Le Coordonnateur Administration, Approvisionnement et Logistique coordonne et supervise les activités du département Approvisionnement et Logistique du CO incluant la gestion et l’encadrement du personnel ainsi que le contrôle des opérations. Il veille à l’adhésion aux politiques et procédures établies et garantit le respect des règles des bailleurs de fonds ainsi que la législation en matière Logistique, d’achat de biens et services. Il assure la mise en place des procédures et systèmes de gestion des approvisionnements et Logistique suivant le contexte et la structure du CO. Il est responsable de la mise en place du comité d’achat et des outils de travail de la division procurement.
Il assure la gestion des plans d’achat des programmes avec les chefs de secteur. Il décide de la modalité d’approvisionnement en fonction du marché et la nature de biens ou service acheté. Dans ce sens, il coordonne les achats internationaux direct ou à travers d’autres bureaux de CI.

Il représente le CO vis-à-vis des fournisseurs dans la limite de l’autorité accordée par le CD et informera la direction des contextes pouvant influencer les activités d’approvisionnements du CO. Il approuve également les bons de commande dans la limite de l’autorité accordée. Il assure le contrôle et le suivi des accords cadres passés avec des fournisseurs exclusifs ou autres contrats à long terme.

Le Coordonnateur Administration, Approvisionnement et Logistique a pour rôle de superviser les différentes unités administratives (Gestion de Patrimoine (Inventaires/entrepôt, etc…), flotte et Logistiques) en s’assurant que les services offerts aux clients de ce département soient rendus de manière professionnelle et dans un délai raisonnable en accord avec les normes et procédures de CARE et des bailleurs de fonds. Il / elle assure également les stratégies d'administration de CARE, les politiques, procédures et directives sont mises en œuvre et régulièrement mis à jour et veille également à ce que les lois haïtiennes en la matière soient respectées.

1. Coordination des activités de passation de marchés locales et internationales de la division Procurement :

Examiner toute demande d'achat (PR) en conformité avec le plan et le budget des départements, projets et sous-bureaux de CARE :
• Préparer l'analyse des soumissions pour la quantité, qualité, prix, délai de livraison, etc.
• Assurer que les bons de commande sont établis en conformité avec la politique d'approvisionnement et Assurer que les articles sont achetés selon le PR et les spécifications
• Assurer l'exactitude des documents d'approvisionnement, de l'intégrité du processus de passation des marchés et maintenir l'origine de la demande d'achat, facture proforma, l'analyse de l'offre, les documents du processus de cotation scellés, bon de commande et facture fournisseur
• Compiler les plans d’achat de l’ensemble du programme du CO
• Décider de la modalité d’exécution des approvisionnements
• Assurer les suivis des approvisionnements internationaux directes ou via d’autres CO
• Fournir le rapport de la situation de l’ensemble des approvisionnements et en assurer le suivi.

Supervision de la structure organisationnelle de la division Procurement :
• Superviser et former les officiers d'approvisionnement
• Dresser et faire la répartition de tâches de l’ensemble du staff Procurement
• Mettre en place ou revoir la structure organisationnelle et les procédures en place en fonction de l’évolution des activités
• Être au courant des derniers développements dans le secteur, y compris des exemples de meilleures pratiques dans le pays et à l'étranger, et assurer un développement continu du personnel et de leur formation
• Assurer la communication des politiques et procédures de passation des marchés au sein de l'organisation, avec les partenaires et autres parties prenantes

Assurer le contrôle des opérations :
• Procéder à la vérification des analyses d’offres
• Contrôler le respect de la circulation, des procédures en place et les classements de document de la division Procurement
• Contrôler et superviser l’exécution des accords-cadres avec les fournisseurs
• Assurer le suivi de la performance des fournisseurs et l’évolution des achats

2. Mise en place des outils et système de travail de la division Procurement
• Mettre en place le système de contrôle antiterroriste des fournisseurs
• Constituer le document de travail de la division procurement : contrats bailleurs, liste FC et PN, budget et plan d’achat
• Mettre en place un système de classement et de circulation de document
• Préparer les accords-cadres avec les fournisseurs
• S’assurer que les agents d'approvisionnement conservent tous les documents d'achat pour le contrôle et l'audit

3. Communication et réseautage
• Entretenir un dialogue continu avec les parties requérantes et le personnel des finances de favoriser une communication fluide et efficace des achats à travers la mission
• Entretenir une relation étroite avec les départements, projets et l’extérieur à travers la communication écrite et autres et fournir des informations sur les priorités, les spécifications et les livraisons
• Effectuer des visites régulières chez les fournisseurs pour garantir des procédures de passation des marchés appropriés sont maintenus
• Préparer des notes de passation des marchés et répondre aux questions des contacts internes et externes concernés
• Assurer la liaison avec les fournisseurs locaux et internationaux.

