Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l'élimination de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.

Le/la Responsable des Ressources Humaines et de l’Administration est responsable d’aider à recruter, retenir, promouvoir et rémunérer le personnel national. Supervisé (e) par le/la Directeur/trice Systèmes, il/elle est responsable d’assurer que Concern a en place des systèmes de gestion et de contrôle des ressources humaines permettant aux programmes d’opérer convenablement aussi bien pour notre réponse humanitaire rapide à court et à long terme. Il/Elle a la responsabilité de concevoir et de transmettre la stratégie des ressources humaines afin d’assurer que l’essentiel dans ce secteur est en place pour tout le personnel de Concern Haiti. Il/Elle doit influencer les responsables à un niveau élevé au sein de Concern pour que les nouvelles politiques soient adoptées et pour maintenir une discipline dans l’application des politiques existantes.

Tâches et responsabilités principales, y compris, mais sans s'y limiter:

Assurer le recrutement de ressources humaines hautement compétentes et diversifiées, qui vont apporter une contribution positive à l'organisation, en utilisant les procédures de recrutement professionnelles et transparentes. Y compris, mais sans s'y limiter:
• Travailler avec les Programmes Managers/Directeur Systèmes/Programmes afin d’identifier les besoins en staff à travers un processus bien planifié ;
• Coordonner le processus de recrutement du staff national (avis de recrutement, présélection, test/interview, correspondances, contrats, induction, etc.) ;
• Participer aux recrutements du staff national pour les postes supérieurs ;
• Rédiger les offres d’emploi et les contrats ;
• Assurer que la documentation est maintenue pour chaque recrutement et démontrer clairement la base pour toutes les décisions prises ;
• S’assurer qu’un dossier personnel soit ouvert pour chaque nouvel employé, mis à jour régulièrement en utilisant une liste de contrôle et organisé de manière systématique ;
• Assurer la coordination avec les projets / départements concernant le salaire du personnel, les placements, la promotion, la transition et la séparation ;
• Assurer l'organisation et la facilitation de l'induction de nouveaux membres du personnel (national, international, temporaire) soit une nouvelle induction trimestrielle pour les nouveaux staffs, ce qui permet aux nouveaux employés de comprendre l'organisation, sa mission, sa vision et ses valeurs ;
• Solliciter les conseils et assistance nécessaire avec les avocats de Concern dans le règlement des problèmes légaux et assurer que Concern Haïti, dans ses actions, est toujours conforme au Code du Travail haïtien ;

Développement et Formation du personnel
• Mettre en place, exécuter et suivre de façon régulière et appropriée un système d’évaluation de performance du personnel (PDR) ;
• S’assurer que les PDR soient régulièrement évalués et les résultats sont analysés et partagés avec les Directeurs Systèmes/Programmes et SMT pour soutenir la formation efficace et la planification du développement ;
• Explorer et informer la hiérarchie de la disponibilité de formations adéquates et nécessaires ;
• Développer et garder à jour un plan national de formations et de renforcement des capacités, basé sur les évaluations de performance des employés ;
• A travers des plans d’actions, des échanges d’expériences, et l’élaboration d’un meilleur suivi par le staff, assurer que les formations acquises créent une différence dans le rendement ;
• Développer et faire des recommandations en ce qui concerne les formations aux supérieurs hiérarchiques ;
• S’assurer que les entretiens de départ à la fin d’un contrat sont faits et que tous ces entretiens sont analysés ;
• Superviser les plans de développement des employés afin qu’ils répondent aux besoins de développement de l’individu et de l’organisation ;

Documentation
• Développer et participer à l’exécution et la révision du manuel des ressources humaines, du guide pour les évaluations des performances et d’autres procédures;
• Développer et/ou mettre à jour les politiques relatives à la gestion des ressources humaines/Administration en vue d’une conformité avec la législation du travail en Haiti et les meilleures pratiques de Concern ;
• Veiller à ce que les dossiers du personnel soient complets et à jours de par le contenu ;
• Assurer que la base de données pour tout le staff (CDI, CDD, Prestation), y compris leurs congés, est maintenue à jour ;
• Rédiger le rapport mensuel sur la situation des ressources humaines ;
• Gérer le processus disciplinaires en s’assurant que les procédures du code de travail et de Concern Haiti sont bien suivies ;
• S’assurer que des rapports réguliers soient prêts et fournir des informations sur les effectifs, la diversité et d'autres analyses, et qu'ils soient distribués, classés et organisés de manière systématique ;
• Assurer une gestion efficace des régimes médicaux et d'assurance, permettant à tous les employés de recevoir leurs prestations en temps opportun;
• Assurer que les procédures de séparation (démission, licenciement, fin de contrat) sont respectées et que tous ces entretiens sont analysés ;
• S’assurer que les données mensuelles en lien avec l’administration soient produites à la fin de chaque mois et soumises au/à la Directeur (trice) des systèmes en temps opportun ;
• Soumettre à la fin de chaque mois le rapport RH des données du staff national ;
• Préparer le budget Administration de Port au Prince ;
• Tenir à jour un organigramme de l’organisation.

Salaires
• Revoir la préparation des paies de salaires mensuels, en s’assurant de la prise en compte des changements opérés (nouveaux staff, changement d’échelons, de salaires, de situation familiale, etc.) en conformité avec le Code des Impôts., et informer le département finance des changements à faire dans le payroll ;
• Conseiller le/la CD dans la détermination appropriée des grades et salaires et assister dans la préparation du budget ;
• Participer dans la recherche, l’analyse et la mise en œuvre des enquêtes salariales afin de maintenir un niveau concurrentiel par rapport au cout de la vie et aux autres organisations ;
• Revoir le calcul de solde de tout compte et s’assurer qu’ils sont conformes à la Loi.

