Plan International est une organisation internationale humanitaire et de développement qui fait avancer les droits des enfants et l’égalité pour les filles.
Nous croyons en la puissance et le potentiel de chaque enfant. Mais ceci est souvent supprimé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchés. En travaillant ensemble avec les enfants, les jeunes, nos supporters et partenaires, nous nous efforçons pour un monde juste, luttant contre les causes profondes des défis auxquels sont confrontés les filles et tous les enfants vulnérables.
Nous construisons des partenariats pour les enfants depuis 80 ans et sommes actifs dans plus de 70 pays incluant Haïti, ce depuis plus de 43 ans.
Plan International Haïti est à la recherche des candidats (es) qualifiés (es) pour le poste de Sponsorship Coordinator selon les spécifications ci-dessous :

RAISON D’ETRE DU POSTE

• Planifier, coordonner et superviser les activités de Sponsorship au niveau de l’Unité de Programme conformément aux standards du manuel de parrainage local et global, aux planifications annuelles de Sponsorship au niveau du Programme Pays et aux 10 engagements de parrainage.
• Superviser et supporter l’équipe de Sponsorship au niveau de son Unité de Programme.
• Fournir des suggestions pour l'amélioration continue de processus et des procédures.
Responsabilités :

1. Contrôle de qualité (communications/données)/Délais
• Contrôler la qualité des informations des SCU/SCI et des communications non programmables soumis annuellement en vérifiant 10% de ces documents ;
• Mettre en place les procédures du manuel de parrainage local et global pour s’assurer du respect des engagements 6 à 10 de parrainage particulièrement pour ce qui a trait aux délais (engagements 6, 7, 9 et 10) et à la qualité (engagement 8) ;
• S’assurer de fournir les réponses aux NOI dans le délai imparti selon la catégorie de la requête en fournissant le plus d’informations possibles sur l’enfant parrainé, sa famille, sa communauté et le contexte général ;
• Contrôler la qualité et la fiabilité des informations en réponse aux NOI en effectuant des visites domiciliaires ponctuelles de vérification avec les facilitateurs ;
• Assurer l’envoi des communications aux parrains dans les délais recommandés, vers le CO pour les copies dures, et par email aux NO selon les spécificités établis ;
• Veiller au respect des indicateurs clés de performance et des engagements de parrainage liés à la communication dans la gestion quotidienne du département, notamment les délais de soumission ;
• Coordonner et vérifier le processus des absences, des annulations, des graduations et des remplacements d’enfants parrainés conformément aux standards de parrainage ;
• Entretenir une bonne coordination avec l’officier IT de l’Unité de programme pour toutes les opérations techniques au niveau de ChildData, de la base de données additionnelle de Plan International Haïti et de CD-Pet ;
• S’assurer avec l’officier IT de la résolution dans des délais raisonnables de tous les problèmes techniques affectant le bon fonctionnement du département du parrainage.
• Revoir chaque année la planification des SCU/SCI et l’adapter, si besoin est, au contexte de l’Unité de Programme et aux activités planifiées pour l’année à venir.
• Assurer une gestion efficace du caseload de l’Unité de programme en conformité avec la planification annuelle du greensheet.
• S’assurer de l’application des procédures mises en place au niveau du département de parrainage pour le respect des engagements liés au programme, particulièrement l’engagement 3.

