d'expédition du siège social de PSM pour coordonner le traitement rapide des expéditions et aider à résoudre tout problème d'expédition.
12. Traiter la demande de ramassage des commandes FCA / EXW des fournisseurs et / ou du courtier pour le traitement de l'expédition vers Haïti
13. Préparer des rapports d'expédition et de livraison sur une base régulière ou sur demande
14. Travailler avec les équipes d'approvisionnement et d'expédition de fret pour accélérer les commandes d'urgence et résoudre les retours de marchandises et autres erreurs d'exécution
15. Assurez -vous que tous les fichiers d'expédition et de livraison sont archivés comme indiqué dans les procédures opérationnelles standard (SOP) de PSM
16. Vérifier les factures et les POD des fournisseurs et organiser le paiement dans les délais négociés
17. Gérer, signaler et éventuellement résoudre les plaintes et les problèmes après livraison conformément aux politiques PSM et à la réglementation de l'USAID
18. Préparer et soumettre des documents de suivi, des rapports ou d'autres documents pertinents à la demande du donateur ou des supérieurs internes.
19. Effectuer d'autres tâches liées à l'approvisionnement assignées par le superviseur.

Job Qualifications

? Bachelor’s degree in Logistics, Management, Cargo Shipping or related field or pertinent equivalent experiences.
? At least 3 years of experience in Logistics, Shipping & Delivery, Procurement experience preferably in customs clearance in Haiti.
? Strong organizational skills and ability to perform multiple tasks simultaneously, set priorities and work in a team with diverse cultural backgrounds.
? Self-driven with a high sense of quality, accuracy, efficiency and meeting tight deadlines.
? Experience in and knowledge of international logistics preferred.
? Fluent in French with strong English proficiencies for professional English meetings as well as managing daily English writing communication.
? Strong computer skills, including knowledge of Windows and Microsoft Office applications including Outlook, Word, Excel, and PowerPoint.

Supervision

The Shipping Officer will report directly to the Commodity Procurement Manager or his/her designee.

Working Conditions/Duration of Assignment

This is a long-term position for the life of the contract based in Port-au-Prince, Haiti.

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Qualifications professionnelles

? Baccalauréat en logistique, en gestion, en transport de marchandises ou dans un domaine connexe ou expériences équivalentes pertinentes.
? Au moins 3 ans d'expérience en logistique, expédition et livraison, expérience en approvisionnement, de préférence dans le dédouanement en Haïti.
? Solides compétences organisationnelles et capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément, à établir des priorités et à travailler en équipe avec des origines culturelles diverses.
? Autonome avec un sens aigu de la qualité, de la précision, de l'efficacité et du respect des délais serrés.
? Expérience et connaissance de la logistique internationale préférées.
? Parle couramment le français avec de solides compétences en anglais pour les réunions professionnelles en anglais ainsi que pour gérer la communication écrite quotidienne en anglais.
? Solides compétences en informatique, y compris la connaissance des applications Windows et Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint.

Surveillance

L'agent d'expédition relèvera directement du responsable de l'approvisionnement en produits ou de sa personne désignée.

Conditions de travail/durée de la mission

Il s'agit d'un poste à long terme pour la durée du contrat basé à Port-au-Prince, Haïti.

CV en format PDF ou Word
Copie des Diplômes

Uniquement les personnes dont les qualifications correspondent au profil du poste seront contactées.