Agronomes et Vétérinaires sans frontières (AVSF) est une association française dont la mission est d'agir pour le développement rural en appui aux agricultures paysannes dans des régions défavorisées et contribuer à des actions de plaidoyer en faveur de ces agricultures.

Pour redynamiser son administration, Agronomes et Vétérinaires Sans (AVSF) recrute un(e) Assistant (e) Administratif (e) au sein du bureau national au 27, rue Mangonès, Berthé, Pétion-Ville.

Objectifs du poste :
Sous la supervision de la Coordinatrice administrative et Financière de AVSF, l’Assistant (e) Administratif (ve) participe à la bonne gestion administrative et financière, et des ressources humaines de la coordination et de la mission.

Profil recherché
1- Education de base
• Détenteur (trice) d’une Licence en administration ou discipline connexe (Gestion, secrétariat).
2-Formation complémentaire
• Bonne connaissance en comptabilité un plus
2- Compétences transversales
• Capacité pour gérer plusieurs tâches avec un minimum de supervision ;
• Parler et écrire correctement le français et le créole ;
• Bonne capacité d’utilisation des logiciels courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), de l’internet.
• Capacité d’interagir avec différents types d’interlocuteurs ;
• Bon niveau d’orthographe et de qualités rédactionnelles ;
• Esprit de synthèse et sens relationnel ;
• Respect de la hiérarchie et sens de la discrétion ;
• Bonne aptitude en matière d’organisation, sens de l’organisation et de l’initiative ;
• Volonté et capacité de travailler en équipe et dans un environnement multiculturel.
• Capacité de travailler de manière autonome et créative, d’être flexible et de travailler dans des environnements contraignants.
• Excellentes habiletés interpersonnelles (courtoisie, respect, enthousiasme, discrétion, grande capacité d’élocution) ;
• Bonne relation interpersonnelle
Expériences professionnelle
• Minimum trois(3) ans d’expérience dans un poste similaire.
• Expérience de travail dans des organisations non gouvernementales internationales est un atout.

Tâches et Responsabilités

Gestion Administrative :
• Assurer la gestion et validité de t toutes les formalités administratives de AVSF en HAITI (enregistrement de l’organisation, renouvellement patente et quitus)
• Veiller à la bonne gestion administrative des courriers de la coordination : élaboration, envoi, réception et classement.
• Veiller à l’archivage de tous les documents administratifs et financiers.
• Fournir une assistance aux Gestionnaires Comptables à l’archivage électronique de toutes les pièces comptables de l’organisation
• Assurer le briefing des équipes nationales sur les procédures administratives et financières
• Superviser la récupération/centralisation des boarding pass (billets, carte d’embarquement) du personnel national et des consultants..
• Participer à la compilation de tous les documents administratifs


Comptabilité et Finance

Gestion de la trésorerie
• Assurer la gestion de la petite caisse et des avances
• S’assurer de la réalisation des décomptes de caisse mensuels
• Rédiger et procéder aux paiements par chèque et ordre de virement
• Faire le suivi des paiements et des contrats


Gestion des Ressources Humaines

Administration du personnel
• S’assurer de la mise à jour de la liste du personnel.
• Faire le suivi des dossiers médicaux (AIC,). L’enrôlement de nouveaux employés, suivi des remboursements d’indemnités.
• S’assurer de la validation des contrats et toute autre démarche administrative ayant trait au personnel auprès des instances concernées (ONA, DGI etc…)
• Veiller à la compilation des archives et des dossiers individuels des employés.
• S’assurer le suivi des congés des employés
• Veiller à la mise à jour régulière de la liste des contacts du personnel et de tout autre document administratif


Gestion du personnel
• Assurer le payroll mensuel des employés, préparation des taxes et paiement de l’ONA
• Calculer les prestations légales en cas de licenciement ou démission
• Accompagner les employés dans la préparation de leur déclaration définitive d’impôts
• S’assurer de la préparation et signature des fiches de paie mensuelle de tous les employés de la coordination
• Assurer le suivi des contrats de travail (renouvellement, fin…) pour le personnel
• S’assurer de la bonne connaissance et du respect par l’ensemble du personnel des procédures et règles des ressources humaines de la coordination.
• Participer à la gestion de la formation
• Participer à la vulgarisation et la mise en application de la politique RH
• Elaborer les contrats de travail du personnel de la coordination et les transmettre à la coordination Administrative et financière pour validation.
• En collaboration avec la coordination, assister les auditeurs dans la recherche des pièces du personnel.

Représentation, Coordination, et communication
• Entretenir de bonnes relations avec les partenaires, les autorités locales, l’administration sur tous les aspects administratifs, financiers et RH.
• Maintenir actualiser la liste de contact des partenaires et des fournisseurs de services
• Participer à la communication sur les changements de règles, procédures etc… et la bonne compréhension de ceux-ci.
• Organiser les événements (symposium, colloque, réunion d’équipe, réunion hebdomadaire, session de team building et anniversaires, tout autre événement qui mobilise les partenaires).
L’Assistant (e) administratif peut également être mobilisée sur tous types de tâches nécessaires au fonctionnement de la structure AVSF en Haïti.

Responsable de l’organisation de la vie du bureau et de son bon fonctionnement
Coordonner les activités d’entretien du bureau avec le personnel dédié
• Faire réaliser les réparations ou aménagements des locaux (sollicitation de devis, supervision de la réalisation des travaux, paiement…)
• Coordonner l’organisation des visites et missions (déplacements, réservation d’hôtel, d’avion, suivi des demandes de visa etc….)
• Coordonner la gestion des véhicules et la répartition des déplacements entre les chauffeurs

Localisation du poste : bureau AVSF à Petion-ville
Poste à pouvoir : immédiat
Statut : Salarié
Type de contrat : Durée Déterminée), renouvelable chaque année
Avantages sociaux : Selon les règlements internes en vigueur

Les intéressés peuvent déposer leur dossier de candidature complet, avec CV, lettre de motivation et références, au plus tard le 17 Février 2021, à l’adresse, haiti.recrut@avsf.org , seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

r.derius@avsf.org

seuls les canddidats selectionnés seront contactés pour entretien