GOAL est opérationnel en Haïti depuis 2010, date à laquelle il a réagi à un séisme majeur qui a coûté la vie à plus de 250 000 personnes et qui a eu un impact considérable sur plus d'un million d'autres. Dans les années qui ont suivi le tremblement de terre, les objectifs de GOAL ont été axés sur les efforts de relèvement visant à aider les personnes touchées par une crise humanitaire à obtenir un logement digne, de l’eau potable et à satisfaire d’autres besoins essentiels. Depuis 2016, le programme GOAL est en train de passer à un programme de développement à long terme tout en maintenant ses capacités à faire face aux crises humanitaires en cours résultant de menaces météorologiques et sismiques majeures et fréquentes, ainsi que d'épidémies de maladies à transmission vectorielle et à transmission hydrique. Le programme GOAL se concentre actuellement sur le développement économique inclusif, la préparation et la réponse aux catastrophes, le développement urbain durable et le renforcement de la résilience. GOAL a actuellement deux bureaux en Haïti, le siège du pays à Port-au-Prince et un bureau régional à Jérémie, dans le sud du pays.
Fonctions
Description générale du rôle
Objectif: Sous la supervision générale du HR & Admin Manager, le/la Fleet Officer aura pour tâche principale la gestion de la flotte de véhicule et des engins de GOAL Haïti. Il/Elle supervisera directement les chauffeurs de l’organisation. Il/elle travaillera en lien étroit avec le service des achats (Procurement) pour la planification et l’exécution d’achat de pièces et autres accessoires pour la réparation et l’entretien des véhicules. Il travaillera en collaboration etroite avec la LOGISTIQUE pour les taches et activités connexes.
Devoirs primaires / responsabilités :
1- Mettre en place et tenir à jour un tracker avec tous les véhicules et engins de GOAL Haiti comprenant leur état/date d’expiration des papiers légaux. (En ligne en utilisant le FLEET APP et hors ligne).
2- Archiver tous les documents légaux versions originales de tous les véhicules et engins de GOAL Haiti.
3- S’assurer que les papiers légaux de la flotte sont à jour.
4- Assurer le remplissage en carburant des véhicules.
5- Faire les suivis pour tous les travaux de maintenance et de réparation de la flotte.
6- Préparer les horaires de travail des chauffeurs et un plan de transport qui seront soumis au HR & Admin Manager pour approbation.
7- Tenir informé son superviseur immédiat de tout incident/accident qui pourrait surgir.
8- Etablir un planning de maintenance des véhicules pour les chauffeurs mécaniciens
9- Superviser les chauffeurs y compris les chauffeurs mécaniciens.
10- Préparer et soumettre le rapport de la flotte à son superviseur direct juste avant de l’envoyer au siège.
11- Recommandez les meilleures offres de valeur et de prestations de service sur toutes les demandes d'approvisionnement en fonction des critères et procédures en place.
12- Régulariser à la finance toutes les dépenses faites en carburant et autres activités en lien avec la flotte.
13- Etablir un planning de transport hebdomadaire avec tous les chefs de département.
14- Suivre les consignes sécuritaires avant d’organiser un kiss ou les déplacements inter départementaux.
15- Supporter dans la vente aux enchères des véhicules et engins de GOAL Haiti.
16- Participez aux réunions pertinentes au besoin.
17- S’assurer des rapports journaliers sur l’état des véhicules lors de la passation d’un chauffeur à un autre.
Autres devoirs / responsabilités :
1- S’assurer de l’achat des pièces et accessoires pour la réparation et la maintenance des véhicules et engins de GOAL Haiti.
2- Assurer la gestion de l’entreposage des pièces et accessoires mécaniques de GOAL Haiti.
3- Assurer la réception et l’émission de biens dans les magasins.
4- Assurer qu'un système de remplissage à jour et ordonné est maintenu, tenir informé son superviseur de l’état de la réserve une fois qu’elle est moins que la moitié.
5- Collaborer avec le Logistique Manager dans les activités connexes
Qualifications Requises
Qualifications / Exigences minimales :
Etudes BACC + 2 en gestion, administration, comptabilité, logistique, gestion de flotte… Un diplôme de 4 ans ou une licence est un plus.
Expérience antérieure de 2 ans dans un poste similaire
Capacité reconnue de travailler en équipe et de coordonner étroitement avec les autres membres de l'équipe
Possibilité de suivre les instructions et prendre l'initiative
Expérience en gestion de l'approvisionnement et logistique générale
Démonstration de pensée rationnelle et logique ; capacité à trouver de manière créative et rapide des solutions aux problèmes
Maîtrise (écriture, lecture, discours) en anglais, français et / ou Kreyol
Expérience informatique : systèmes Windows, MS Word et MS Excel; MS Accès à un plus
Conscience avec un excellent sens du jugement.
Exigences
Essentiel
• Capacité de planification, de contrôle et de rédaction de rapport.
• Bonne gestion de l'administration
• Un niveau de logistique et de contrôle de flotte
• 2 ans d'expérience dans un poste similaire (approvisionnement, administration, logistique) avec un élément important dans la gestion de flotte
• Bonne connaissance de l'informatique (paquet MS Office, courrier électronique);
• Capacité de comprendre et de mettre en œuvre les politiques de l'organisation et des donateurs
• Gestion des bonnes pratiques, hiérarchisation et planification ;
• Sens du leadership et de l’organisation
Conditions particulières
Principes de confidentialité :
Eviter la divulgation de toute information, que ce soit concernant les pratiques et les affaires de GOAL, acquise dans l’exercice de ses fonctions, à toute autre personne ou organisation sans permission, sauf dans l'exercice normale de ses activités,
Cette description de poste ne sert que de guide pour Ie poste disponible. GOAL se réserve Ie droit de modifier, réviser, supprimer, ajouter, en partie / en totalité ce document en tout temps sans donner de motif de celle-ci.
Conditions de travail
Lundi au vendredi avec possibilité de travailler les samedis de 7h30 am à 4h pm.
Dossier de candidature doit avoir ...
CV, Lettre de motivation, Attestation d'emploi, Diplôme, certificat, pièce d'identité.
