GOAL est présent en Haïti depuis le tremblement de terre de 2010. L'organisation a, depuis lors, développé un portefeuille de programmes ciblant les communautés affectées, renforçant et soutenant la résilience au niveau des ménages et des communautés. GOAL a mis en œuvre des programmes dans des contextes urbains et ruraux, en particulier à Port-au-Prince et à Jérémie. Tout en poursuivant son soutien aux besoins de logement, d'eau et d'assainissement des familles vulnérables touchées par le tremblement de terre, GOAL est en train de passer à une approche de programmation beaucoup plus longue et durable, liant l'aide et le relèvement au développement grâce à une méthode de développement intégré dirigée par la communauté.
Le nouveau programme de développement communautaire de GOAL repose sur 4 piliers centraux :
• Aménagement urbain
• Reconstruire en mieux (grâce à la formation et à la campagne)
• Résilience
• Réduction des risques de catastrophe communautaire et développement économique
GOAL Haïti emploie actuellement 63 employés nationaux et 2 expatriés.

OBJECTIFS:

Le gestionnaire principal de la logistique (SLM) a la responsabilité directe de la planification, de la gestion et du contrôle de tous les actifs dans les bureaux de GOAL Haïti à Port au Prince et à Jérémie. Il/Elle supervise directement les fonctions d'approvisionnement, de logistique, de contrôle des actifs, d'entreposage. Il/Elle conseille et soutient l’Assistant Directeur Pays - System (ACDS) dans tous les aspects concernant la logistique et les achats. Il / Elle sera tenue responsable de la planification, de la gestion et de l'intégrité de toutes les fonctions liées au poste.

Il/Elle s’assure aussi que les services informatiques sont fournis et gérés de manière opérationnelle. Il/Elle travaille également avec HQ IT Shared Services, fournit un leadership technique, des conseils et une assistance de projet où Port-au-Prince est un lieu de service clients et utilisateurs.

RESPONSABILITES :

• S'assurer que les politiques, procédures et processus de GOAL sont bien documentés et diffusés au personnel.
• S'assurer que les politiques, procédures et processus sont mis en œuvre correctement et conformes aux lois nationales haïtiennes, aux réglementations des donateurs et aux normes GOAL.
• Établir et maintenir de bonnes relations de travail avec l'ensemble de la gestion du programme, du système et du personnel sur le terrain.
• Communiquer régulièrement avec tout le personnel, principalement le programme, pour s'assurer que tous les besoins d'approvisionnement et de logistique sont satisfaits.
• Travailler en étroite collaboration avec l'ACD-S pour assurer une gestion avisée et saine du département logistique.
• Soumettre à temps des rapports mensuels à ACD-S pour s'assurer que les rapports de journaux sont soumis au siège avant le 10 du mois suivant.
• S'assurer que l'OTS et les autres outils de suivi du système sont mis à jour régulièrement.
• Autres tâches et devoirs délégués par l'ACD-S.
APPROVISIONNEMENT :

• Établir un système de passation des marchés bien conduit, coordonné et efficace qui soit conforme aux réglementations GOAL/donateurs.
• Assurer l'efficacité du processus d'approvisionnement. Toutes les demandes commencent à l'heure, vérifiées, approuvées, complétées et entièrement remises au service financier. Toutes les demandes en suspens doivent être correctement suivies et complétées à temps.
• Appliquer la charte d'autorisation d'achat. Assister l'ACD-S et le Contrôleur Financier dans la mise en place de la charte.
• Assurer la bonne mise en œuvre, l'utilisation et la maintenance des divers outils de suivi des achats de GOAL (base de données des contrats, base de données des fournisseurs préférés, liste des fournisseurs, OTS, etc.). Assurez-vous que ces outils sont mis à jour et partagés régulièrement avec le personnel concerné.
• Encadrer, superviser, fournir un leadership et un soutien au personnel qui relève de la supervision du poste.
• Renforcer les capacités du personnel grâce à une formation régulière, un partage d'expérience et une gestion des performances.
• Proposer et concevoir des SOP, des politiques et des processus qui amélioreront la capacité globale du département LOG.
• Assurer la liaison, informer et négocier avec tous les fournisseurs et prestataires de services conformément à la réglementation GOALs. Assurez-vous que les exigences de GOAL (par exemple, protection de l'enfance, anti-fraude, ATCS) sont appliquées pendant le processus.
• Travailler en collaboration avec le département du programme pour élaborer sur une base annuelle le plan d'approvisionnement.
• Fournir à l'ACD-S des informations de qualité essentielles à une bonne planification budgétaire et d'approvisionnement.
• Surveiller les achats pour s'assurer que les marchandises sont livrées à temps et conformes aux demandes.
• Examiner, maintenir et mettre à jour la liste des fournisseurs, le FWA, la base de données des contrats.
• Assurer une importation et un dédouanement efficaces des fournitures.
GESTION DU PARC VEHICULES

• Négocier les contrats de location de véhicules
• Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission
• Etablir le planning des mouvements de véhicules
• S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules
• Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances
• Responsabiliser l'équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité propres à Solidarités International
• Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule
• Assurer le suivi, la consolidation, l'analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules
• Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées
• S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules

