PROFIL DE L’ORGANISATION SAVE THE CHILDREN-HAÏTI
Save the Children est la première organisation indépendante du monde pour les enfants. Nous protégeons la vie des enfants, nous luttons pour leurs droits et nous les aidons à exploiter leur potentiel dans 120 pays.

Nous travaillons de concert avec nos partenaires, afin d’échanger sur les meilleures façons de faire visant à venir en aide aux enfants soit par une action ayant une portée immédiate ou encore pour le reste de leur vie.
SC œuvre en Haïti depuis 1978, notamment dans les domaines de l’éducation, de la santé, de la protection de l’enfance, de la pauvreté des enfants et de la gouvernance des droits des enfants. Elle intervient également lors de crises humanitaires. En Haïti, les interventions touchent les départements de l’Artibonite, de la Grand-Anse, du Nord, du Nord-Ouest, du Nord-Est, de l’Ouest, du Sud, et du Sud-Est.
RESUME DU POSTE
Le Sponsor Servicing & Data Entry Officer a pour rôle principal de saisir toute information liée aux enfants enrôlés et parrainés dans le programme et d’assurer l’archivage de ces dossiers ainsi que les tâches administratives pour le programme Sponsorship/Sponsor Servicing.

RESPONSABILITES ET TACHES
Responsabilités et taches non-limitées à :
• Entrer sur ASISt les nouveaux enfants enrôlés selon le quota annuel (CIMP);
• Assurer la qualité des données et des photos avant la saisie sur ASISt;
• Faire la mise à jour sur ASISt selon l'admissibilité de l'enfant et le statut du sponsor dans le programme;
• Assurer la mise à jour sur ASISt des informations sur les enfants parrainés et enrôlés ainsi que les ‘Lifeline’ pendant la campagne Annual Family Update (AFU);
• S’assurer de changer sur ASISt le statut des enfants inéligibles après réception du formulaire reçu de notre zone d’impact;
• Entretenir des contacts directs et journaliers avec l’équipe de terrain pour tous suivis relatifs aux dossiers d’enfants;
• Coder ‘’max age for assignment’’ les enfants de cette catégorie, dans le système et faire les suivis administratifs relatifs;
• Assurer la préparation de la liste des enfants inéligibles au commencement de chaque mois et les inscrire sur ASISt;
• Assurer l’impression des Cash Gifts reçus des parrains chaque mois;
• Assurer les suivis relatifs aux requêtes de SCUS liés à la qualité des données saisies (noms, âges, photos, classes etc.) sur ASISt dans le délai requis;
• Apporter son appui dans l’enregistrement des correspondances reçues/envoyées sur ASISt au besoin;
• Assurer de coder inéligible les enfants après le rapport du Mid-Year Check;
• Etre disposé à faire des déplacements sur le terrain particulièrement pendant les campagnes AFU, Mid-Year Check et au besoin;
• Assurer l’archivage des dossiers d’enfants
• Faire la vérification de 100% des dossiers d’enfants pour extraire les formulaires incomplets.
• Les informations manquantes seront notées pour chaque fichier déclassé aux fins de suivi approprié.
• Les fichiers seront mis à jour au besoin avec les nouvelles informations manquantes reçues.
• Assurer hebdomadairement la réconciliation des dossiers après chaque ‘’downstream’’
• Assurer l’expédition des correspondances (lettres des enfants, réponses emails, 30 jours, PAL, lettres de bienvenue des sponsors, etc.).
• Veiller à la qualité des présentations des courriels avant d’assurer leur l’expédition
• Assurer la fermeture des classeurs après les heures de bureau;
• Assurer le classement des documents liés aux dossiers des enfants avant expéditions et en assurer leur classement;
• Assurer mensuellement la demande de service afin de payer les frais d’expédition des courriers du parrainage
• Assurer mensuellement le déclassement des dossiers des enfants codés ‘’max age for assignment’’
• Assurer le classement des nouveaux enrôlés à chaque début du mois et des formes AFUs au besoin;
• Préparer les réquisitions d’achat pour le secteur et faire les suivis avec le staff logistique
• Assurer la gestion et faire l’inventaire des matériels de bureau
• Assurer toutes autres tâches connexes sur demande du superviseur.
CAPACITE ET COMPORTEMENTS:
Redevabilité:
• Détient l’auto responsabilité de prendre des décisions, d’utiliser la gestion des ressources de manière efficace, la réalisation et le rôle modelant les valeurs de Save the Children.
• Détient l'équipe et les partenaires responsables de livrer sur leurs responsabilités en leur donnant la liberté pour livrer de la meilleure façon qu'ils l'entendent, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer l’exécution et appliquant des conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition:
• Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même.
• Partage largement leur vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres.
• Pense de façon stratégique et sur une échelle globale.
Collaboration:
• Construit et maintien des rapports efficaces avec leur équipe, les collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes
• Apprécier la diversité, le voir comme une source de force compétitive
• Abordable, bon écouteur, facile à qui parler.
Créativité:
• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices
• Prêt à prendre des risques disciplinés
Intégrité:
Honnête, encourage la franchise et la transparence; démontre des niveaux d'intégrité les plus élevés.

QUALIFICATIONS & EXPERIENCES
• Niveau universitaire;
• Minimum 1-3 ans d’expérience dans le domaine;
• Capacité verbale et écrite en Créole et Français, Anglais un atout ;
• Assurer le traitement des données Informatiques;
• Capable de gérer des dossiers confidentiels;
• Capacité de travailler sous pression et en équipe;

SUPERVISION HIERARCHIQUE
Superviseur: Sponsor Servicing & Quality Coordinator
Supervision du personnel: n/a

Opportunités égales
Le titulaire du poste doit nécessairement mener à bien les tâches conformément à l'égalité des politiques de diversité et procédures de SCI.

POLITIQUE DE LA SAUVEGARDE DE L’ENFANT
L'employé doit respecter la politique de la sauvegarde de l’enfant qui soutient l’objectif de sécurité pour l’enfance de SCI. En outre, il/elle aura à connaître la procédure locale pour les plaintes, le protocole de la sauvegarde de l’enfant et le Code de Conduite de SCI indiquant des règles de comportement de tous les jours autant dans la vie personnelle que professionnelle.
Santé & Sécurité
Le titulaire du poste est nécessaire pour mener à bien les tâches conformément aux politiques et procédures de sécurité et de Santé de SCI.
Sauvegarde de l’Enfant: Niveau 3- Vous aurez des contacts avec les enfants, et les jeunes personnes soient fréquemment (une fois la semaine ou plus) ou de manière intensive (4 jours par mois ou plus ou du jour au lendemain), ou durant les visites de programme du pays.
ACRONYMES
AFU : Annual Family Update
CIMP : Child Inventory Management Plan
PAL : Proactive annual letter
SCUS : Save the Children US
SCI : Save the Children International

CV, Lettre de motivation, copies de diplomes et/ou certificats