Le CECI-HAITI recherche pour emploi immédiat pour son bureau basé à Port-au-Prince
Un-e Secrétaire/Réceptionniste
Le-la Secrétaire /Réceptionniste rehausse l’image de l’organisation et joue un rôle important dans le fonctionnement du bureau en matière de communication, d’accueil des visiteurs et de support administratif.
Fonctions
« Une présence permanente est requise à la Réception »
• Recevoir et orienter les appels téléphoniques
• Répondre aux différentes demandes d’informations générales sur le CECI-Haïti
• Accueillir les visiteurs et les orienter vers les personnes qu’ils désirent rencontrer
• Prendre et transmettre les messages pour le personnel absent
• Recevoir et distribuer le courrier
• Tenir à jour le registre de correspondance
• Garder un tableau chronologique des lettres expédiées en vue de s’assurer que les accusés de réception des lettres sont bien signés par les destinataires et retournés au bureau
• S’assurer, en tout temps, que l’espace réservé à la réception soit propre, aéré et bien rangé et que le panneau d’affichage soit à jour
• Mettre à jour, périodiquement, la liste des postes téléphoniques, la liste d’adresses des employés et en assurer la distribution
• Actualiser la liste des coordonnées (adresses et téléphones) des ONG, partenaire locaux
• Assurer les services administratifs de base pour le personnel du CECI-Haïti (Infra et terrain) et les consultants de passage au bureau (appels téléphoniques, confirmation de départ avec les lignes aériennes ; préparation de mission, billets d’avion, réservation d’hôtel, photocopie, numérisation, si nécessaire ; etc.)
• Assurer la gestion des feuilles de temps
• Fournir un appui dans la planification logistique des réunions internes (réservation de salle, collation, etc.)
• Fournir une assistance administrative au Responsable des Politiques, procédures et contrats
• Fournir au besoin une assistance administrative à certains projets
• Effectuer divers travaux de secrétariat comme des lettres, des rapports, etc. sur demande
Appui aux Opérations et à la Comptabilité
• Assurer la transmission des bordereaux, factures et demandes de paiement
• Appuyer, au besoin, le Responsable des Opérations pour les demandes de paiement aux fins de suivi
• Transmettre au Responsable des Opérations les factures des fournisseurs de services
• Appuyer les chauffeurs et les Préposées à la maintenance dans la préparation des feuilles de temps
• Recevoir les feuilles de temps des bureaux régionaux et soumettre le rapport des feuilles à la Comptabilité pour des fins administratives
• Appuyer dans la préparation du rapport mensuel des photocopies sur la base du relevé de la Préposée à la maintenance et le soumettre au Contrôle Financier
• Appuyer dans la numérotation et la classification des pièces comptables
• Appuyer la Logistique dans la réception de matériels
• Réaliser tout mandat ad hoc relevant de sa compétence et demandé par le directeur du CECI-Haïti ou son représentant autorisé.
Qualifications Requises
Exigences et critères de sélection :
• Diplôme professionnel en Secrétariat d’une école reconnue
• Excellente connaissance de la suite Office de Microsoft (principalement Excel)
• Connaissance des logiciels comptables usuels
• Minimum trois (3) ans d’expérience pertinente dans un poste similaire (dans un environnement anglophone est un atout)
• Aptitude à travailler sous pression, et à respecter les délais, bon sens de l’organisation, de l’équité, de l’intégrité et souci du détail
• Maîtrise du français et du créole (parlé et écrit)
• Bonne capacité à travailler en équipe ; Polyvalence et autonomie
• Capacité à gérer les priorités ; sens d’initiative et de responsabilité
• Faire preuve de Flexibilité, d’honnêteté et de sens des responsabilités
• Capacité à établir et à maintenir les partenariats et les bonnes relations de travail
• Disponible pour travailler au besoin, en dehors des heures de bureau
• Disponible pour débuter immédiatement
Conditions de travail
• Contrat à durée déterminée
• Avantages sociaux concurrentiels
• Salaire à déterminer selon l’expérience
• Poste basé à Port-au-Prince
Dossier de candidature doit avoir ...
CV détaillé en français, copies de diplôme(s), deux (2) lettres de référence, une lettre de motivation manuscrite et exigible démontrant l’intérêt pour le poste.
Remarque contact
NB. - Postes ouverts aux candidats des deux sexes. - Seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées pour entrevue.
Réf : Poste Secrétaire-Réceptionniste / CECI-HAITI
