O B J E C T I F S D U P O S T E

Le/la Responsable finance et administration appuie et coordonne les services comptables et administratifs de la mission de Médecins du Monde Canada (MdM) Canada en Haïti. Il/Elle est le garant du respect des procédures administratives et financières de la mission.

P O S I T I O N N E M E N T D A N S L ’ÉQ U I P E


• Sous la responsabilité du Coordonnateur général
• Est le/la superviseur/e direct/e des comptables des différentes bases et du responsable logistique à Port-au-Prince
• Fait partie de l’équipe de coordination et travaille en collaboration avec l’ensemble du personnel MdM Canada en Haiti ainsi que de l’équipe finances et administration au siège de MdM à Montréal.

AC T I V I T ÉS D U P O S T E


• Général
- Assure l’adéquation entre les besoins financiers et administratifs de la mission en générale et des programmes en particulier ;
- Fait le diagnostic interne du département des finances et de l’administration, développe des outils appropriés si besoin et veille à leur mise en application ;
- En fonction des exigences des bailleurs de fonds et de saines pratiques de gestion, développe, standardise et veille à l’application des procédures, incluant le traitement et la vérification des documents nécessaires à la planification et au suivi des opérations ;
- Appuie et soutient la réalisation et le suivi des projets en ce qui a trait aux aspects comptables, financiers et administratifs ;
- Assure l’harmonisation et l’application des politiques financières et administratives de Médecins du Monde Canada pour les projets en Haïti avec le souci de leur amélioration constante ;
- Assure la bonne gestion, l’encadrement et l’évaluation des personnes sous sa responsabilité ;
- Organise au besoin des ateliers de travail visant à l’augmentation des capacités et des compétences de l’équipe comptable et administrative en Haïti.
- Effectue toute autre tâche qui lui est requise dans le cadre de ses fonctions et du bon fonctionnement financier et administratif de la mission en Haïti.


• Suivi administratif
- Assure le suivi de l’ensemble des dossiers légaux (Impôts, INSS, etc.) tout en respectant le Code du travail et les lois fiscales qui prévalent en Haïti ;
- Assure que tous les contrats des employé/e/s sur le terrain en Haïti soient conformes, à jour, et que les préavis de fin de contrat sont respectés;
- Assurer la mise à jour régulière du plan de répartition des ressources humaines sur le terrain et participe à la révision de l’organigramme lorsque nécessaire ;
- Assure que chaque employé/e sur le terrain en Haïti dispose d’un dossier complet tel que stipulé dans le Manuel des procédures de MdM Canada;
- Assure le suivi mensuel des feuilles de temps et des feuilles de paie, avant l’envoi au siège social
- Tient à jour le registre des congés de tout le personnel, en conformité avec la paie et les feuilles de temps
- Révise, au besoin, de concert avec le Coordonnateur général et les responsables concernés au siège, le Manuel des procédures administratives et financières ;
- Assure que les services logistiques de la mission de MdM Canada en Haïti sont bien offerts et que l’équipe logistique se conforme au protocole en la matière;
- Assure, à travers la supervision du responsable logistique, que les biens, matériels et équipements soient disponibles, en bon état et conformes aux procédures de MdM Canada.
- Assure et vérifie que tous les documents (achats, inventaires, certificats de donation, exemptions de taxes, transferts de propriété, etc.) soient ordonnés/conformes ;
- Assure un bon archivage des documents financiers et légaux de MdM Canada en Haïti.

• Suivi Financier
- Garantie la bonne tenue financière et budgétaire de la mission de MdM Canada en Haïti ;
- Appuie le Coordonnateur général et les responsables de programmes dans le suivi budgétaire et le développement stratégique de la mission ;
- Assure la mise en place et le bon fonctionnement des systèmes comptables adéquats et de la formation du personnel afférent ;
- Harmonise et met en œuvre les procédures financières de la mission ;
- Vérifie la documentation et la nature des transactions financières des rapports mensuels afin de s’assurer que le tout respecte l’application des normes et procédures des bailleurs de fonds et/ou de l’organisation ;
- S’assure que tous les rapports financiers mensuels et finaux sont produits, complets et approuvés par le Coordonnateur général et expédiés au siège social dans les délais prescrits ;
- Assure le suivi et le contrôle budgétaire des projets mensuellement ;
- Recueille, analyse et assure le suivi des prévisions de trésorerie des projets avant de les soumettre au Coordonnateur général pour approbation et demande de transfert au siège social ;
- Participe à la préparation des dossiers de vérification organisationnel et des projets ;
- Est responsable de la saine gestion de la trésorerie et de la protection des actifs sous sa responsabilité ;
- Dans le contexte de ce qui précède, s’assure de la formation continue de l’équipe comptable, selon les différents outils et documents utilisés par MdM Canada.

COORDINATION / REPRÉSENTATION /RAPPORTS ET DÉVELOPPEMENT DE PROJETS

• Participe aux réunions de coordination de MdM Canada en Haïti ;
• Peut être amené à représenter MdM Canada lors de réunions extérieures (bailleurs, inter-ONG, forums humanitaires) ;
• Participe aux réunions du réseau MdM en Haïti concernant les finances et l’administration ;
• Est appelé à se déplacer dans les zones d’intervention de MdM Canada pour des missions de vérifications internes et d’appui financier et administratif lorsque nécessaire;
• Participe au développement de nouveaux projets sur demande et en collaboration avec l’équipe de coordination ;
• Participe et dispense la formation financière et administrative aux comptables, responsable logistique et responsables de projet en ce qui a trait aux opérations financières et administratives .

COMPÉTENCES :

• Expérience minimum de 3 ans à un poste équivalent dans une ONG
• Expérience minimum de 7 ans dans des fonctions pertinentes en relation avec le poste
• Connaissances techniques en finance et en administration (gestion de budget, comptabilité, ressources humaines)
• Expérience en encadrement et en animation d'équipe
• Connaissances très avancées en Excel
• Bonnes connaissances en informatique (Word, Internet)
• Connaissance du logiciel comptable SAGA un grand atout.
• Excellente communication orale et écrite en français et créole (anglais un atout)
• Excellentes compétences relationnelles
• Polyvalence, adaptabilité, sens pratique
• Honnêteté, discrétion, disponibilité
• Capacité à travailler sous pression, autonomie et sens de l’organisation
• Patience et diplomatie, capacité d’écoute, pédagogie.

• Poste national
• Rémunération selon l’échelle salariale de MdM Canada en Haïti
• Avantages sociaux compétitifs

Veuillez nous envoyer votre curriculum vitae accompagné d’une lettre précisant les raisons qui motivent votre candidature à info@medecinsdumonde.ca