L'Institut pour la Santé la Population et le Développement (ISPD) est une organisation à but non lucratif travaillant principalement dans le secteur de la santé en Haïti fournissant un appui technique au Ministère de la Santé à travers le Programme National de Lutte contre le Sida (PNLS) et le Département de Santé Familiale (DSF) pour améliorer la qualité des services fournis à la population haïtienne, y compris les soins du VIH et les services de santé maternelle, ainsi que la prévention et la gestion des maladies infantiles.
Agent Administratif Logistique

L'Institut pour la Santé la Population et le Développement (ISPD) est une organisation à but non lucratif travaillant principalement dans le secteur de la santé en Haïti fournissant un appui technique au Ministère de la Santé à travers le Programme National de Lutte contre le Sida (PNLS) et le Département de Santé Familiale (DSF) pour améliorer la qualité des services fournis à la population haïtienne, y compris les soins du VIH et les services de santé maternelle, ainsi que la prévention et la gestion des maladies infantiles.
Agent Administratif Logistique

ISPD est actuellement à la recherche de candidats qualifiés pour un poste d'Agent Administratif Logistique. Sous la supervision directe du Responsable des opérations, le titulaire supervisera toute la gestion des stocks et fournira un soutien logistique aux projets de l'ISPD. L’officier logistique s’occupe de la gestion quotidienne du patrimoine, de la flotte, du processus de dédouanement et de vente aux enchères. Il supporte également le département des opérations dans les suivis d’entretien et de maintenance des bâtiments et des véhicules et l’inventaire des actifs.

Responsabilités et taches spécifiques

L’officier Logistique sera responsable des activités suivantes :

Responsabilités & tâches vis-à-vis du transport
1) Vérification des aspects liés à la sécurité lors de la planification du transport de matériels vers les sous-bureaux ou tout autre site ciblé en collaboration avec les responsables ou personnes de contact des projets et du département de sécurité ;
2) Superviser les chauffeurs et faire les suivis de paiement des manutentionnaires ;
3) S’assurer que les conditions de transport de matériels sont adaptées et que les documents administratifs soient dûment remplis et conformes aux procédures en vigueur (Forme de demande de transport, TPF, Feuille de route, Forme de réquisition de matériel, etc…) ;
4) Prendre soin de sécuriser la cargaison : bien l’attacher (cordes, lacets), la protéger contre les intempéries ;
5) S'assurer que les chauffeurs respectent les politiques d’utilisation des véhicules de l'ISPD et qu'un système de gestion efficace de la flotte est établi avec un minimum de risques pour l’ISPD ;
6) Former les chauffeurs à l'entretien et à la conduite non-agressive des véhicules, aux protocoles de sécurité et de déplacement, aux procédures standard et à surveiller en permanence leurs compétences (conducteurs) ;
7) Superviser la planification de l'attribution des véhicules afin de répondre de manière optimale aux besoins du programme ;
8) Superviser la réparation et l'entretien régulier des véhicules ;
9) Surveiller la consommation de carburant et soumettre un rapport mensuel.
Responsabilités & tâches vis-à-vis des actifs ;
1) Signaler les biens endommagés et réparer si nécessaire ;
2) Soumettre un rapport mensuel des actifs ;
3) Compléter un inventaire des actifs tous les 6 mois ;
4) Assurer une bonne gestion des mobiliers ; enregistrer tous les nouveaux actifs les étiqueter et les réattribuer conformément à la demande et aux procédures en vigueur.
Responsabilités & tâches en rapport à la vérification et au contrôle du petit stock
1) Vérification périodique du stock de produits d’entretien et de consommation et faire les suivis de renflouement dans le délai imparti afin d’éviter toute rupture de stock ;
2) Informer l’Operations Manager des besoins constatés en termes de renflouement de stock de produits d’entretien et de consommation et des travaux d’entretien et lui faire part de toute suggestion pour l’amélioration de la qualité du service fourni ;
3) Réaliser un spot check mensuel de l’espaces de stockage ;
4) Soumettre le rapport mensuel et d’analyse des produits de consommation ;
5) Mettre en place des fiches de contrôle et de suivi qualité des différentes activités périodiques sous sa responsabilité ;
6) Produit un rapport mensuel de facturation des services du garage, dans la mise en place/ application des fiches de contrôle et des délais des services fournis par le garage ;
7) Assurer le stockage et l'entreposage appropriés des actifs et des stocks de programme, y compris la réception et la distribution appropriées des stocks, la maintenance des cartes de bacs mises à jour, et l'inventaire physique régulier et des contrôles ponctuels des actifs et du matériel de bureau conformément aux systèmes standard de l’ISPD ;
8) Assurer le codage et l'étiquetage approprié des actifs et le maintien d'un inventaire d'actifs à jour et approprié pour l'équipement de l'équipe de projet.

