PROJET: Global Health Supply Chain – Procurement and Supply Management (GHSC-PSM) Haiti

Contexte : Le projet de gestion des achats et de l'approvisionnement est le principal moyen par lequel l’USAID :
1. Achète et fournit des produits de santé de manière ininterrompue.
2. Fournit une assistance technique pour le renforcement de la chaîne d’approvisionnement des produits de santé dans les pays partenaires.
3. Collabore avec les principales parties prenantes à l'appui d'initiatives de santé mondiale.
En Haiti, le bureau de USAID|GHSC-PSM opère dans le cadre de l’ordre de travail financé par le Plan d’urgence du président des États-Unis pour la lutte contre le sida (PEPFAR) et de l’ordre de travail finance par le programme de sante reproductive de la Mission de l’USAID en Haiti pour fournir des produits de base et une assistance technique à la chaîne d’approvisionnement.

Description Générale : Planifier, organiser, superviser et participer aux opérations et activités de préparation des commandes de l'entrepôt ; former, affecter, superviser et évaluer le personnel affecté. L’Officier de l'unité des commandes supervisera la cueillette, l'emballage et le chargement précis et opportuns des commandes en veillant au respect des règles internes et du client. Il/elle rendra compte au responsable des opérations de l'entrepôt.

Plus spécifiquement, les tâches suivantes lui seront assignées.

Principales responsabilités tâches :

Supervision du personnel
•Supervise une équipe d’opérateurs d’entrepôt dédiés aux commandes ;
•Évalue la performance du personnel en liaison avec le responsable des opérations de l'entrepôt ;
•Fait le coaching et la formation des employés affectés à Outbound.

Gestion des taches liées aux Commandes
•Contrôle l’impression des feuilles de picks sélectionnées en fonction du plan d'expédition convenu ;
•S’assure que les informations de lot (description du produit, numéro de lot, date d'expiration) sur les produits correspondent à ce qui est sur la feuille de pick avant de confirmer la quantité indiquée sur la feuille de pick ;
•S’assure que les employés de l'entrepôt ont signé à l'encre bleue ou noire et daté la feuille de pick après le pick ;
•S'assure que toutes les commandes sélectionnées, vérifiées et emballées sont disposées de manière ordonnée dans la zone de préparation ;
•Vérifie physiquement, après le checker, la commande par rapport à la feuille de pick pour vérifier que les éléments suivants sont corrects :
• Description
• Quantité
• Numéro de lot
•Les dates d'expiration pour s'assurer que les marchandises expirant à court terme n'ont pas été prélevées sans autorisation spécifique ;
•S'assure qu'après confirmation des commandes vérifiées, tous les colis ou cartons sont scellés, étiquetés et numérotés de manière appropriée, prêts à être expédiés ;
•Supervise les opérateurs d'entrepôt pendant qu'ils arrangent les produits collectés sur une palette en bois dans une zone de préparation ;
•S'assurer que tous les cartons sont étiquetés au nom du Site de Prestation de Services (Institution Sanitaire) ;
•Il placera ensuite le POD (bon de livraison) sur la palette préparée pour confirmation ;
•Compare la feuille de pick avec le stock physique sélectionné pour s’assurer de son exactitude ;
•Reçoit le bon de livraison et effectue le contrôle final avant de remettre la commande à l’équipe de dispatch/distribution ;
•Supervise le transfert du stock sélectionné vers la zone de dispatch/distribution ;
•Conserve et archive une copie du bon de livraison dûment signé ;
•Apres analyse de la copie retournée du bon de livraison (POD, preuve de livraison), signale tout écart au responsable de l'entrepôt ;
•Assure que la direction de l'entrepôt est bien informée de toute allocation incorrecte de palettes ou de tout stock dans les emplacements ;
•Veille à ce que les pickers, packers et checkers exercent leurs activités conformément aux procédures et principes de contrôle des stocks ;
•S'assure du bon conditionnement des palettes, notamment celles des niveaux C et D de l'entrepôt ;
•Réalise un état des lieux hebdomadaire (inventaire) de l'état du matériel (carton, scotch, glacière isotherme9), briquettes (ice pack), étiquette, etc. utilisé dans la gestion des stocks ;
•Participe activement aux inventaires physiques des stocks ;
•Participe activement aux mouvements de stock ;
•Est capable de très bien communiquer avec les superviseurs et les collègues pour améliorer la gestion des produits tout en assurant le bon déroulement de toute activité à l'entrepôt.

Gestion de l'inventaire
•Effectuer des picks avec précision autant que besoin et effectue tous les seconds comptages d’inventaire autant que requis. ;
•Responsable de la mise en œuvre des standards de travail et des processus de travail de qualité pour garantir une attitude « correcte du premier coup ».
•S’assure que tous les picks sont clôturés correctement dans le WMS.

Sécurité, Santé et Environnement
•Appui au, respecte et s’assure du respect des réglementations en matière de santé et de sécurité, les normes de qualité et d'environnement et toutes les autres politiques et procédures de l'entreprise ;
•Fais suivre les procédures et techniques de sécurité établies pour effectuer les tâches, y compris le déplacement des cartons, l’utilisation des chariots élévateurs, l’utilisation correcte des équipements, etc ;
•Corrige les conditions dangereuses dans la zone de travail et signale immédiatement toute condition qui ne peut être corrigée au responsable des Opérations de l'entrepôt ;
•Inspecte et coordonne l'entretien et l’ordre de l’entrepôt à la fin des opérations de la journée (ex : aucun déchet et aucune palette au sol, et.).

Équipement
•Signale immédiatement tout équipement endommagé au responsable des Opérations de l'entrepôt ;
•Effectue des inspections quotidiennes de l'équipement en liaison avec le responsable des services généraux.

Qualifications Requises :
•Avoir le certificat de fin d'études secondaires.
•Avoir travaillé dans un entrepôt de produits pharmaceutiques ou en tant qu'aide-pharmacien/opérateur d'entrepôt pendant au moins 3 ans.
•Une connaissance de base des logiciels Word et Excel.
•Une bonne connaissance des Bonnes Pratiques de Stockage.
•Expérience en logistique des intrants, gestion des stocks, notamment aux méthodes FEFO et PEPS, inventaire physique, rotation des stocks, etc. ;
• Démontrer une forte capacité à travailler en équipe
•Attention au détail
•Solides compétences en matière d'esprit d'équipe et de motivation.
•Solides compétences en planification
•Être organisé, minutieux, dynamique
•Avoir une bonne maîtrise des notions de Calcul Mental
•Être capable de soulever un poids d'au moins 30 KG
•Capacité à travailler sous pression
•Avoir de bonnes compétences en communication orale, notamment en Créole.

Placé sous la supervision du : Responsable des opérations de l'entrepôt (Warehouse Operations Manager)

Supervise : Le personnel de l’unité des commandes (pickers, packers, checkers)

CV, Lettre de Motivation, Copies des Certificats, Copie de la carte d'Identification.

Chemonics se réserve le droit d’amender ce descriptif de poste en consultation avec l’employé.