Le Bureau du Coordonnateur Résident en Haiti procède au recrutement d’un(e) consultant(e) Assistant(e) Administratif(ve) basé(e) à Port au Prince. Sous la direction directe et la supervision de la Cheffe du Bureau du Coordonnateur Résident des Nations unies, et en coordination avec l’Assistante Exécutive du Coordinateur Résident, le ou la consultant(e) appuie le Bureau du Coordonnateur Résident dans la mise en œuvre du Programme Spotlight, spécifiquement dans les domaines suivants :
- l’organisation des réunions inter-agences ;
- la gestion des processus d’achat et du budget ;
- la gestion des questions des ressources humaines ;
- la gestion du matériel du programme ;
- la communication officielle ;
- la maintenance des procédures de protocole.
L’Assistant(e) Administratif(ve) travaille en étroite collaboration avec les agences des Nations Unies et les autorités nationales afin d’assurer un flux d'informations efficace sur le programme et un suivi adéquat.

• Assurer les tâches de secrétariat liées au Programme Spotlight ;
• Maintenir à jour les listes des groupes inter-agences et des différentes instances de coordination du programme, en l’occurrence le Comité de pilotage et le Comité de coordination technique ;
• Préparer les réunions inter-agences (invitations, etc.) ;
• Effectuer des tâches administratives telles que l'introduction de demandes de marchés publics, etc. via le portail de services IRIS ;
• Fournir des mises à jour du budget du Programme Spotlight, y compris sur les contributions et les dépenses entrantes ;
• Traiter les demandes de remboursement des autres dépenses et de la petite caisse ;
• Assurer la liaison avec le PNUD ou les agences fournissant des services opérationnels au Bureau du Coordonnateur Résident – sur les contrats de fournisseurs/ subventions, les achats, les paiements, etc. ;
• Préparer et maintenir à jour une liste du matériel du programme ;
• Préparer les voyages, la documentation (préparer les autorisations de voyage, visas) pour le nouveau personnel arrivant ;
• Effectuer les demandes de paiement des R&R du personnel international à travers Iris et assurer le suivi du paiement ;
• Assumer d'autres tâches selon les instructions de la Cheffe du Bureau de Coordonnateur Résident et/ou du Coordonnateur Résident des Nations unies.

Développement et efficacité opérationnelle :
Aptitude à mener un large éventail d’activités spécialisées visant à assurer un fonctionnement efficace du Bureau du Coordonnateur résident dans le cadre du Programme Spotlight, y compris la gestion des données et des horaires, la maintenance du protocole et la circulation de l’information.

Planification et organisation :
Définit des objectifs clairs et compatibles avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue suffisamment de temps et de ressources pour mener à bien ses travaux ; prévoit les risques et permet des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions selon les besoins; utilise le temps efficacement.

Communication :
Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste de l'intérêt pour une communication à double sens ; adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; fait preuve d'ouverture en partageant des informations et en tenant les gens informés.

Travail d'équipe :
Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l'organisation; sollicite des contributions en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres; est disposé à apprendre des autres; place l'agenda de l'équipe avant l'agenda personnel; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque de telles décisions peuvent ne pas refléter entièrement sa propre position; partage le crédit pour les réalisations de l'équipe et accepte la responsabilité commune pour les lacunes de l'équipe.

Responsabilité :
Assume toutes les responsabilités et honore les engagements ; fournit des produits pour lesquels on assume la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; opère dans le respect des règles et règlements de l'organisation ; soutient les subordonnés, assure la surveillance et assume la responsabilité des tâches déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres faiblesses et de celles de l'unité de travail, le cas échéant.

Sensibilisation technologique :
Se tenir au courant de la technologie disponible ; comprend l'applicabilité et les limites de la technologie au travail du bureau ; cherche activement à appliquer la technologie aux tâches appropriées ; montre sa volonté d'apprendre de nouvelles technologies

Education:
- Diplôme en Secrétariat. Un diplôme universitaire constitue un net avantage mais n’est pas obligatoire

Experience:
- Un minimum de 6 ans d'expérience professionnelle spécifique dans le domaine du secrétariat et de l’administration ou du Programme ;
- Capacité prouvée de travail sous pression dans un contexte difficile et avec un minimum de supervision ;
- Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, etc.) et connaissance approfondie des tableurs et logiciels de base des données ;
- Connaissance du Système des NU un atout.

Language Requirements:
- Une maîtrise parfaite du français et du créole, aussi bien écrit que parlé.
- Une très bonne connaissance pratique de l’anglais

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https://jobs.partneragencies.net/erecruitjobs.html?JobOpeningId=39323&HRS_JO_PST_SEQ=1&hrs_site_id=2