Le Projet Epidemic Control among Priority Population ECP2 est un projet de santé particulièrement le HIV Sida pour les populations clés. C’est un projet de cinq (5) ans allant de février 2020 à janvier 2025. Il est financé par l'Agence des États-Unis pour le Développement International (USAID) et mis en œuvre par la Fondation SEROvie en collaboration avec le MSPP et d’autres acteurs intervenants dans le VIH Sida.

Fonctions
Le/La Directeur des Finances et de l'Administration sera un partenaire de réflexion stratégique qui rendra compte au Directeur de Projet et au Conseil d’administration. Le/La candidat (e) retenu (e) sera un (e) gestionnaire pratique et participatif, qui dirigera et développera d’une équipe interne pour soutenir les domaines suivants : finance, planification des activités et budgétisation, gestion financière, ressources humaines et administration.

Le/La Responsable de l’Administration et des Finances jouera un rôle essentiel en s'associant à l'équipe de direction pour la prise de décisions stratégiques et les opérations en vue de l'amélioration de la qualité de ses programmes et de renforcer ses capacités.

GESTION FINANCIERE

- Assurer la supervision financière et être responsable de l’ensemble de la gestion financière, des opérations quotidiennes ;
- Assurer la mise en place et respect des procédures comptables ;
- Superviser les avances de fonds, la justification des avances, ainsi que la qualité des pièces comptables ;
- Gérer la trésorerie, les comptes bancaires et les relations avec les banques pour s’assurer de la disponibilité de fonds sur les comptes de la Fondation ;
- Assurer la paie, superviser les obligations salariales et les avantages sociaux ;
- Coordonner l’audit annuel avec la direction ;
- Prépare les rapports financiers aux bailleurs ;

SUIVI FINANCIER

- Surveiller et analyser les postes et lignes budgétaires
- Préparer les budgets annuels et révisés du programme en collaboration avec le directeur du projet et la programmation technique
- S’assurer du suivi budgétaire
- Elaborer les rapports financiers intermédiaires et annuels
- Faire le suivi des échéanciers avec les bailleurs


GESTION ADMINISTRATIVE

- Négocier, renouveler et mettre à jour les contrats généraux passés avec les tiers (location de maison, véhicules, …) pour le fonctionnement de la structure et des programmes
- Organiser l’administration générale du bureau
- Suivre les relations partenariales au niveau administratif, aide à la rédaction des conventions partenariales et des outils de suivi

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

- Mettre en place et respect des politiques RH (politique générale de gestion du personnel local, Règlement Intérieur, politique salariale, évaluation…) ;
- Appliquer les procédures en termes de recrutement et licenciement du staff en collaboration avec le directeur du projet ;
- Suivre les dossiers du staff (contrats, fiche de poste, sanctions, congés, assurances sociales ; impôts, fonds de pension etc.)
- Gérer et superviser le recrutement

GESTION LOGISTIQUE

- Superviser la logistique : suivi des mouvements, de la maintenance et assurances ;
- Superviser la section des achats (validation et comparaison des prix) et les stocks ;
- Assurer la protection des actifs de l’institution.

Licence en comptabilité ou gestion au minimum ou équivalent (Bac +4)
• Expérience en comptabilité dans une organisation non gouvernementale
• 10 ans d’expérience au minimum en gestion administrative et financière
• Expérience dans la gestion de projets de l’USAID est un plus.
• Notions/intérêt par rapport à la passation et la gestion de marchés
• Efficace, rigoureux et autonome dans la gestion
• Entreprenant et sachant travailler sous pression de temps
• Sens de la planification, organisation et communication interpersonnelle
• Intégrité, discrétion et sens de l’honnêteté
• Maîtrise du français et du créole, fonctionnel en anglais parlé et écrit.
• Maîtrise du logiciel de comptabilité : Quick books et de Word, Excel et Outlook

Lettre de motivation, CV, copies de diplomes et certificats.