2. Renforcement des capacités
• Assurer la formation et/ou le recyclage périodique des membres de l’équipe du département de parrainage sur tous les sujets liés au fonctionnement du département mais également sur demande de son superviseur et/ou du manager de parrainage au CO ;
• Faciliter sur une base annuelle une session de recyclage pour les facilitateurs et les assistants de parrainage sur le manuel de parrainage et le questionnaire SCU/SCI ;
• Faciliter la formation/recyclage des managers de l’Unité de programme sur les chapitres pertinents du manuel de parrainage et tout autre sujet qui pourrait aider au bon fonctionnement du département de parrainage en particulier ;
• Participer à certaines visites domiciliaires et réunions communautaires organisées et/ou facilitées par les facilitateurs en vue de fournir des commentaires correctifs ;
• S’assurer du transfert de connaissance des facilitateurs aux jeunes volontaires, stagiaires, leaders et autres volontaires communautaires devant appuyer les différents processus du département de parrainage ;
• Participer aux activités de formation au niveau de l’Unité de programme et du bureau central sur demande de leur superviseur et/ou du manager de parrainage ;
• Partager tous les documents d’information reçus périodiquement de la région avec les membres concernés de l’équipe et s’assurer qu’ils en tiennent compte dans leur travail.

3. Suivi et Supervision d’équipe
• Contrôler l’emploi du temps des facilitateurs et des assistants de parrainage en vérifiant leur conformité avec les planifications soumises et les plans annuels de l’Unité de programme.
• Organiser des réunions mensuelles avec les membres de l’équipe du département de parrainage pour fixer les objectifs de travail à court et long terme et discuter des méthodes pour les atteindre.
• S’assurer que toutes les tâches dévolues aux facilitateurs et aux assistants sont effectuées et complétées conformément au manuel de parrainage et à leur description de tâches.
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• Effectuer un audit trimestriel vérifiant la conformité notamment du classement et du contenu des dossiers d’enfants parrainés par rapport aux standards du parrainage ;;
• Travailler en étroite collaboration avec les managers de l’Unité de programme dans la mise en œuvre, le suivi et la clôture des activités de programmes dans les communautés ;
• Veiller aux relations de travail de l’équipe du département de parrainage avec les jeunes volontaires, les stagiaires, les traducteurs et autres volontaires communautaires ou non qui viennent en appui au travail de l’Unité de programme.

4. Rapport/Autres activités
• Fournir des informations pertinentes sur une base régulière au manager de parrainage pour le greensheet, le rapport de fermeture du mois ou tout autre rapport requis.
• Participer activement à l’élaboration des PAO, PAU et autres rapports/documents à la demande de leur superviseur et/ou du manager de parrainage.
• Soumettre trimestriellement le rapport sur les engagements 1 à 5 au manager de parrainage.
• Coordonner, planifier, préparer avec les familles et les communautés, et participer aux visites de parrains conformément aux procédures de parrainage.
• Entretenir une communication constante avec le manager de parrainage
• Participer aux réunions trimestrielles de coordination du département de parrainage et toute autre rencontre jugé nécessaire par leur superviseur.
• Prendre toutes les mesures et initiatives nécessaires pour la bonne marche du département de parrainage de l’Unité de programme.
• Promouvoir une gestion stratégique et responsable des ressources de l’organisation notamment en effectuant le suivi budgétaire et l’implémentation des activités planifiées.

• Niveau Universitaire : préférablement dans le domaine du Service Social ou de la communication Sociale ;
• Deux (2) années d’expérience minimum dans la supervision de staff ;
• Connaissance des droits de l’enfant et les questions de genre ;
• Bonne connaissance du français et de l’anglais (espagnol un plus) ;
• Très bonne connaissance des logiciels suivants : Excel, Word, Access et Power Point ;
• Développement Communautaire éprouvé un plus ;
• Bon esprit de jugement;
• Habileté à travailler sous pression et/ou dans des conditions difficiles ;
• Relation interpersonnelle efficace et efficiente ;
• Planification prioritaire et organisationnelle.
• Savoir entretenir de bonnes relations avec la communauté ;
• Faire preuve d’intégrité;
• Attitude Dynamique, positive, créative.

Votre dossier de candidature doit avoir : lettre de motivation, CV, copies des diplômes et attestations de travail, certificat bonnes vies et mœurs.

Plan est une organisation qui prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la protection des enfants et l’équité du genre. Les candidatures des résidents de la zone et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Seuls les candidats (es) dont les dossiers auront été présélectionnés seront contactés par téléphone.