4. Dépôt, classification et de notification :
• Veiller à ce que toutes les informations pertinentes sur les achats terminés sont déposés correctement
• Préparer des rapports mensuels sur l'état de l'approvisionnement local et international et d'informer les sections concernées
• Répondre adéquatement et en temps opportun aux demandes d'audit
• Fournir un rapport sur l’état d’avancement des priorités des départements Administration, Logistique et Approvisionnement de la mission en tant réel.

5. Maintenir la liste des vendeurs de CARE :
• Mettre en place la liste des fournisseurs agréés et les documents annexes
• Maintenir à jour la liste des fournisseurs (commerces p.ex. fixes, du matériel, des outils, du mobilier, etc) et les met à disposition sur demande
• Recueillir des données sur les prix auprès des fournisseurs chaque 6 mois et analyser les informations recueillies, produire un rapport à des fins de référence par les Finances, les Opérations et les autres demandeurs
• Mettre sur pied le Comité des Achats afin d’Identifier les sources de fournisseurs potentiels
• Comprendre et supprimer les fournisseurs potentiels à partir de la liste des fournisseurs selon les procédures internes
• Assister à l'évaluation des soumissions cachetées selon les procédures de CARE
• Assurer de suivre la procédure du manuel de passation des marchés.

6. Planification, budgétisation, suivi et établissement de rapports :
• Veiller à ce que les activités de CARE et opérations de gestion soient mises en œuvre par la mission dans le respect des valeurs, des politiques, des procédures d'exploitation normalisées et des lois haïtiennes.
• Diriger et gérer la structure la Logistique en alignant, les systèmes, les plans de travail, les budgets et les ressources disponibles pour fournir en temps opportun, le soutien nécessaire et des services logistique à tous les projets et activités de CARE.
• Développer et exécuter des systèmes pour une bonne gestion de la Logistique en conformité avec les lois locales et les règlements, les politiques de CARE et les exigences des bailleurs de fonds.
• Préparer annuellement le budget du Département de la Logistique ;
• Gérer le budget du département et s’assurer que toutes les dépenses soient effectuées suivant les normes et procédures, conformément au budget établi.
• Assurer un suivi régulier de la bonne exécution du budget de la logistique en effectuant des contrôles au besoin,
• Assurer la mise en œuvre des recommandations des différents audits.
• Assurer la présentation en temps opportun des rapports administratifs et financiers nécessaires aux directeurs de projet et les autres départements sur demande.
• Contribuer à l'élaboration et l'exécution de l’AOP de la mission et fournir un soutien aux plans opérationnels, son exécution et son suivi. Etablir les mesures de performances des différentes unités.

7. Gestionnaire des contrats d’assurance, de location de CARE
• Responsable de la gestion des contrats de location et de services, d’assurances en conformité avec les lois haïtiennes, les ressources disponibles, et dans un environnement avec des contrôles internes adéquats.
• S’assurer de la légalité des contrats, que leurs termes correspondent aux standards de CARE ; s’assurer de leur renouvellement, s’assurer du paiement des loyers et de la mise à jour du “lease schedule”.
• Préparer / suivre les assurances internationales et les réclamations.
• S’assurer que les locaux loués répondent aux critères de CARE et que les négociations soient ouvertes et transparentes.
• S'assurer que les fins de contrats soient traitées de façon professionnelle (ex: lettre, payement, remise des lieux).

8. Collaborer avec les Responsables de projet et les autres départements à:
• S’assurer que les unités administratives sous sa supervision fournissent l’appui nécessaire aux programmes de manière efficace et suivant les normes et procédures de CARE et ceux des bailleurs de fonds ;
• S’assurer que les tâches assignées ou les demandes formulées au département trouvent une réponse rapide et professionnelle ;
• Donner des feedbacks constamment sur la structure du département afin qu’elle soit rationnelle, appropriée aux besoins et claire pour tous ;
• Assurer la communication des procédures administratives au sein de la mission, avec les partenaires et autres parties prenantes ;

9. Gestion du personnel de la Logistique :
• Assurer la supervision administrative de l'ensemble du personnel de la Logistique.
• Responsable de la gestion de la performance (y compris les résultats réguliers, les évaluations annuelles, les récompenses, la formation, le coaching et le soutien du développement de carrière).
• S’assurer que tous les PAR sont remis mensuellement et préparer pour le staff n’ayant pas la capacité ou accès à un ordinateur.
• Promouvoir et faciliter le développement du personnel et des systèmes durables et de participer à la fertilisation croisée et l'échange de connaissances entre les opérations, la logistique et le reste du personnel de CARE.
• Contribuer au leadership et à la gestion des talents pour le développement des ressources et des activités de communication stratégiques qui contribuent à la durabilité ou l'expansion des programmes de CARE.
• Assurer un développement personnel continu et l’apprentissage ;
• Etre au courant des développements dans le secteur, y compris des exemples de meilleures pratiques dans le pays et à l'étranger ou à travers le réseau de CARE ;
• Consolider l’esprit et le travail d’équipe.

