Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l'élimination de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.

Le/la Officier (ère) Administration et Ressources Humaines, en étroite collaboration avec le reste de l’équipe, apporte son support dans la mise en œuvre de toutes les tâches liées à l’administration. Elle/Il apporte également un appui à la gestion des ressources humaines. Il/elle est aussi chargé(e) de la supervision du personnel de soutien, placé sous sa tutelle.

Tâches et responsabilités principales, y compris, mais sans s'y limiter:

1.Administration générale
• Appuyer le responsable du département pour s’assurer que les activités administratives sont gérées et administrées conformément aux règles et procédures de Concern Haiti ;
• Assister la responsable du département dans la planification et l’arrangement d’espace de travail et la fourniture de matériels et équipements nécessaires pour le staff ;
• Préparer les réquisitions (Supplies Request) et les demandes de paiement (PRF) en lien avec l’Administration;
• Gérer quotidiennement les fournitures du bureau et tout autre stock mis à sa disposition et alerter le niveau de stock à temps - planifier les commandes suivant les rapports de stock ;
• Contribuer à faciliter l’organisation des ateliers et des sessions de formations quand cela s’avère nécessaire ;
• S’assurer de l’arrangement et de la disposition de la salle de réunion au besoin ;
• Préparer et faire le suivi des paiements pour toutes les réquisitions en lien avec l’administration et le staff international ;
• Informer immédiatement le supérieur hiérarchique des problèmes imprévus ou des retards dans le travail programmé ;
• Assurer les tâches administratives en lien avec la réception : réception des visiteurs, distribution de courriers, distribution de fournitures de bureau, scan de documents, reliure de documents, drafts de lettres etc….
• Contrôler la liste de téléphones du plan de Digicel et le mettre à jour au moment opportun ;
• S’assurer de la gestion des visiteurs (présentation au staff, téléphone, hébergement, transport).
2. Appuyer à la gestion des locaux et matériel
• Assurer le suivi de tous les contrats de location des maisons et autres infrastructures de Concern Haïti et faire en sorte que Concern Haïti remplisse ses obligations administratives par rapport à ses fournisseurs;
• Garder une base de données pour le suivi des contrats, faire la mise à jour et la partager avec la responsable de l’Administration et des Ressources Humaines ;
• Préparer les Supplies Request (SR) les demandes de paiements (PRF) des contrats de location bureaux et des appartements ;
• Gérer les contrats de service en lien avec le fonctionnement des infrastructures et à l’administration (Dinepa, EDH, communications, etc…);
• S’assurer de la bonne maintenance de tous les locaux de Concern à Port-au-Prince et fournir un appui à la gestion des résidences du personnel international;
• Réaliser l’inventaire annuel des matériels dans les résidences de Concern et assurer la mise à jour à chaque nouvelle acquisition ;
• Assister dans la maintenance et gestion de l’inventaire des équipements.
3.Gestion et Supervision
• Gérer et superviser directement le personnel de support du bureau central (Facilities assistant, Agents polyvalents et Gardiens) ;
• Réaliser la révision de performance du personnel supervisé ;
• Garder une base de données sur le plan de formation du staff supervisé (Facilities assistant, Agents polyvalents et Gardiens).
• Préparer les timesheet pour le personnel de support (Facilities assistant, Agents polyvalents et Gardiens) ;
• Faire le suivi des fiches d’inductions pour les nouveaux staffs (national et international).
4. Appui à la Gestion des Ressources Humaines
• En coopération avec la/le responsable de département, faire le suivi de la planification des congés des personnels administratifs, financiers et logistiques ;
• Préparer et faire le suivi des correspondances en lien avec les Ressources Humaines : INASSA, ONA, OFATMA, l’avocat, Certificats de travail etc… ;
• Aider dans la préparation des contrats des employés temporaires et le suivi de leurs paiements ;
• Faire le calcul des primes de nuit et des heures supplémentaires pour le personnel de soutien et les gardiens et les soumettre aux RH pour suivi;
• Assister la responsable du département dans le processus de recrutement (publication d’offre d’emploi, suivi tests techniques, entretien etc… ;
• Préparer la documentation pour l’application et le renouvellement des permis de séjour pour le staff international.
5. En tant que membre de l'équipe support, fournir de manière proactive des services de ressourcement de haute qualité et un soutien efficace au personnel de l'organisation. Y compris, mais sans s'y limiter:
• En tant que membre de l'équipe support, travailler en collaboration avec d'autres équipes, (départements et programmes) afin d’assurer que les meilleures pratiques administratives programmes sont entendues, comprises, promues et diffusés ;
• Faire preuve des attitudes, valeurs et actions qui sont en ligne avec les principes d’égalité et d’équité et promouvoir une culture de travail au bureau ainsi que dans les communautés qui favorise le respect envers les autres, l’inclusion et la diversité, et la transformation des normes de genre ;
• Participation active aux réunions mensuelles des staffs, en contribuant de manière significative aux décisions en matière de politique et d'orientation stratégique ;
• Promouvoir une culture de travail collaboratif et amical au sein de l'équipe, partage actif d'informations et de connaissances afin de permettre à l'équipe d’assurer un soutien efficace pour le reste de l'organisation ;
• Travailler de manière enthousiaste au sein de l'équipe de Concern en soutenant les collègues seniors de l'ensemble de l'organisation pour atteindre les résultats organisationnels ;
• Veiller à ce que les politiques et les stratégies de Concern Worldwide soient incorporées dans notre travail, ainsi que proposer, mettre à jour et mettre en œuvre des changements aux politiques et stratégies existantes au sein du programme au Haiti ;
• Toutes autres tâches relatives à ses fonctions qui pourraient lui être demandé par son superviseur.

