Le projet de gestion des achats et de l'approvisionnement sera le principal moyen par lequel l'USAID aura :
1. A acquérir et fournir de manière ininterrompue des produits de santé.
2. À fournir une assistance technique pour le renforcement des systèmes qui englobent une chaîne d’approvisionnement globale et efficace.
3. À collaborer avec les principales parties prenantes à l'appui d'initiatives de santé mondiale, telle que l’initiative du Président des Etats-Unis contre le paludisme (PMI) et le programme de santé publique et reproductive de l’USAID. Le bureau de USAID|GHSC-PSM travaillera sous deux ordonnances de tâches (VIH/SIDA et santé reproductive) pour fournir des produits de base et une assistance technique à la chaîne d’approvisionnement.
Description Générale :
L’assistant comptable travaille en étroite collaboration avec la section de comptabilité/finance du bureau. Il/elle est sous la supervision directe du Senior Accountant. Il/elle est responsable d’enregistrer toute demande de paiement ou tout autre document qui arrive à la section de la comptabilité. Il/elle assurera le classement physique et électronique des tous les documents de la comptabilité.
Fonctions
Principales tâches :
• Recevoir et enregistrer les documents venant des différents services
• Aider les comptables dans la réception des preuves de paiement par chèques ou virements bancaires
• Vérifier les pièces justificatives qui supportent les demandes
• S’assurer que toutes les signatures et les sceaux requis sont dans les documents
• Classer les documents dans les cartables/ classeur prévus a cet effet
• Déclasser les documents pour les demandes de consultations
• Communiquer aux différents services/départements /concernes, l’état d’avancement des demandes
• Communiquer les problèmes relevés et l’état d’avancement des dossiers et chèques avec les services d’où émanent les réquisitions
• Compléter les dossiers avec les preuves de paiements (reçus, lettre de virement bancaire contenant l’accusé de réception de la banque, état de compte de la banque)
• Informer les initiateurs des requêtes de paiement par courrier électronique pour la récupération des chèques à la comptabilité
• Livrer et Faire signer les chèques et les « vouchers » de décaissement
• Faire la copie des chèques avant leur distribution pour les archiver dans les dossiers respectifs
• Enregistrer tous les documents qui arrivent à la section comptabilité/finance ainsi que tout dossier sortant.
• Préparer les copies des dossiers sur demande des comptables afin de constituer le back-up des journaux de correction
• Vérification des dossiers avant la numérisation sur le Share Drive de la comptabilité et sur le Sharepoint.
• S’assurer du classement électronique des dossiers selon la structure établie par le Senior Comptable.
• Compléter les dossiers de perdiems avec les factures d’hébergement et les dossiers d’hôtel avec les rapports de dépenses.
• Démontrer un haut niveau d’intégrité et respecter les valeurs et politiques de CHEMONICS et de la USAID
Qualifications Requises
• Diplôme en secrétariat ou diplôme en administration des affaires
• Au moins 1 an d’expérience professionnelle
• Bonne connaissance de l’anglais
• La maîtrise du français parlée et écrite est requise
• Connaissance en Microsoft Office incluant Word, Excel, Power Point
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité à travailler en équipe
• Attention aux détails
Conditions particulières
Priere d'ajouter le titre du poste " Assistant Comptable" dans le sujet de l'email quand vous appliquez pour le poste.
Conditions de travail
L’Assistant (e) Comptable sera placé sous la responsabilité du Senior Accountant.