GESTION DES STOCKS / ENTREPOSAGE

• Suivre les politiques et réglementations de gestion des stocks de GOAL.
• Assurer la bonne mise en œuvre des systèmes de gestion des stocks.
• Surveiller et évaluer régulièrement les entrepôts pour l'adéquation, le stockage et l'atténuation des risques.
• Diffuser les règles de gestion des stocks de GOAL à tout le personnel concerné.
• Assurer la liaison et collaborer avec le département des programmes sur la distribution et la planification des ressources.
• Assurer une planification adéquate de l'acquisition de carburant, un stockage et une gestion appropriés.
GESTION DES DONS EN NATURE :

• Enregistrer tous les dons en nature (DIK) sont conformes à la loi haïtienne, Goal, les règlements des donateurs.
• Collaborer avec le programme dans l'élaboration des rapports de distribution. Les distributions doivent être conformes aux normes des donateurs et des objectifs.
• Enregistrer et archiver tous les documents associés.
GESTION DES ACTIFS :

• Assurer l'inventaire périodique du Registre des Immobilisations (FAR) (tous les 6 mois).
• Mettre à jour régulièrement le FAR après inventaire.
• Diffuser et mettre en œuvre la politique de contrôle de gestion des actifs lors des achats, de la réception et du mouvement des actifs.
• Signaler tous les rapports de perte. Assurez-vous qu'ils sont correctement documentés.
• Élaborer une politique solide de mouvements d'actifs pour la préparation et la réponse aux situations d'urgence.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES:

• Analyser et quantifier les besoins en personnel logistique
• Recruter, former et encadrer l’équipe logistique
• Effectuer les EAP des membres de l’équipe logistique
• Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe

REPORTING / CAPITALISATION

• Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes)
• Assurer le suivi BCI et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes
• S’assurer que le OTS (order tracking system) est continuellement mis a jour.
• Consolider mensuellement le parc logistique et le faire remonter a l’ACDS et aux contacts désignés au siège.
• Élaborer les rapports intermédiaires et finaux.
• Soumettre au siège au plus tard le 15 Janvier de chaque année le Plan annuel d’achat (Procurement Plan). Ce plan est soumis par le département Programme qui planifie ses requetes annuelles>

INFRASTRUCTURE TECHNOLOGIQUE (IT) :

• Services partagés GOAL IT HQ HELPDESK:

Travailler avec les équipes des services informatiques/infrastructures/centre de services au siège, fournir un leadership technique local, des conseils et une assistance et s'assurer que les services informatiques sont gérés dans les domaines de processus clés.

• Services informatiques locaux :

? IT Finance - Responsable de la budgétisation des dépenses informatiques, y compris l'achat de nouveaux équipements et logiciels, sur une base continue. Et conseiller le Senior Management Team (SMT) sur les besoins en équipement informatique pour tous les bureaux et organiser les bons de commande.
? Gestion de la sécurité informatique. (Mettre a jour les antivirus et autres).
? Gestion de la continuité des services informatiques (Entretien et bonne utilisation du parc informatique).
? Gestion des applications et des systèmes d'exploitation.
? Respect des procédures de sauvegarde et de protection des données mise en place par le HQ IT Global Desk.
? Assistance technique aux équipes et organisation de sessions de formation

EXIGENCES: Profil & Compétences clés

• Baccalauréat en administration, gestion, économie, comptabilité, logistique ou dans un domaine connexe. Une licence est un plus.
• Connaissance approfondie et Bonne expérience de l’Infrastructure Technologique.
• Expérience préalable dans un poste similaire dans une ONG internationale (au moins 2 ans).
• Expérience de travail dans des environnements difficiles/contextes d'urgence.
• Connaissance et expérience significative en gestion des achats et de la logistique. Une formation en gestion logistique est un plus.
• Excellente compréhension théorique et pratique de la gestion de la chaîne d'approvisionnement.
• Expérience en gestion des immobilisations et des stocks.
• Compréhension et expérience des politiques des donateurs.
• Forte capacité de planification, de réflexion systémique et systématique.
• Orienté processus avec une bonne pensée analytique/logique, proactif avec des compétences en résolution de problèmes et de la créativité.
• Excellentes compétences en communication et en négociation.
• Aptitude avérée à gérer le personnel, à déléguer et à assurer le suivi.
• Parle couramment le français, l'anglais et le créole.
• Bonnes capacités rédactionnelles tant en français qu'en anglais

CONFIDENTIALITE:

Évitez de divulguer toute information, qu'elle concerne les pratiques et les affaires de GOAL, acquise dans l'exécution de ses fonctions, à toute autre personne ou organisation sans autorisation, sauf dans le cours normal des affaires.

Cette description de poste sert uniquement de guide pour le poste disponible. GOAL se réserve le droit de modifier, réviser, supprimer, ajouter, en partie / en totalité ce document à tout moment sans donner de raison. Ce que l'employé accepte.

Du Lundi au Vendredi avec possibilité de travailler les samedis de 7h30 Am-4h00 Pm

CV, lettre de motivation, Diplômes/Licence, attestation de travail, Carte d'identité

hrhaiti@ht.goal.ie