2

Mise en Contexte
La Coordination Technique du Programme National de Lutte contre le Sida est l’entité au sein du Ministère de la Santé Publique et de la Population responsable de la coordination globale, de la définition des orientations stratégiques et de la régulation des interventions de lutte contre le VIH/Sida et les IST en Haïti. Cette entité assure le suivi stratégique de la mise en oeuvre des interventions du Programme, fait des évaluations pour déterminer les effets et élabore des plans stratégiques en fonction des résultats programmatiques, des données de suivi, des données de surveillance épidémiologique et des résultats d’évaluation pour améliorer, réorienter, mieux coordonner afin de bien diriger le Programme.
La Coordination Technique du PNLS bénéficie de différents projets financés par des donateurs de fonds et/ou des partenaires du MSPP pour implémenter ses activités propres en matière de coordination, planification, supervision, production et divulgation de normes, et de production / divulgation de l’information stratégique. Les 2 principaux donateurs sont le Président Emergency Plan For AIDS Relief (PEPFAR) et le Fonds Mondial (FM). Pour bien assumer son mandat, Elle doit travailler en étroite collaboration avec d’autres entités centrales du MSPP et de nombreux partenaires internationaux et nationaux, dont les associations de groupes clés, qui interviennent dans la lutte contre le VIH/sida en Haïti. Ainsi, Elle doit assurer une bonne gestion de ses projets car elle est imputable auprès de ces partenaires (donateurs de fonds et ONG) des fonds qui lui ont été confiés.
La coordination du PNLS a conscience des exigences inhérentes à une gestion de projets axée sur les résultats et à la poursuite du financement sur le niveau de performance atteint. Ces exigences impliquent un renforcement de son staff lui permettant de répondre aux attentes de ses donateurs, de satisfaire ses besoins de développement interne et d’articulation par rapport aux autres unités centrales / départementales, et autres organisations de management en santé qui ont des projets de lutte contre le VIH/sida en Haïti.


Résumé des responsabilités du gestionnaire adjoint de données
Sous l’autorité du chef de service suivi évaluation de la Coordination Technique du Programme National de Lutte contre le Sida (CTPNLS), assisté du gestionnaire senior de données, les gestionnaires adjoints de données s’occupent essentiellement de la vérification et de la validation de données VIH/sida au niveau des Points de Prestation en Haïti qui offrent des services diagnostics, de prévention, soins et traitement du VIH. Ils assument cette responsabilité en utilisant des outils et des documents de référence déjà disponibles au niveau de la CTPNLS afin de s’assurer que les données en VIH/sida au niveau des Points de Prestation de Services (PPS) visités soient de qualité. Ils font le suivi sur les recommandations faites au cours des visites précédentes et s’assurent que les notions essentielles sur la qualité soient bien comprises par ceux qui font la collecte des données et qui préparent les rapports mensuels à poster sur MESI. Les gestionnaires adjoints de données sont impliqués dans la mise en œuvre et le suivi des projets de qualité des Points de Prestation de Services (PPS) visités. Ils produisent leurs rapports de mission et également leurs rapports mensuels d’activités selon un format standard. Ils travaillent en étroite collaboration avec les autres professionnels de la CTPNLS et représentent l’organisation, sur demande de la Coordonatrice du PNLS, à certaines manifestations organisées par des partenaires du PNLS. Ils exécutent d’autres tâches sur demande express du chef de service suivi évaluation et/ou de la Coordonatrice du PNLS.

Statut et portée du poste
Rend compte au : Gestionnaire senior de données
Relève hiérarchiquement de cette position : Aucun
Revenu d’exploitation total : en fonction des disponibilités budgétaires et de la
rémunération à des postes comparables sur le
marché du travail en Haïti
Pourcentage de temps sur le terrain : 75 %
Localisation : Pétion Ville

