Palmis Enèji est une entreprise sociale haïtienne ayant pour mission de donner accès aux ménages en situation de précarité énergétique à des équipements et à des sources d’énergie plus efficaces et/ou renouvelables pour améliorer leurs conditions de vie, protéger leur santé et préserver l’environnement. Créée en 2015 par Entrepreneurs du Monde, Palmis Enèji est présente dans cinq départements du pays à travers un réseau de boutiques, de revendeurs micro franchisés et de partenaires. Depuis sa création, l’entreprise a équipé 43 200 personnes avec des lampes solaires, des réchauds de cuisson améliorés et des réchauds GPL. Palmis Enèji est l’expert de l’accès à l’énergie pour les plus démunis en Haïti : sa gamme de produit, complétée par un service après-vente de proximité et des services financiers adaptés, lui permet de servir toutes les populations rurales et aussi urbaines.
En 2021, Palmis Enèji a fusionné avec Osez l’Entreprise, un ancien programme d’Entrepreneurs du Monde dédié au financement, à l’accompagnement et au développement de Très Petites Entreprises (TPE), à la formation des petits entrepreneurs, au pilotage de projets et à la réalisation d’études et d’enquêtes. Osez l’entreprise a contribué à créer de 2010 à 2019 plus de 200 entreprises, a formé plus de 500 petits entrepreneurs et a réalisé des dizaines d’études pour le compte d’Organisations tant nationales qu’internationales.
Grâce à cette fusion Palmis Enèji s’est dotée d’une véritable unité spécialisée en Gestion-conseil, diagnostic et évaluation d’organisations, en accompagnement à la création de très Petite Entreprise (TPE) et en coaching.
Palmis Enèji recherche une Assistante Administrative. Elle est sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du Responsable Administratif et Financier de Palmis Enèji. Elle appuie la responsable administrative et financière d’entrepreneurs du Monde dans ses fonctions, travaille en collaboration avec l’ensemble de l’équipe et soutient les différents responsables d'activité.

Secrétariat. Accueil. Administration. Organisation
Concevoir ou participer à la conception de tout document ou outil nécessaire au Bon fonctionnement des deux structures
Assurer la Gestion des matériels et fournitures
Administrer le personnel de soutien (femme de ménage, gardiens, messagers, etc.)
Vérifier et tenir à jour les registres courants : demande de matériels, demande de fournitures et autres outils qui seront mis en place...)
Assurer la fonction accueil
S’assurer du classement, de l’archivage des documents, physique et numérique ;
Effectuer un suivi des courriers et gérer la correspondance électronique et physique
Gestion administrative des Ressources Humaines
Effectuer les préparatifs à l'arrivée d'un nouveau collaborateur: matériel à mettre à sa disposition, documents, espace d travail, etc.
Accueillir les nouveaux collaborateurs
Récupérer les matériels lors du départ du collaborateur
Vérifier initialement l’intégralité des dossiers du personnel avec les outils existants les mettre à jour, les classer ;
Etablir les notes de Service et s’assurer de Ieur communication et compréhension aux employés concernés.
Remettre aux employés qui en font la demande, tout formulaire nécessaire (demande de congés, demande de réquisition, etc. …)
Maintenir un système de gestion de l’information concernant le personnel, y compris la documentation sur les nouvelles nominations, les congés, la permanence, les transferts, les démissions et les calendriers d’évaluation.
Mettre à jour et diffuser le fichier de suivi des congés.
Préparer la paye, distribuer les feuilles de paie aux employés ;
S’assurer du paiement des cotisations sociales en faisant les préparations nécessaires (courrier, achat de chèques de direction, etc.),
Participer au recrutement: publication des offres d'emploi, gestion des CV, sélection, contacter les postulants
Planifier et organiser les évènements : (Anniversaires, pots de départ, fête de fin d’année).
Comptabilité, Finance
Gérer et administrer la petite caisse
Contrôler les pièces justificatives, les scanner
Gestion des contrats: classement, numérisation, suivi des paiements, échéances, etc.
Assurer la Préparation et suivi des factures pour l’Unité De Service "Etudes et Prestations"
Classer les États de compte, s’assurer qu’ils soient complets, visés et approuvés par les responsables
Assurer la Gestion des documents comptables, en assurant leur classement, l’archivage et leur conformité
Recevoir et faire le suivi des factures des différents fournisseurs de service : (AIC, Le Nouvelliste, CAMEP, EDH, etc.)
Préparer les ordres de décaissement selon les directives du service de comptabilité ou de la Direction Générale
Préparer les chèques selon les consignes données par le Comptable ou le Directeur général ;
A prévoir ultérieurement et suivant la charge de travail : selon la délégation qui lui sera faite, saisir tout ou en partie des informations des pièces comptables dans le logiciel adéquat ;

Modalités d’accueil
L’entreprise, ses structures et ses fonctions (opérationnelles et fonctions support) ;
L’environnement externe et interne de l’entreprise ;
Connaissances de base en comptabilité : journaux, livres auxiliaires, Grand-Livre ;
Notions de fiscalité ;
Technique de prise de notes
Technique d’écriture rapide
Rigueur et organisation
Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles ;
La formation pour tout public
Très bonne capacité de rédaction (les lettres de motivation seront particulièrement observées) ;
Savoir bien utiliser les logiciels de bureautique : Word, Excel, Outlook et Powerpoint;
Savoir organiser et anticiper
Savoir être rigoureux et méthodique.
Savoir écouter son interlocuteur, analyser son idée et l’aider à la formuler ;
Savoir prendre des initiatives ; Proposer des idées et les mettre en place
Savoir se fixer des priorités ;
Savoir s’impliquer dans un travail de groupe, coordonner ses activités avec celles de ses collègues.
Avoir envie d’apprendre en continue sans vouloir rester assis derrière un bureau ;
Respect de la hiérarchie, sens de la discrétion

Être diplômée en Secrétariat de direction, français, créole, anglais (obligatoire), au moins 3 ans d'expériences professionnelles sur un poste similaire surtout avec une ONG ou une entreprise commerciale, au moins une (1) année d’expériences dans un service en tant que comptable

Rémunération : en fonction de l’expérience et de la grille salariale de l’entreprise. CDD 1 an, renouvelable sous condition

CV + 1 lettre de Motivation dans laquelle le candidat explicite clairement ses raisons de postuler à ce poste précisément

(Pas de candidature papier acceptée – Les mails supérieurs á 5 MO seront systématiquement rejetés)