Le (la) Responsable Administratif-Finances assure la qualité de la gestion financière, en supportant les décisions prises par la Directrice de Programme et en développant les compétences du personnel financier et s’assure de la supervision de l’administration du programme.

A. Gestion des finances
• Assurer la qualité de la gestion financière, en supportant les décisions prises par la Directrice de Programme et en développant les compétences du personnel financier pour une gestion financière et un contrôle efficace.
• Fournir des conseils et un appui technique, soutenir et former l'équipe opérationnelle et les partenaires sur la gestion et le suivi financiers, contribuant ainsi à une conformité financière de haute qualité ainsi qu'à la surveillance du programme et des partenaires ;
• Guider et soutenir la direction du programme pour assurer la conformité aux exigences réglementaires nationales, au système de contrôle interne ainsi qu'aux règles et processus financiers des donateurs menant à la conformité réglementaire et des donateurs à tous les niveaux
• Assurer l'intégration des systèmes et processus financiers du programme avec ceux des systèmes et processus organisationnels grâce à des rapports réguliers et à la coordination avec d'autres unités organisationnelles au sein du siège du FCO.
• Diriger et coordonner le processus d'audit du programme, assurer un suivi rapide des recommandations d'audit ainsi que la supervision de l'audit et des conseils des partenaires.

B. Supervision de l’administration du programme :
Maintenir de bonnes conditions et assurer le bon fonctionnement de l’Administration.
Taches Spécifiques
A. Gestion financière et support
• Assurer la transparence et la redevabilité dans les transactions et opérations financières.
• Assurer le lead concernant le développement de systèmes solides en matière d’outils de contrôles internes, politiques, procédures, suivi et rapports.
• Assurer la compréhension, la mise en œuvre et l’adhérence aux procédures institutionnelles.
• Assurer la conformité avec les exigences d’HELVETAS Swiss Intercooperation, celles des Donateurs et celles Statutaires.
• Assurer une gestion efficiente des fonds, une comptabilité et un reportage financier de qualité à tous les niveaux.
• Développer, réviser et conseiller sur les accords de subvention, les protocoles d’accord et les contrats de consultants.
• Réviser de façon régulière et mettre à jour les politiques financières et assurer leur conformité.
• S’assurer que le personnel financier (si les projets ont des personnes propres pour les finances) soit conscient et informé des changements dans les systèmes/ structures/ procédures du Siège au travers de sessions de formation et présentation.
• Fournir le support nécessaire à l’introduction et l’installation de logiciels comptables à travers des sessions de formation et de conseils/ accompagnement.
• Contribuer au développement de budget pour les acquisitions, l’analyse de marge, prendre le lead du processus de budgétisation annuel d’HELVETAS pour le pays et réviser ces derniers si nécessaire (RAP).
• Conseiller les organisations partenaires sur :
o La préparation, la révision et les mesures budgétaires
o Renforce leur système et procédures
o Supporte et facilite la conformité avec les procédures d’HELVETAS et le reportage en temps utile
1) Réglementation
• Assurer la coordination pour obtenir les permis et autorisations formels de toutes sortes
• Assure la conformité en temps voulu dans les procédures en rapport avec les ONG pour l’obtention de certificat d’existence/ représentation légale
• Assurer la conformité statutaire en ce qui concerne les taxes sur le revenu, la TVA, les taxes sur les services et autres lois locales, ainsi que le reportage en temps voulu demandé par les autorités compétentes
2) Audit
• Coordonner les audits internes et externes du Programme Pays, des projets et des partenaires selon les normes établies.
• Conseiller sur la sélection des auditeurs, établit les contacts nécessaires avec le Siège en ce qui concerne les arrangements contractuels.
• S’assurer que les audits se fassent en temps voulu, participer dans la restitution des audits et donner son appui à la mise en œuvre des recommandations et leur suivi systématique.
• Assister les partenaires à suivre les recommandations et remarques des auditeurs
• Assister la Directrice de Programme et le Siège quant aux remarques des auditeurs, leur implication et recommander les actions de suivi.

B. Administration du Programme
• Contrôler et supporter le staff administratif du bureau de programme ;
• Garantir le bon fonctionnement administratif du bureau ;
• Développer et mettre à jour les politiques d’approvisionnement, et assurer la stricte conformité avec les règles en vigueur ;
• Coordonner l’utilisation efficace des biens, matériels et fournitures du bureau ;
• Aider à garantir la conformité des achats de matériel de bureau ;
• Donne son appui pour l’identification de fournisseurs de bien et de services, la négociation avec eux et l’approvisionnement ;
• Coordonner et fournir une assistance pour l’organisation d’ateliers de travail et réunions ;
• Développer des relations soutenues avec le personnel dans le pays et d’autres équipes d’HELVETAS en Suisse et autres régions ;
• Maintenir de bonnes relations avec le personnel de partenaires et d’agences de coopération au développement actif dans le pays.

Education :
1. Qualifications et Expériences obligatoires
• Formation supérieure en comptabilité, telle que diplômes en Economie et Commerce, Administration d’entreprise ou Comptabilité et Finances ;
• Formation en Contrôle et Audit, un plus ;
• Minimum 10 ans d’expérience professionnelle, avec au minimum 5 ans en gestion financière ;
• Excellente connaissance du français parlé et écrit ;
• Solide connaissance en matière de gestion financière de fonds de donateurs et connaissance des standards comptables internationaux ;
• Connaissance approfondie des dispositions en vertu des lois nationales applicables ;
• Familiarité avec différentes exigences institutionnelles pour une possible conformité statutaire ;
• Connaissance approfondie des systèmes de comptabilité dans les ONG, des processus d’acquisition et des exigences des donateurs ;
• Excellente connaissance et utilisation des produits Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint ; Outlook) ;

Optionnelles
• Connaissance de travail du logiciel comptable Banana et autres couramment utilisés dans le pays ;
• Connaissance de travail de d’autres logiciels de comptabilité internationaux, optionnelle ;
• Connaissance d’Abacus/Sangama ;
• Expérience avec les nouveaux médias (réseaux sociaux, outils de rapportage, outils de collaboration online) ;
• Connaissance de l’Anglais et de l’Espagnol.

2. Compétences
• Bonne aptitude en matière d’organisation, habilité à motiver le personnel et à déléguer ;
• Esprit d’équipe, avec des capacités de travailler de façon indépendante et structurée
• Volonté à voyager dans le pays et en international ;
• Volonté et capacité à s’améliorer, innover, résoudre des problèmes, démonstration de bonnes aptitudes administratives
• Expérience dans le domaine d’acquisition pour des services en consultation pour des actions de développement

3. Compétences sociales
• Intégrité en accord avec les valeurs et les normes éthiques de HELVETAS ;
• Flexibilité et une adaptabilité aux aspects culturels, de genre, de religion, de race, de nationalité e Intégrité en accord avec les valeurs et les normes éthiques de la HELVETAS ;
• Motivation, proactif et enthousiaste, capacités de jugement et à fixer des priorités

4. Gestion et leadership :
• Focaliser sur les résultats ;
• Répondre de manière constructive aux appréciations ;
• Aborder constamment le travail avec énergie et ponctualité, ainsi qu’avec une attitude positive et constructive.

CV, lettre de motivation, copie des diplomes et attestations de travail

Les candidatures féminines sont fortement encouragées pour cette position.