L’Unité de Gestion des Programmes (UGP) du MSPP a été créé en 2005 pour gérer les subventions de bailleurs de fonds pour le MSPP. Elle fournit une assistance technique à tous les sous-bénéficiaires pour atteindre les buts, objectifs, et cibles fixées dans le contexte des programmes appuyés. Dans ce cadre, elle travaille en forte collaboration avec les autres directions et unités du MSPP pour optimiser le financement fourni afin d’atteindre les résultats prévus, tout en assurant la conformité avec les règles, procédures, et dispositions standard liées à l’utilisation des fonds alloués par les bailleurs respectifs. Le personnel de l’UGP est responsable avec le MSPP sur toutes les questions qui touchent directement ou indirectement l’exécution des programmes mis en œuvre et l’utilisation des fonds alloués. Pour jouer ce rôle, l’UGP sert de liaison entre le Ministère (MSPP) et les bailleurs, et fournit au Ministère tous les éléments nécessaires à leurs interactions régulières avec ces bailleurs.

Le/la Chargé/e Systèmes de Chaîne d’Approvisionnement en Santé est le gestionnaire technique des projets gérés par l’UGP/MSPP dans les domaines relatifs à la chaine d’approvisionnement du système de santé haïtien. Il/elle assure les fonctions de gestion de projet et de coordination technique entre les principales parties prenantes nécessaires à la bonne exécution des activités dans les domaines couverts par sa spécialité au sein des projets mis en œuvre par l’UGP, de veille et de point focal technique pour les partenaires techniques et financiers de l’UGP/ MSPP.
Les responsabilités de ce poste incluent présentement, mais ne sont pas limitées à ceux-ci, le Projet d’Appui au Renforcement de Systèmes de Santé (PROSYS) financé par la Banque Mondiale, et la subvention du Fonds Mondial pour le Renforcement du Système de Santé en Haïti (RSSH) et le Renforcement des Systèmes et de la Prestation des Services de Santé et l’Apport d’une Assistance Technique pour Améliorer les Résultats de Santé en Haïti financés par CDC incluant les fonds PEPFAR.
Le/la Chargé/e Système de Chaîne d’Approvisionnement en Santé partage la co-responsabilité de l’atteinte des objectifs et de la mise en œuvre des activités avec les entités du MSPP concernées.

