Supervision
L’Administrateur/rice est supervisé/e par le/la Directeur/trice des Opérations de l’UGP MSPP. En tant que personnel de l’UGP, le/la titulaire sera sujet à une évaluation de la performance annuelle suivant le processus standard de l’UGP.

Localisation et déplacements
Bureau de l’UGP MSPP, Delmas – Haïti avec les déplacements nécessaires au niveau national et possiblement des missions à l’international

Contexte
L’Unité de Gestion des Programmes (UGP) du MSPP a été créé en 2005 pour gérer les subventions de bailleurs de fonds pour le MSPP. Elle fournit une assistance technique à tous les sous-bénéficiaires pour atteindre les buts, objectifs, et cibles fixées dans le contexte des programmes appuyés. Dans ce cadre, elle travaille en forte collaboration avec les autres directions et unités du MSPP pour optimiser le financement fourni afin d’atteindre les résultats prévus, tout en assurant la conformité avec les règles, procédures, et dispositions standard liées à l’utilisation des fonds alloués par les bailleurs respectifs. Le personnel de l’UGP est responsable avec le MSPP sur toutes les questions qui touchent directement ou indirectement l’exécution des programmes mis en œuvre et l’utilisation des fonds alloués. Pour jouer ce rôle, l’UGP sert de liaison entre le Ministère (MSPP) et les bailleurs, et fournit au Ministère tous les éléments nécessaires à leurs interactions régulières avec ces bailleurs.

Résumé du poste
L’Administrateur/rice est le gestionnaire responsable du bon fonctionnement interne du bureau de l’UGP/MSPP. Il/elle s’assure de faciliter les opérations et activités au sein de l’institution. L’administration apporte logistique aux différentes sections du bureau de l’UGP. Il/elle s’assure de l’adoption d’une culture de service à la clientèle, de planification, et de coordination dans les activités de l’UGP, et aussi celles en rapport avec les autres entités du ministère, les bailleurs, les sous-récipiendaires et les contractants.
Son sens du leadership devra lui permettre de guider toute l’équipe de la logistique.
Le/la titulaire du poste doit veiller à ce que toutes les unités de l’UGP bénéficient de tout le support logistique nécessaire pour atteindre les objectifs selon les échéances fixées.

Responsabilités
Sous l’autorité du/de la Directeur/trice des Opérations de l’UGP MSPP, le/la titulaire du poste assume les responsabilités suivantes :
1) Réviser les documents de projet et coordonner les activités et opérations afin de garantir leur conformité avec les procédures et politiques de l’UGP et du MSPP en général, et en cas de problème, trouver les solutions rapides pour permettre l’exécution des projets.
2) Etablir une collaboration fonctionnelle efficace entre l’administration et les différentes sections de l’UGP.
3) Contribuer à l’efficacité et la promptitude de l'UGP dans la prestation de services par un soutien logistique. Le titulaire doit
o tenir un journal de tous les engagements
o veiller à ce que tous les délais soient respectés
o tenir compte des commentaires reçus et partager les informations pertinentes avec chaque département pour améliorer le processus.
4) S’assurer du classement, de l’archivage et de la conservation des documents importants du bureau, particulièrement les documents administratifs de projets.
5) Créer des dossiers et bases de données contenant les données personnelles, financières et autres de l’UGP et les mettre à jour régulièrement.
6) Superviser le personnel administratif et répartir les responsabilités.
7) S’assurer du bon contrôle et de l’inventaire des fournitures de bureau, ainsi que des biens et produits à distribuer aux sous-récipiendaires. Le titulaire devra s’assurer que les commandes de fournitures, biens, et services répondent aux besoins de l'UGP, et qu’ils soient livrés dans le délai convenu.
8) Gérer le calendrier des déplacements et s’assurer de la bonne coordination de la flotte automobile pour permettre la réalisation des activités.
9) Développer et mettre en œuvre une politique/norme de gestion du parc de véhicules de l’UGP avec les responsabilités clairement établies.
10) Soumettre les rapports requis dans les délais aux unités concernées du MSPP et aux bailleurs.
11) Maintenir le bureau et les installations en bon état, et s’assurer que les réparations nécessaires sont effectuées dans les plus brefs délais.
12) Assurer le processus d’intégration des nouveaux employés.
13) S’assurer que tous les employés de l’UGP sont rémunérés à temps.

La position étant co-financée par plusieurs bailleurs, le/la titulaire devra s’assurer de la conformité des activités financées avec les règles, procédures et standards de chaque bailleur.

Profil des compétences et qualifications requises
Education/formation et expériences
• Diplôme en administration des affaires, gestion, ou dans un domaine d'études connexe.
• Qualifications supplémentaires démontrant une formation dans des domaines tels que la gestion administrative, des opérations, la comptabilité et les finances et la gestion des relations sont un plus.
• Au moins trois(3) ans d'expérience vérifiable en administration de larges organisations/institutions.
• Une expérience de travail dans divers secteurs économiques et dans d’autres champs connexes est un atout.

Connaissances professionnelles, compétences et aptitudes
• Aptitudes de communication, coordination, et de travail en équipe et multidisciplinaire
• Sens de priorisation dans la coordination des différentes activités
• Compétences de facilitation et de recherche de consensus
• Capacités d’analyse et de synthèse
• Autonomie, rigueur et approche solution et résultats.
• Capacité de travailler en équipe pour atteindre les objectifs fixés par l'entreprise.
• Esprit d’initiative pour faire avancer les choses, s’appliquer aux tâches à accomplir et prendre les devants lorsque des obstacles surgissent.
• Bonne maîtrise du français et du créole haïtien. La connaissance de l’anglais est un atout mais non essentielle.
• Bonne maitrise des outils informatiques et de communications courants (MS Office, etc.)

Le dossier de candidature doit nécessairement comprendre une lettre de motivation, un CV selon le format requis et une copie de tous les diplômes, certificats et attestations, le tout sous enveloppe avec la mention : Candidature de (nom du candidat ou de la candidate) pour le poste d”administrateur du Bureau de l’Unité de Gestion des Projets

La date limite de dépôt des candidatures est prévue pour le 24 aout 2021 à 3h PM