Résumé de la position:
L’Acte pour mettre fin aux maladies tropicales (NTDs) | East est un projet de cinq ans financés par l'Agence des États-Unis pour le développement international (USAID) qui aide les programmes nationaux de lutte contre les NTD à contrôler et à éliminer cinq NTD ciblées : la filariose lymphatique, l'onchocercose, la schistosomiase, les géo helminthiases et le trachome. RTI recherche un assistant administratif et des ressources humaines pour fournir un soutien opérationnel aux activités du projet pour l'Act pour mettre fin aux NTD | Programme East Haïti. L'assistant administratif et des ressources humaines soutiendra le Directeur des Finances et des Opérations dans les activités quotidiennes d'administration et de ressources humaines affectant tout le personnel et les bureaux du programme. Le poste nécessite l'interprétation et l'application des politiques RH et administratives ; règles et règlements ; facilitation et mise en œuvre de procédures internes, processus et systèmes.

Responsabilités principales:

Responsabilité de ressources humaines :
• Soutenir l’Administrateur des Finances et des Opérations dans l'examen, la diffusion et la garantie de la pleine conformité des directives de politique RH et des manuels des employés des pays en tandem avec le droit du travail locale, les règles et réglementations des clients, les politiques, les valeurs, l'éthique, les procédures et les stratégies de RTI, la mise en œuvre efficace du cadre de contrôle interne et du bon fonctionnement du cadre de la politique RH.
• Diffuser la communication RH, les priorités et les tâches attribuées ; et assurer le strict respect des procédures dans le domaine de la sélection et du recrutement du personnel temporaire et à plus long terme.
• Soutenir les processus de recrutement en contribuant au processus de présélection, à la sélection des candidats, à la mise en place et à la participation aux panels d'entretien, y compris le traitement de la documentation pour les offres et le déploiement.
• Avec l'équipe RH du bureau régional de RTI et le directeur des finances et des opérations, tenir à jour les dossiers des RH (y compris les dossiers non personnels); suivre et compiler les calendriers de congés du projet, en tenant compte de toutes les absences du personnel en recevant et en classant les autorisations de prise de force ; exécuter les fonctions de surveillance et d'enregistrement des absences ; conseiller le personnel sur leurs droits au congé.
• Coordonner la préparation des contrats LN en préparant et en soumettant en temps voulu les demandes d'administration d’emploi (par exemple, les formulaires d'action du personnel et les mémos de demande d'offre).
• S'assurer que les délais de documentation et d'analyse des performances du personnel sont respectés.
• Aider le responsable des finances et des opérations à favoriser les initiatives d'apprentissage du personnel du projet en consultation avec les RH du bureau régional de RTI, en recommandant et en inscrivant le personnel du projet à des cours à court terme qui sont bénéfiques pour le projet, et conformément à la disponibilité des cours de l'Université RTI et aux plans d'apprentissage individuels.
• Soutenir le responsable des finances et des opérations avec l'orientation et l'initiation du personnel, fournir des informations aux membres du personnel sur leurs conditions d'emploi et leurs droits, y compris des briefings d'entrée.
• Aider à organiser les activités de recrutement et s'assurer qu'elles sont documentées selon les normes RTI.
• Soutenir le processus d'intégration des nouveaux employés et les inscriptions aux avantages.
• Aider à coordonner le processus d'évaluation annuelle du personnel, partager les meilleures pratiques concernant cette activité et s'assurer que les résultats de qualité sont atteints à temps.
• Soutenir le directeur des finances et des opérations dans la coordination des activités et travailler en partenariat étroit avec le personnel des RH régional et d'autres membres du personnel des RH dans le pays, selon les besoins.
• Effectuer d'autres tâches au besoin.

Responsabilités Administratives :
• Supervise les activités « front-office » comprenant l'accueil, les fournitures de bureau, les contrats de service pour le nettoyage/l'entretien des bureaux, etc.
• Maintenir l'ordre du jour de la COP.
• Maintient la liste de contacts du personnel, l'organigramme et l'arborescence téléphonique de sécurité.
• Maintient la liste des hôtels et s'assure que les réservations pour le personnel sont confirmées avant le voyage.
• Coordonne la logistique pour les visiteurs – réservations d'hôtel, transport, etc.
• Maintient les ressources de sûreté et de sécurité du programme et aide à renforcer les capacités du personnel en matière de sûreté et de sécurité.
• Examiner les notes de réunion hebdomadaires et les diffuser au personnel en temps opportun.
• Développe et maintient un système de réservation de salles de réunion de bureau.
• Gérer les agendas de projet et de bureau des événements, y compris les principales réunions, ateliers, séminaires, visites, retraites, etc. et maintenir le calendrier des activités planifiées du programme.
• Aider à la préparation des ordres du jour des réunions du personnel et techniques, documenter les procès-verbaux et les diffuser en conséquence.
• Écrire toutes les lettres dont le COP et les autres membres du personnel ont besoin en tant que communication externe.
• En liaison avec l'autre chef de projet pour superviser l'organisation de tous les déplacements et réservations d'hôtel pour le personnel et les consultants ainsi que ceux des participants participant aux activités du programme, tout en veillant au respect adéquat des réglementations RTI et/ou USAID.
• Organiser, coordonner, assurer la liaison et communiquer avec des partenaires et institutions externes pour la tenue d'ateliers, séminaires et réunions et à tenir tous les partenaires informés.
• Assurer la liaison avec les prestataires de services pour organiser des réunions et des ateliers en veillant à ce que tous les aspects logistiques soient traités de manière adéquate, y compris la reproduction et la compilation du matériel nécessaire.
• Maintenir un système de classement de bureau efficace dans le pays, commander et réapprovisionner les fournitures de bureau, de cuisine et de papeterie et gérer le flux de documents entre le projet Envision et les partenaires externes.
• Coordonner avec la COP et les finances pour examiner les factures et les formulaires DA1, les dépenses du projet/bureau/bureau de terrain pour une soumission en temps opportun conformément à la politique et aux procédures.
• Coordonner avec le comptable et le responsable des achats et de la logistique pour traiter les demandes d'approvisionnement et maintenir l'inventaire du bureau en garantissant une conformité adéquate avec les règles et réglementations de RTI et/ou de l'USAID.
• Effectuer d'autres tâches, au besoin

Compétences et Qualifications requises:

Maîtrise ou baccalauréat et 1 an d'expérience ou combinaison équivalente d'études et d'expérience

Compétences et capacités

• Excellente connaissance de MS Word, Outlook, PowerPoint, Excel
• Capacité à effectuer plusieurs tâches
• Capacité à bien travailler avec les autres
• Capacité d'écouter et de bien communiquer tant à l'oral qu'à l'écrit
• Capacité de travailler indépendamment
• Souci du détail et précision
• Démontre son engagement envers la mission, la vision et les valeurs de RTI.

- Resume
- Lettre de motivation
- Diplomes

Les candidats (es) sont encouragés (es) à poser leur candidature dès que possible. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. RTI est fier d'être un OEE/AA et un employeur M/F/D/V.