Responsabilités & tâches relatives aux Commodités
1) Organiser l’espace de travail, le matériel de bureau approprié pour tout nouveau staff ;
2) S’assurer de l’entretien routinier et de la réparation de tous les équipements du bureau au besoin et préparer un calendrier de maintenance et d’entretien selon les activités propres à ISPD ;
3) Identifier tout autre besoin additionnel nécessaire au bon fonctionnement du bureau ;
4) S’assurer que les installations fonctionnent normalement et sont bien équipées, opérationnelles et bien entretenues ;
5) Faire respecter les bonnes pratiques d’entretien, de réparation des locaux conformément aux directives de sécurité, aux politiques et procédures d’ISPD ;
6) S’assurer de la gestion, de l’utilisation, de la réparation et de la disposition des équipements ;
7) S’assurer que les bureaux et espaces de rangement sont bien entretenus et bien gérés ;
8) Supporter l’équipe dans l’entretien et la réparation de tous les équipements du programme ;
9) Veiller à ce que les équipements et matériels sont correctement utilisés par le personnel ;
10) Œuvrer à la réalisation des objectifs globaux des Opérations et de la Flotte, à travers des relations managériales et latérales efficaces et par le travail d'équipe ;
11) S’assurer que toutes les installations hydrauliques, sanitaires, climatisation et électriques soient fonctionnelles et faire les suivis appropriés ;
12) Effectuer tous les suivis de dédouanement, de vente aux enchères, de la demande de franchise globale jusqu’à l’achèvement de ces activités ;
13) Organisation et classement des documents et rapports liés à la logistique.

Exécuter toute autre tâche relative telle qu’assignée.

• Niveau académique : Diplôme en Gestion Logistique / en Administration.
• Expériences techniques : 5 ans au moins dans un poste similaire ; connaissance des logiciels : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, internet.
• Habiletés : Être en bonne santé physique et mentale. Bonne adaptation au changement, grande capacité d’écoute, Sens de l’organisation et des responsabilités, esprit d’équipe et d’analyse, Bonne gestion des priorités, Capacité de résolution de problèmes, Prise de décision rapide et éclairée, Bonne capacité d’expression orale et écrite, La maitrise du français, du créole sont obligatoires, bonne connaissance de l’anglais (souhaitable).
• Habitudes de travail : Être ponctuel, se présenter de manière professionnelle, Être organisé, Être disponible, aptitude à travailler avec un minimum de supervision, Capacité à faire face à des situations stressantes et à travailler avec des moyens limités, Excellente capacité à gérer plusieurs tâches simultanées ainsi que des détails administratifs lorsque le rythme de travail augmente ou que l’environnement change constamment. Avoir de bonnes aptitudes de communication, de leadership Flexible et capable de s’adapter aux variations de condition de travail. Être capable de résoudre des problèmes pratiques et de réagir rapidement et calmement face tout changement ou situations d’urgence. Désireux et capable de se déplacer chaque fois que le travail l’exige. Motivé et dynamique avec un bon esprit de jugement et d ‘initiative. Excellentes capacités interpersonnelles. Être capable d’établir des priorités et de respecter les délais.
• Attitude : Courtois et serviable, motivé par les défis, bonne capacité de jugement, esprit critique, esprit d’initiative, innovation, précis, discret, rigueur, sérieux, honnêteté, discrétion, sens de l’éthique humanitaire. Faire preuve de diplomatie, patience, persistance et de proactivité. Faire preuve de discrétion concernant les informations confidentielles vues ou entendues. Haut niveau d’intégrité, de discrétion et de conduite personnelle.

- Curriculum Vitae
- Diplome