Responsabilités
Sous l’autorité du Responsable des Portefeuilles de l’UGP MSPP et en collaboration avec les Directions et les Unités du MSPP bénéficiaires des projets gérés par l’UGP MSPP, les partenaires techniques et financiers de l’UGP MSPP et les différentes composantes de l’UGP MSPP telles que les Directions Administrative, financière, et d’audit interne, il/elle assume les responsabilités suivantes :
1) Gestion de projet
Il/elle est responsable de la bonne exécution des activités des projets dans son domaine d’intervention selon l’approche du cycle de projet notamment :
1.1) Fournir un appui direct aux directions et des unités concernées du MSPP et autres parties prenantes impliquées pour la planification opérationnelle et budgétaire des activités des projets et des requêtes associées, conformément aux exigences légales et de qualité requises ;
1.2) Assurer la révision technique et stratégique systématique des plans de travail proposés par les directions et les unités concernées du MSPP et autres parties prenantes impliquées au regard des plans du MSPP, des accords de financement et conventions partenaires, et soumission de sa recommandation pour validation par la Direction Technique de l’UGP ;
1.3) Assurer la révision des budgets sous-jacents aux plans de travail proposés par les directions et les unités concernées du MSPP et autres parties prenantes impliquées au regard des coûts du secteur, etc. afin d’assurer la cohérence des budgets avec les plans de travail et les objectifs des projets, la disponibilité budgétaire et la soumission de sa recommandation pour validation par le Responsable des Portefeuilles de l’UGP (inclus les réallocations de fonds éventuellement nécessaires) ;
1.4) Accompagner proactivement les directions et unités centrales du MSPP dans la mise en œuvre des activités et appuyer la résolution opportune de tout problème empêchant la mise en œuvre des activités sous sa responsabilité en mobilisant, le cas échéant, les acteurs pertinents (à l’UGP, MSPP, et/ou partenaires techniques et financiers) ;
1.5) Mener une supervision technique et financière de la mise en œuvre des activités planifiées par les directions et les unités concernées du MSPP et autres parties prenantes impliquées et alerte en cas de retards avant que ceux-ci ne soient critiques. En particulier, il/elle devra coordonner avec les responsables de portefeuilles régionaux de l’UGP pour la supervision des activités pertinentes pour d’autres domaines d’intervention de l’UGP dans les départements ;
1.6) Assurer une coordination étroite avec le Responsable Infrastructure de Santé de l’UGP pour toute intervention sur l’infrastructure incluse dans le domaine de la chaine d’approvisionnement ;
1.7) S’assurer que les politiques de sauvegardes environnementales et sociales de la Banque mondiale pertinentes pour les activités sous sa responsabilité soient appliquées, avec l’appui techniques des responsables de sauvegardes environnementales et sociales de l’UGP ;
1.8) Coordonner les requêtes administratives, de passation de marchés et financières (pour les activités sous sa responsabilité) soumises par les directions et les unités concernées du MSPP et autres parties prenantes impliquées à l’UGP MSPP ;
1.9) Réaliser la révision technique des termes de référence développés par les directions et unités du MSPP liées aux activités sous sa responsabilité, afin d’en assurer la qualité (clarté des objectifs, livrables, chronogramme, responsabilités, etc.) ;
1.10) Réviser les rapports techniques et de dépenses des activités réalisées par les directions et les unités concernées du MSPP, les services de l’UGP MSPP et les autres parties prenantes impliquées, conformément aux format et exigences de rapportage des projets (inclus les réallocations de fonds éventuellement nécessaires) ;
1.11) Préparer les rapports décrivant les avancées des activités vis-à-vis les résultats attendus, selon les calendriers établis dans les projets, en coordination avec les responsables de Suivi et Evaluation de l’UGP/MSPP ;
1.12) Développer promptement des mesures de contingence adéquates pouvant assurer une exécution réussie des différents projets de l’UGP en matière de chaine d’approvisionnement ;
1.13) Promouvoir, au niveau de la DPM/MT, la mise en place d’un système d’informations et d’alerte sur tout aspect pouvant constituer un obstacle à la distribution réussie des produits de santé (en particulier au niveau sécuritaire) ;
1.14) Vérifier, le cas échéant, l’effectivité et de la qualité, des activités et des résultats rapportés ;
1.15) Réaliser toute autre activité nécessaire pour assurer la bonne mise en œuvre des activités de projets de l’UGP et liées à la chaine d’approvisionnement en Haïti.
2) Coordination
Il/elle est responsable de la bonne coordination technique et financière des activités d’exécution des projets de son domaine d’intervention notamment entre :
• UGP MSPP (dans ses différentes composantes)
• Directions et unités concernées du MSPP
• Partenaires techniques et financiers de l’UGP MSPP
• Les autres parties prenantes impliquées

3) Point focal technique des partenaires techniques et financiers de l’UGP MSPP
Il/elle est le point focal technique des partenaires techniques et financiers de l’UGP MSPP dans les domaines couverts par sa spécialité. A ce titre, il entretient des relations privilégiées avec ces derniers notamment pour informer, analyser, réviser, rapporter, apprécier, etc. les différents processus et résultats en relation à l’exécution des subventions gérées par l’UGP MSPP. Il participe et contribue aux processus stratégiques, techniques et opérationnels relatifs à l’exécution des subventions gérées par l’UGP MSPP dans son domaine d’intervention. Le cas échéant, il peut représenter les partenaires techniques.
4) Veille technique et stratégique
Dans une démarche proactive de propositions de renforcement du système de chaine d’approvisionnement en santé en Haiti, il/elle est responsable d’assurer une veille technique et stratégique dans son domaine d’intervention aux niveaux local, national et international et d’en partager les principaux résultats avec les directions et unités concernées du MSPP, les partenaires techniques et financiers de l’UGP MSPP et les autres parties prenantes impliquées si pertinents.