Responsabilités et tâches clés

1. Elaborer vos plans mensuels et hebdomadaires de vérification et de validation de données.
• Rédiger votre plan mensuel de vérification et de vérification de données en fonction de la liste de PPS à visiter pour un trimestre dument autorisée par la cheffe du service suivi et évaluation de la coordination technique du PNLS. Cette liste est établie le premier jour ouvrable du trimestre. La répartition des PPS à visiter à l’intérieur d’un trimestre se fait le premier lundi du trimestre où tous les membres du service doivent être présents. Cette répartition se fait en collaboration entre le statisticien, la gestionnaire senior de données, les gestionnaires de données, l’officier planification suivi évaluation et les gestionnaires adjoints de données. D’abord, ils se constituent en des équipes de 2 (un ancien staff et un nouveau si possible) et ensuite la répartition proprement dite des PPS à visiter. La rédaction du plan se fait à l’aide d’un format prédétermine.
• Rédiger votre plan hebdomadaire de vérification et de validation de données. Tous ceux qui sont impliqués dans les activités de vérification et de validation de données n’ont pas le même horaire de travail sur le terrain que les gestionnaires adjoints de données. Les gestionnaires adjoints doivent élaborer et réviser leur plan hebdomadaire en fonction de cette donne. Il peut y arriver que les équipes se modifient également.
• Soumettre le plan mensuel et le plan hebdomadaire à la gestionnaire de données. Ces plans doivent toujours être signés par le gestionnaire adjoint de données et la gestionnaire senior de données. Archiver une copie signée car elle peut être utile lors de la vérification faite par le donateur sur le « time sheet ».
• Faire une copie du plan mensuel signé et le transmettre au logisticien de la CT.
• Faire une copie du plan hebdomadaire signé et le transmettre au logisticien de la CT.
• Remplir le formulaire hebdomadaire de planification et de bilan du service suivi et évaluation si vous êtes présents au bureau chaque lundi matin et le soumettre à l’officier planification et suivi évaluation du service. Si vous êtes absents, accomplir cette tâche importante en l’envoyant par courriel à l’officier planification et suivi évaluation.

2. Assurer la vérification et la validation de données des PPS du Programme haïtien de lutte contre le VIH/sida.
• Rédiger un Terme de Reference (TDR), selon un format standard, pour les missions sur le terrain. Le TDR doit être signé par le gestionnaire adjoint de données, la gestionnaire senior de données et la cheffe de service suivi et évaluation de la CT du PNLS. 2 copies signées du TDR doivent être acheminées 2 jours ouvrables à l’avance au logisticien et à l’administration de la CT du PNLS pour les suites nécessaires.
• Prendre contact par courriel ou par téléphone avec les responsables des PPS à visiter. Communiquer l’objectif de la visite aux responsables des PPS.
• Utiliser l’outil standard du service suivi évaluation pour faire la vérification et la validation de données au niveau des PPS.
• Evaluer les étapes franchies par les PPS visités dans la mise en œuvre de leurs projets healthqual.
• Faire le suivi des recommandations faites lors de la précédente visite au niveau des PPS visités.
• Faire son rapport de mission tout de suite après l’avoir réalisée selon un format standard.

3. Collaborer ou fournir une assistance, au besoin, aux enquêtes réalisées par la CT en tant qu’enquêteur.

4. Rédiger son rapport mensuel selon un format standard. Le soumettre à la gestionnaire de données et une copie à l’officier planification suivi et évaluation.

Exigences reliées au poste
Formation professionnelle
- Avoir un diplôme d’une école reconnue en informatiques, comptabilité, gestion, infirmière ou Statistiques et détenir des compétences en programmation et gestion de données.
Expérience professionnelle
- Posséder une expérience minimale de trois (3) ans dans la gestion du système d’information du VIH.
- Maitrise de la plateforme MESI et de ses différentes applications

Qualités personnelles
- Avoir le sens des responsabilités et du travail d’équipe.
- Capable de travailler en équipe et sous pression
- Avoir le sens de l’organisation
- Savoir s’exprimer de manière claire et structurée
- La maitrise du français est obligatoire
- La connaissance de l'anglais est souhaitable.

5. Gérer son emploi du temps et sa performance avec efficacité. A rappeler à :
• Soumettre à la gestionnaire de données au début de chaque semaine son calendrier d’activités.
• Soumettre à la gestionnaire de données, au logisticien et l’administration son calendrier hebdomadaire de sortie de chaque semaine.
• Soumettre le formulaire rempli de planification hebdomadaire et de bilan du service à l’officier planification suivi et évaluation.
• Participer aux rencontres de planification et de formation continue du service suivi évaluation.
• Faire son auto-évaluation annuelle; la soumettre à la gestionnaire senior de données et à la cheffe de service suivi évaluation et participer activement à la rencontre de discussion avec la cheffe de service suivi évaluation avant sa finalisation pour être transmise à la coordonnatrice du PNLS.

6. Représenter la CT du PNLS au cours de certaines rencontres ou activités sur demande des supérieurs hiérarchiques de la CT du PNLS.

7. Exécuter toutes autres tâches raisonnables qui lui seront assignées par la cheffe de service suivi évaluation et la Coordonnatrice du PNLS.

Composition du dossier de candidatures
- Lettre de motivation
- Curriculum vitae
- Copies des diplômes et certificats