• Bac + 1 en Administration ou dans une discipline (Assistance Administrative) connexe d’un établissement reconnu.
• Expérience professionnelle d’au moins deux (2) ans dans la gestion administrative
• Expérience d’au moins (1) un an au sein d’une ONG, un atout
• Connaissance opérationnelle des logiciels Microsoft Office et Microsoft Outlook
• Maîtrise du français ; l'anglais serait un atout, y compris de solides compétences en matière de communication écrite et orale et de relations interpersonnelles, et capacité à interagir de manière productive avec les partenaires, les visiteurs et les parties prenantes
• Capacité à s'organiser, à planifier efficacement, à travailler sous pression et souvent à respecter des délais stricts
• Capacité à travailler de manière indépendante et à gérer un flux de travail important.
• Empathie pour les objectifs de l'organisation.

Nous aimerions également :
• Être culturellement sensible et empathique envers les autres
• Être capable de travailler sous pression et de respecter des délais stricts ;
• Avoir le sens de l'humour
• Avoir une attitude positive et orientée vers la recherche de solutions
• Connaître le Standard humanitaire de base et son application.

Caractère essentiel
• Qualités en communication et goût pour le travail en équipe
• Patience et bon esprit d’équipe
• Intégrité personnelle
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité à maintenir le plus haut degré de discrétion et de confidentialité
• Proactivité, anticipation
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives
• Capacité d’organisation du travail
• Capable de gérer efficacement la charge de travail importante
• Connaissances du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit) Compétences essentielles
• Connaissance des outils liés aux procédures administratives
• Planification et organisation
• Maîtrise de Microsoft Office Professional
• Comprendre les autres
• Rigueur/attention aux détails Compétences préférées
• Aptitude à apprendre
• Flexibilité
• Pensée créatrice
• Indépendance

• Les dossiers incomplets ou ne répondant pas au profil recherché ne seront pas traités.
• Les Candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s par téléphone et/ou mail à venir passer un test.
• Après les tests, seuls les candidat(e)s ayant obtenu un score acceptable et établit par Concern seront contactés pour un entretien.

Un CV détaillé d’un maximum de 4 pages avec les références du candidat,
Une lettre de motivation,
Une copie du matricule fiscal
Une copie d’une pièce d’identité valide et une copie du Certificat de Bonne vie et de moeurs delivre par la DIrection Centrale de la Police Judiciaire (DCPJ);

Concern est un employeur qui promeut légalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à tous(tes) les candidats(tes) qui pensent qu'ils/elles répondent aux exigences du poste. Aucun(ne) employé(e) ou individu à Concern n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l'échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d'un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Ceci est contre la politique de Concern et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l'argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon à faire partie du processus, prière de bien vouloir porter votre plainte auprès de la Directrice Pays, ou quelqu'un d'autre en qui vous avez confiance.

Concern a un Code de Conduite (CCoC) avec trois politiques connexes : la Politique de Protection des Participants aux Programmes (P4), la Politique de Protection de l’Enfant et la Politique contre la Traite des Personnes. Ces documents ont été développés pour assurer la protection maximale des participants aux programmes contre l’exploitation, et clarifier les responsabilités du personnel, des consultants, des visiteurs aux programmes et des organisations partenaires de Concern ainsi que les normes de conduite attendues d’eux. Dans ce contexte, le personnel de Concern a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer à atteindre et à maintenir les plus hauts standards dans la conduite quotidienne de son travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout candidat à qui l’on offre un emploi chez Concern Worldwide devra signer le Code de Conduite et les politiques connexes comme annexes de leur contrat de travail. En signant le Code de Conduite de Concern, les candidats confirment qu’ils ont compris le contenu du Code de Conduite de Concern et des politiques connexes et qu’ils acceptent de se comporter conformément aux dispositions de ces politiques. En outre, Concern s’engage au Safeguarding et à la protection des adultes et enfants vulnérables dans notre travail. Nous ferons tout notre possible pour veiller à ce que seules les personnes aptes à travailler ou à faire du bénévolat auprès des adultes et des enfants vulnérables soient recrutées par nous pour de tels rôles. Subséquemment, le travail ou le bénévolat avec Concern est soumis à une séries de vérifications et d’enquêtes, y compris la vérification des antécédents criminels des candidats et volontaires.