Profil des compétences et qualifications requises
Education/formation et expériences
• De préférence, niveau master spécialisé dans le domaine de la gestion des produits médicaux, vaccins et technologies essentiels ou équivalent, et/ou en systèmes logistiques ou tout domaine pertinent pour le poste. A défaut, 10 ans d’expérience dans la gestion de système d’approvisionnement est requise.
• Au moins 7 ans d’expérience en gestion de projets, avec familiarité à la préparation de propositions techniques (plans et budgets) et la gestion de portefeuilles.
• Au moins 4 ans d’expérience dans les domaines de la chaine d’approvisionnement/systèmes logistiques (santé), notamment en matière de Système d’information pour la gestion logistique (SIGL) et d’outils de gestion de stock (WMS/ERP), de gestion de projets de construction d’infrastructures, de gestion des Produits pharmaceutiques inutilisables (PPI) ou encore de coordination de la distribution jusqu’au dernier kilomètre.
• Expérience dans la coordination de projets et de financements soutenus par des partenaires techniques et financiers serait un atout ;
Connaissances, compétences et aptitudes
• Proactivité dans l’anticipation et la résolution de problème de mise en œuvre de projet
• Maitrise et pratique des différentes phases de la gestion du cycle de projet
• Connaissance du système national de santé, du MSPP et des priorités sanitaires du pays notamment des aspects clés de la chaine d’approvisionnement ;
• Aptitudes de communication, coordination, et de travail en équipe et multidisciplinaire
• Sens de la priorisation dans la coordination des différentes activités
• Compétences de facilitation et de recherche de consensus
• Capacités d’analyse et de synthèse
• Autonomie, rigueur et approche solution et résultats.
• Connaissance des pratiques de financement du développement est un atout.
• Français, créole. Une connaissance de l’anglais est un atout mais non essentielle
• Bonne maitrise des outils informatiques et de communications courants (MS Office, etc.)

Aperçu du portefeuille dans le domaine des produits médicaux, vaccins et technologies essentiels (sujet à modification)
Au 30 mars 2021, le portefeuille des subventions gérées par l’UGP MSPP dans le domaine des produits médicaux, vaccins et technologies essentiels comporte trois axes d’intervention sur la période 2021-2023 :
a) Appui au Plan de transition du Système national de distribution des intrants (SNADI) 2018/2022
o Renforcement des capacités de fonctionnement et de supervision de la DPM/MT (transport, équipements de bureau, matériel informatique, communication, édition, impression, supervision, etc.)
o Assistance technique aux processus de transition du SNADI
o Assistance technique pour l’élaboration du manuel de procédure de gestion administrative, comptable et financière de la CENADI et de ses organes techniques déconcentrés
o Assistance technique pour le développement d'une plateforme de e-learning pour le renforcement des capacités en matière de gestion logistique des produits de santé
o Etc.
b) Renforcement des conditions de stockage et de distribution des produits de santé aux niveaux central et départemental
o Définition des normes et/ou des standards pour le stockage et la distribution des produits de santé
o Evaluation et réhabilitation de CDAI
o Appui matériel et financier pour la communication au niveau des CDAI et des DDS
o Pharmacovigilance
o Gestion des produits pharmaceutiques inutilisables
o Etc.
c) Développement d’un système national d’information et de gestion logistique des produits de santé
o Extension de l’expérience de Smart Paper Technology (SPT) au niveau national
o Équipements, matériel et fournitures pour le déploiement du SPT dans tous les départements
o Formations, renforcement des capacités, réunions et coordination du groupe de travail technique SPT
o Développement et intégration de la plateforme d’Amélioration continue de la qualité (ACQ) aux systèmes DPMMT et UEP et transfert de sa maintenance au MSPP
o Dotation d’un logiciel ERP et formation pour les CDAI et les hôpitaux départementaux et universitaires interconnectable avec le SIGL et les systèmes de gestion des stocks utilisés au niveau central
o Distribution des intrants
o Etc.
La Direction de la pharmacie, du médicament et de la médecine traditionnelle (DPM/MT) du MSPP est le responsable technique et opérationnelle de la mise en œuvre de ces activités.
Ce contenu peut évoluer en fonction des conventions signées par le MSPP et ses partenaires concernant l’UGP MSPP. L’évolution de ce contenu n’entraîne pas a priori de modification dans les présents termes de référence définis pour répondre à des besoins dans un domaine d’intervention et non d’un projet ou d’une subvention.

Supervision
Le/la Chargé/e Systèmes de Chaine d’Approvisionnement en Santé est supervisé/e par le Responsable des Portefeuilles de l’UGP MSPP.
En tant que personnel de l’UGP, le/la Chargé/e de Systèmes de Chaine d’Approvisionnement en Santé sera sujet à une évaluation de la performance annuelle suivant le processus standard de l’UGP.

Localisation & déplacements
Bureau de l’UGP MSPP, Delmas – Haïti avec les déplacements nécessaires au niveau national et possiblement des missions à l’international

Le dossier de candidature doit nécessairement comprendre une lettre de motivation, un CV selon le format requis et une copie de tous les diplômes, certificats et attestations: le tout sous enveloppe avec la mention : Candidature de (nom du candidat ou de la candidate) pour le poste de Chargé ( e) de Systèmes de chaine d’approvisionnement en santé.

SEULS LES CANDIDATS PRÉSÉLECTIONNÉS SERONT CONTACTÉS