10. Gestion de l’environnement des bureaux de CARE :
• S’assurer que l’entretien et la maintenance des locaux de CARE soit faite de manière efficiente ;
• S’assurer que les factures d’eau, d’électricité et de téléphone pour le bureau de PAP et les maisons des internationaux soient conformes à la consommation réelle et payées dans le délai imparti.
• S’assurer que l’analyse et le paiement des factures de communication, eau, électricité, internet, location d’appartement, sont réalisés régulièrement et faire le suivi approprié avec le fournisseur de service pour résoudre tout problème enregistré.

11. Gestion du Patrimoine de CARE :
• S’assurer que la gestion du patrimoine de CARE est efficace et fiable ;
• Coordonner les différentes activités d’inventaire physique, de réconciliation des données du registre des biens par rapport au module de gestion d’actifs du logiciel existant ; Responsabiliser le personnel de CARE face à l’utilisation des biens ;

12. Supervision de la Flotte :
• S’assurer que les rapports d’utilisation personnelle de véhicules sont soumis aux personnes concernées
• Etre Responsable de la révision et analyse des rapports de carburant et pièces détachées.
• S’assurer que l’inventaire semestriel des outils du garage et des pièces détachées soit respecté.
• Superviser, diriger et développer les compétences du staff, y compris la révision de leur performance, des rencontres hebdomadaires pour orienter les activités
• Rechercher des séances de recyclage auprès des fournisseurs de véhicules pour renforcer la capacité technique des mécaniciens
• Respecter et renforcer les politiques et procédures en vigueur
• Elaborer les objectifs et s’assurer que le staff atteigne les résultats prévus
• Préparer, analyser et réviser fréquemment le benchmarking de la flotte

13. Management :
• Mettre à jour l’organigramme du département Administration Logistique et Procurement en fonction du développement du CO
• Planifier et réaliser les évaluations et les recrutements du staff sous son autorité ;
• Gérer le développement des relations partenariales sur les aspects logistiques tels que les achats, la gestion du stock, les rapports logistiques, en particulier s’assurer d’une relecture exhaustive et dans les délais de la documentation logistique e
• Représenter CARE dans les réseaux pertinents de logistique et de communication, en construisant activement des relations partenariales pertinentes (clusters logistiques etc…)
• Participer activement aux réunions de coordination au niveau du pays en communiquant des informations sur les progrès et sur les risques
• Contribuer aux propositions pour les bailleurs, à l’élaboration des budgets et des rapports
• Contribuer à l’élaboration d’une réponse d’urgence et aux efforts de planification des éventualités pour satisfaire les besoins en approvisionnement et en logistique ainsi qu’à leur mise en œuvre
Exécuter toutes autres taches à la demande du superviseur du poste.

• Minimum 5 ans d’expérience dans le domaine de l’administration, des achats et ou de la finance ;
• Détenteur d’un diplôme supérieur universitaire en administration ou gestion ;
• Bon niveau en langue française et anglaise ;
• Excellente maîtrise de l’outil informatique ;
• Forte connaissance en système de contrôle interne, droit commercial et commerce international ;
• Grande capacité de supervision ;
• Bon sens de leadership ;
• Forte capacité d’analyse et de prise de décision ;
• Capacité de travailler sans supervision ;
• Avoir le sens de l’éthique humanitaire.

Il est porté à la connaissance de tous que CARE ne passe par aucun intermédiaire pour recruter son personnel.
Méfiez-vous des gens qui vous feraient des propositions d’emploi en notre nom.
Seuls les candidats dont le profil satisfait au exigences du poste seront contactés.

III. Autorité/Autonomie
Le superviseur direct du Coordonnateur Administration, Approvisionnement et Logistique est le Directeur Financier. Le titulaire du poste supervise directement les officiers d’achats, l’équipe Administration, l’équipe logistique du bureau de Port-au-Prince et les sous bureaux. Il est autorisé à exécuter des dépenses selon le montant indiqué sur la forme ASF.

Les compétences requises sont les suivantes : le respect, la responsabilité, le courage, l'excellence, la responsabilité, la capacité d'analyse, le réseautage, l'adaptabilité, l'action initier, construire des partenariats, la communication avec l'impact, l'orientation client, la facilitation du changement, coaching, gestion de la performance pour le succès, fabrication, la planification et l'organisation de décision opérationnelle.

IV. Contacts/Relations clés
• Contact Interne : CD, ACD-PS et Programme, Contrôleur financier, Chef de secteur.
• Contact Externe : Fournisseurs, autres bureaux du CI, HQ, DR, DRD-PS.

V. Conditions de travail
Ce poste est basé à Port-au-Prince avec la possibilité de déplacements sur le terrain.

Merci de soumettre votre candidature en envoyant votre CV, lettre de motivation, copies de diplômes et certificat en mentionnant le poste pour lequel vous postulez.

« CARE adopte une tolérance zéro contre tout acte d’exploitation, d’abus sexuels ou de maltraitance sous quelque forme que ce soit ! En accord avec nos valeurs fondamentales, nous luttons contre la fraude, la discrimination, les appropriations illicites et toute autre action répréhensible ».