Profil de l’organisation
Heifer International est une Organisation Internationale Non Gouvernementale à but non lucratif qui travaille en Haïti dans le domaine de l'agriculture et de l'élevage depuis plus de vingt (20) ans. À travers ses différents projets, elle vise à assurer une meilleure condition de vie des familles haïtiennes. La mission de Heifer International est de combattre la pauvreté et la faim par le biais d’un développement communautaire durable. Dans le cadre de la gestion administrative et logistique de ses bureaux, Heifer Project International Haïti désire recruter immédiatement un (e) Responsable des Opérations afin de compléter son staff.

Le/la Responsable des Opérations, sous la supervision directe du Directeur Administratif et Financier, est responsable de la gestion administrative et logistique des activités de Heifer Project International Haiti.

Responsabilités spécifiques :

Budgétaire

• Aider le Directeur Administratif et Financier, au besoin, dans la préparation et la planification budgétaire annuelle, la révision semestrielle des budgets, ainsi que dans la préparation des états financiers de fin d'année.
• En collaboration avec le Directeur Administratif et Financier, suivre et contrôler la performance budgétaire des projets et de l’institution, et veiller au respect des clauses contractuelles, procédures et principes qui sous-tendent la gestion des budgets.

Approvisionnement

• Assurer l'approvisionnement des biens et services conformément aux procédures de Heifer International et ses bailleurs ;
• Contribuer à l’élaboration du plan et stratégie annuelle d’approvisionnement ;
• Coordonner et collaborer avec d'autres départements dans la mise en place et suivi d'un plan annuel de passation des marchés ;
• Actualiser régulièrement et partager le plan de passation des marchés avec les principaux acteurs de l’institution
• Mettre à jour et maintenir la liste des fournisseurs préférentiels ;
• Actualiser régulièrement la liste de prix ;
• Conduire les processus de passation des marchés conformément aux politiques, procédures et pratiques en vigueur ;
• Archiver les dossiers conformément aux procédures de l’institution ou celles des bailleurs ;

Inventaires

• Assurer la gestion des inventaires de matériels et équipements de Heifer Haiti tant qu’au bureau central de Port-au-Prince et dans les bureaux régionaux.

Logistiques
Véhicule
• Veiller à l'application des politiques et des procédures de gestion des matériels roulants ;
• Planifier et coordonner, de concert avec les concernés, les déplacements des membres du personnel ;
• Évaluer régulièrement les besoins de transport et s'assurer que des solutions appropriées sont mises en œuvre ;
• Assurer le renouvellement en temps opportun des plaques d’immatriculation, de l'assurance et des autres exigences gouvernementales relatives à la gestion des véhicules ;
• S’assurer de l’entretien régulier des matériels roulants en faisant des services préventifs et réparations à temps opportun ;
• S’assurer que toutes les documentations et équipements nécessaires sont conservés à l'intérieur des véhicules conformément aux politiques / procédures de Heifer Haïti ;
• Mettre en place et superviser les dossiers d’entretien des véhicules
• Mise à jour des données de l’entretien des véhicules ;
• Assurer la gestion du stock de carburant pour les véhicules et génératrices ;
• Effectuer des vérifications régulières de l'utilisation des carnets ou registres des véhicules ;
• Superviser la réception des biens / articles (actifs, carburant, consommables) des fournisseurs, ou d’autres bureaux de Heifer en Haïti en veillant au respect des politiques et procédures de Heifer régissant la matière ; et
• Assurer la soumission en temps opportun de tous les rapports pertinents (consommation de carburant, utilisation des véhicules) au directeur pays et au directeur financier sur une base mensuelle et selon les besoins.
Bureau
• S’assurer de l’entretien des bâtiments loués par Heifer à travers un plan d’entretien ;
• S’assurer du paiement à temps des services tels que : Internet, électricité ; eau, ménage ;
• Mettre en place et veiller au respect des procédures de gestion des bureaux et résidences de Heifer Haiti ;
• S’assurer de la conformité de Heifer Haiti aux contrats de bail ;
• Veiller à ce que tous les bureaux et résidences de Heifer Haiti soient bien entretenus pour en favoriser un environnement de travail agréable ;
• Veiller au respect des principes et protocole de sécurité des bâtiments ;
• Fournir toute assistance nécessaire au bon fonctionnement des équipements et matériels de bureau.

