Sous la supervision directe du directeur financier, le responsable des achats et de la logistique est responsable de la gestion de tous les achats du projet et participe au processus des contrats de service, des bons de commandes et des contrats de location ; coordonner la logistique et les préparatifs de voyage ; et soutenir les stages, ateliers, réunions et enquêtes de projet sur le terrain, tous de conformité avec les politiques et procédures de RTI.

Approvisionnement :
• Servir d'Agent des Achats pour le projet, en s'assurant que tous les sous-contrats, consultants et autres contrats de service, ainsi que les bons de commande attribués par le projet sont conformes à la politique d'approvisionnement de RTI pour les bureaux internationaux et aux règles et règlements de l'USAID.
• Identifier les fournisseurs pour la location de bureaux, les services publics, le mobilier, l’équipement, les fournitures programmatiques et les autres services de bureau nécessaires conformément aux procédures d’achats de RTI et en consultation avec les bureaux régionaux et le siège de RTI.
• Exécuter les tâches d'approvisionnement pour tous les équipements et services (hôtel, billets d'avion, etc.).
• Recevoir, examiner et traiter les demandes entrantes en assurant une clarté suffisante des spécifications données pour les biens et services. Confirmez toute autre information pertinente des demandeurs et obtenir des recommandations des membres de l'équipe de soutien informatique du siège ou du bureau régional pour les biens informatiques.
• Coordonner et s'assurer que tous les achats liés au projet sont examinés et approuvés conformément à la matrice d'autorisation d'achats.
• Maintenir des registres de toutes les transactions, en veillant à ce qu'un système de classement efficace des dossiers pour les enregistrements de toutes les offres, le processus d'approvisionnement, les copies des registres des dépenses, la réception des rapports, les reçus, les bons de commande locaux, etc. sont tenus correctement et facilement accessibles par les gestionnaires.
• Coordonner et surveiller la livraison des biens / services commandés et s'assurer, par le biais de procédures établies, que tous les biens / services reçus sont conformes aux conditions et spécifications du bon de commande / contrat. En outre, assurer la qualité et la livraison opportune des biens / services achetés.
• Responsable du contrôle des propriétés du projet et de la gestion des stocks ; maintien des registres des équipements contrôlés et gérés dans les systèmes RTI.
• Tenir à jour la liste des biens et des équipements gérés pour le projet dans l'application RAMS de la Maison Mère et soumettre les questions pertinentes au siège.
• Agir en tant qu'agent de contrôle des biens (déplacement des biens, biens perdus, biens en prêt, etc.) et responsable de l'enregistrement approprié des biens du bureau du projet en Haïti.
• Responsable de la gestion de la cession des actifs, le cas échéant.

Administratif :
• Superviser la préparation et la documentation des paiements et assurer la liaison étroite avec l'équipe des finances concernant le paiement des biens et services achetés et livrés.
• Aider au traitement et à la maintenance des charges (frais pour les contrats de service, les contrats de location, etc.).
• Coordonner la planification et l'administration de la logistique pour les voyages, l'hébergement et les indemnités journalières pour les conférences, réunions et voyages d'étude dans le pays.
• Soutenir les réunions de projet, les ateliers et les enquêtes dans le pays. Cela peut inclure la réservation de salles, la coordination des horaires, l'envoi et le suivi des invitations aux réunions, la préparation des ordres du jour des réunions et des documents d'appui, et la préparation des notes de réunion, ainsi que la dispersion des fonds sur le terrain.
• Fournir une assistance a l’édition et à la production de documents de haute qualité.
• Autres tâches administratives générales assignées.

Des voyages intérieurs peuvent être nécessaires à l'occasion.

Compétences et Qualifications requises :
Maîtrise dans un domaine pertinent et 1 an d’expérience professionnelle ou licence avec 3 ans d’expérience professionnelle dans le département des achats et l’administration de projets.

• Une formation professionnelle supplémentaire en gestion des achats et de la logistique est préférable
• Connaissance des politiques et réglementations d'approvisionnement de l'USAID, un atout.
• Excellente connaissance de Microsoft Office et des logiciels d'approvisionnement ;
• Solides compétences d'organisation, de préparation de bilans et de gestion
• Une expérience avérée de travail en collaboration avec les unités gouvernementales haïtiennes à tous les niveaux ainsi qu'avec les ONG locales est préférable.
• Capacité à travailler avec succès au sein d'une équipe, à posséder des compétences organisationnelles exceptionnelles et à gérer de multiples activités à haute pression.
• Maîtrise de l'anglais et possèdent de solides compétences interpersonnelles, une conscience culturelle et la capacité de communiquer efficacement avec des personnes de divers milieux professionnels et sociaux avec une attitude axée sur le service.
• Connaissance des organisations internationales de développement, de ses systèmes et politiques
• Haut degré de professionnalisme et de discrétion
• Capacité à travailler de manière autonome ainsi qu'en équipe et en organisation matricielle
• Grand souci du détail, de la précision et des compétences organisationnelles avec la capacité d'être flexible et de bien travailler sous pression dans un environnement multi-tâches
• Expérience avec MS Word, Outlook, PowerPoint et Excel

Avertissement :
Les informations ci-dessus sur cette description ont été conçues pour indiquer la nature générale et le niveau de travail effectué par les employés de cette classification. Il n'est pas conçu pour contenir ou être interprété comme un inventaire complet de toutes les tâches, responsabilités et qualifications requises des employés affectés à ce poste.

- CV
- Lettre de Motivation
- Diplome

Les candidats (es) sont encouragés (es) à poser leur candidature dès que possible. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. RTI est fier d'être un OEE/AA et un employeur M/F/D/V.