Considéré comme une position stratégique à HELP, la Réceptionniste est la principale responsable d’assurer le contact entre les visiteurs et les employés du centre de HELP. Elle est placée sous la supervision directe du responsable de l’administration. Elle travaille en synergie avec le vigile, considéré comme premier point de contact entre les visiteurs et le centre de HELP. Elle participe à la promotion de la mission de HELP à travers ses règles, principes et objectifs. La nature du poste exige de son occupant le souci de l’accueil, la flexibilité et une communication facile

1. Assurer une présence permanente au niveau de la réception durant les heures de bureau ; 2. Accueillir les visiteurs et coordonner leur rendez-vous avec les membres du staff ;
3. Faciliter la communication entre les étudiants et leurs conseillers ; 4. Contacter les conseillers par téléphone pour les rencontres mensuelles sous la demande des étudiants ;
5. Effectuer et répondre les appels et prendre les messages et les acheminer à leurs destinataires ;
6. Recevoir les correspondances et les acheminer à leurs destinataires ;
7. S’assurer que le distributeur d’eau (Intercooler) soit toujours rempli non seulement pour les usagers de HELP mais aussi pour les agents de sécurité assurant la garde la nuit ; 8. Recevoir les chèques de la comptabilité et en assurer les paiements. 9. Contacter les fournisseurs (eau potable, eau non potable, gaz propane) sous la demande des RCHE de chaque CHE et tenir un cahier de contrôle pour la livraison ;
10. Apporter un support aux différents départements lors des recrutement en appelant les candidats ; 11. Collecter et organiser les factures de vente à crédit ;
12. Suppléer l’Assistante Administrative lors de son congé annuel ; 13. Distribuer les matériels de nettoyage aux ménagères ; 14. Coordonner et assister aux réunions (staff et département Operations) et en préparer les rapports ; 15. Faire de la réception un endroit accueillant pour les visiteurs en la tenant propre et organisée ;

- Diplôme en science administrative, secrétariat ou autre science connexe.

- Expérience de travail au moins 2 ans avec des jeunes

- Expérience avec les logiciels Outlook, Word, Excel

- Très bonne maitrise de la langue française écrite et parlée et connaissance de la langue Anglaise (Un atout)

- Sens de leadership

- Capacité de travailler sous pression en respectant les délais impartis.

• Aptitude à établir et maintenir des relations de travail efficaces dans un milieu mixte (local et international)
• Capacité de lire et d’écrire l’Anglais (un atout)
• Capacité de travailler en autonomie et esprit d’équipe
• Capacité de travailler sous pression en respectant les délais impartis
• Capacité en gestion et résolution de conflits
• Compétences en communication verbale et écrite
• Compétences en relations publiques
• Connaissances et compétences en informatique bureautique
• Sens de leadership

CV et Lettre de motivation