Technologie de l'information et de la communication et gestion des actifs

• Veiller à ce que la politique et les procédures de Heifer Haiti en matière des technologie de l’information et communication (TIC) soient comprises et respectées par tout le personnel.
• Assurer la fourniture de systèmes de soutien efficaces, permettant le bon fonctionnement des systèmes TIC et la gestion de l'information;
• Développer un plan pluriannuel de remplacement des biens (véhicules et informatique);
• Veiller à ce que la planification informatique reflète les priorités du programme et élaborer une stratégie informatique pour s'assurer que la TI est suffisante pour les besoins futurs du programme;
• Assurer la liaison avec le support informatique du siège social de Heifer International en ce qui concerne la maintenance informatique et la gestion et le formatage des équipements informatiques;
• Veiller à ce que tous les biens et propriétés de Heifer (c'est-à-dire programme, communication et informatique) et propriétés soient enregistrés et protégés pour éviter le gaspillage, la fraude, l'utilisation non autorisée ou le détournement et assumer la responsabilité de protéger la sécurité de l'équipement;
• Assurer le bon fonctionnement des communications, y compris l'accès aux téléphones, téléphones satellites; et
• Superviser la mise à jour et la maintenance régulières du registre des immobilisations et la conduite de l’inventaire physique périodique et des rapports conformément aux politiques de Heifer International.

Sûreté et sécurité
• Collaborer avec la Direction et/ou le responsable de la sécurité du pays dans la mise en œuvre cohérente des directives et des procédures de sécurité du Heifer International et assurer la conformité de tout le personnel;
• En collaboration avec la Direction et/ou le conseiller en sécurité, revoir périodiquement les directives et protocoles de sécurité et faire des recommandations au directeur de pays;
• S'assurer que tous les bureaux et locaux respectent les normes de sécurité de base, comme conseillé par le responsable de la sécurité du pays et les procédures de sécurité, c'est-à-dire les trousses de premiers soins, les extincteurs, etc.
• Collaborer avec le responsable de la sécurité pays sur des formations à la sécurité pour le personnel;
• S'assurer que des séances d'information sur la sécurité à tous les membres du personnel / visiteurs arrivant sur le site pour la première fois sont effectuées;
• En coordination avec le conseiller en sécurité, surveiller la situation en matière de sécurité et fournir des mises à jour et des recommandations au "Senior Country Director";
• Assurer la liaison avec les services des agences de sécurité pertinentes selon les besoins de Heifer International; et
• Être au sommet de l'arbre de communication de sécurité et diffuser les informations de sécurité au personnel sur la base des conseils du responsable de la sécurité du pays.

Supervision
Superviser les assistants (es) Administratives et autres personnels de service

Qualifications
• Licence en gestion des affaires, administration publique, gestion de projet, ou tout autre domaine connexe. Une maitrise en Administration sera un atout ;
• Avoir au 5 ans d'expérience pratique dans la gestion d’opérations et logistiques avec des organisations internationales, les ONGs ou des entreprises privées ;
• Solides compétences en communication (écrite et orale) en Français, avec une bonne maîtrise de la langue anglaise ;
• Souci du détail avec une expérience et des connaissances administratives éprouvées ;
• Expérience en gestion des comptes de projet et fourniture de rapports mensuels ;
• Expérience dans l’utilisation de l'Internet, Microsoft Excel et des logiciels de comptabilité (Agresso préférable) ;
• La maîtrise du français est requise ;
• Capacité à travailler sous pression, à faire face aux exigences des dates limites, et à travailler en équipe ;
• Excellentes capacités de communication (écrite et orale), informatique (network) ;
• Excellentes compétences interpersonnelles, de communication et capacité à pratiquer la diplomatie et le tact avec divers groupes de personnes.
• Capacité de travailler dans une équipe multidisciplinaire ;
• Expérience dans le suivi et l’exécution financière, technique des projets ;
• Capacité d’organisation et de planification ;
• Disponibilité de voyager dans les zones rurales.

Qualifications Supplémentaires:
• La maîtrise de l'anglais et de l’espagnol est un atout.
• Expérience avec des programmes ou des projets financés par l'USAID, l'UE et d'autres bailleurs de fonds bilatéraux ou multilatéraux.

Fonctions professionnelles essentielles et exigences physiques:
• Aptitude à former, à encadrer, à modéliser et à guider les compétences sous sa supervision.
• Capacité d'orienter ses actions vers les résultats.
• Capacité analytique et synthèse des rapports.

Lettre de motivation, curriculum vitae, copie des certificats et diplômes,

A noter que l'examen des dossiers de candidature commence le 21 février 2022 et se poursuit jusqu'à ce que le poste soit comblé.