Administration
• Assurer que Concern Haiti remplisse ses obligations légales (renouvellement de quitus, CIF etc.) et assister le/la Directeur (trice) des Systèmes dans le processus d’enregistrement de Concern, de rapportage annuel à l’Etat et dans tout ce qui a rapport avec les taxes etc. ;
• Assister le/la Directeur (trice) des Systèmes dans la planification et l’arrangement d’espace de travail et la fourniture de matériels et équipements nécessaires pour le staff ;
• Assurer le suivi de tous les contrats de location des maisons et autres infrastructures de Concern Haïti et faire en sorte que Concern Haïti remplisse ses obligations administratives par rapport à ses fournisseurs ;
• Superviser et coordonner la gestion de l’ensemble des fournitures pour le bureau ;
• Gérer les contrats de service en lien avec le fonctionnement des infrastructures et à l’administration (Caepa, EDH, eau, communications, etc.)
• Maintenir l’inventaire des fournitures de bureau avec l’officier administratif et faire un contrôle physique de cet inventaire à la fin de chaque trimestre ;
• Faire le suivi de l’entretien des maisons et superviser les réparations quand cela s’avère nécessaire ;
• Assurer le suivi des réservations de l’espace de réunion et superviser l’organisation matérielle des réunions et séminaires ;
• En collaboration avec le/la Directeur (trice) des Systèmes, assurer l’accueil et le logement des visiteurs, que ce soit dans les appartements de passage ou à l’hôtel
• Superviser directement le personnel administratif et apporter une assistance technique aux administrateurs de terrain ;
• Vérifier les times sheet du personnel de support et superviser la préparation des nouveaux times sheet ;
• En collaboration avec le/la Directeur (trice) des Systèmes, gérer et réviser le budget de l’administration.
• Assurer la gestion de la documentation légale en lien avec les employés internationaux (permis de séjour, droit de licence etc.)

Les Politiques et Procédures Organisationnelles
• S’assurer que toutes les pratiques et procédures RH sont conformes aux politiques et sont bien comprises et suivies par tous ;
• Veiller à ce que la politique de non-discrimination, en particulier vis-à-vis le genre, est respectée ; mettre en place des stratégies et des dispositifs pour améliorer la participation des femmes à Concern ;
• Garantir le fonctionnement adéquat des systèmes RH et leur compréhension et adhésion de la part du staff impliqué
• Conseiller et former le CMT et CMT Plus sur les bonnes pratiques ;
• Assurer que les politiques organisationnelles en particulier celle relative aux RH, l’égalité, P4, PEER et le contre-terrorisme, sont bien comprises et appliquées par le staff ;
• Assister et supporter les supérieurs hiérarchiques en toute question légale.

Gestion de l’équipe Admin/RH:
• Gérer le personnel pertinent afin de créer un environnement favorable à une mise en œuvre habile et effective de l’ensemble des activités ;
• Conduire et gérer le personnel, en contribuant au renforcement de ses capacités et à son développement de carrière ;
• Apporter un appui technique et une formation continue ainsi qu’un coaching du personnel ;
• S’assurer que les membres de l’équipe Admin/RH ont des descriptifs de poste corrects et que chaque membre de l’équipe comprend entièrement les résultats attendus d’eux (mettant en place des objectifs « SMART » et s’assurant que le personnel comprend les critères de succès) ;
• Faire le suivi et la revue des performances du personnel Admin/RH ;
• S’assurer que le travail au sein de l’équipe est planifié et organisé d’une manière qui permet de réaliser les besoins de l’organisation de la manière la plus efficace tout en s’assurant que les membres de l’équipe ont à charge des volumes de travail appropriés.

• Minimum un diplôme de niveau de Bac + 4 en Administration et/ou Gestion des Ressources Humaines ;
• Expérience d’au moins 4 ans dans la gestion administrative et / ou la gestion des ressources humaines ;
• Expérience d’au moins 2 ans au sein d’une ONG internationale ;
• Bonne connaissance des outils liés aux procédures administratives et à la gestion des Ressources Humaines
• Expérience dans la gestion du personnel ;
• Expérience préalable de la gestion et du développement d'équipes et capacité à diriger et à motiver les autres ;
• Expérience dans l'établissement de relations avec des institutions gouvernementales et dans le travail avec des partenaires ;
• Expérience de l'obtention de résultats dans des environnements de travail difficiles.
• De solides compétences en matière de constitution d'équipes et de renforcement des capacités, et la capacité à travailler avec des groupes de personnes de cultures différentes.
• Capacité à s'organiser, à planifier efficacement, à travailler sous pression et souvent à respecter des délais stricts ;
• Capacité à travailler de manière indépendante et à gérer un flux de travail important ;
• Bonne maîtrise de Microsoft Office Professional ;
• Bonne connaissance du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit) ;
• Empathie pour les objectifs de l'organisation.

Désirables :
• Vous devez être culturellement sensible et empathique envers les autres;
• Vous devez être capable de travailler sous pression et de respecter des délais stricts ;
• Vous devez avoir le sens de l'humour ;
• Une attitude de positive et orientée vers la recherche de solutions ;
• Vous devez avoir des compétences pertinentes en matière de logiciels informatiques, y compris, au minimum, MS Office, etc ;
• Connaître le Standard humanitaire de base et son application.

Caractère essentiel
• Orientation vers les résultats
• Patience et bon esprit d’équipe
• L’intégrité personnelle
• Raisonnement analytique
• Proactivité, anticipation
• Rigueur/attention aux détails
• Capacité à prendre des initiatives Compétences essentielles
• Service à la communauté, avec une bonne écoute
• Planification et organisation
• Technologie de l'information
• Comprendre les autres Compétences préférées
• Communication efficace
• Aptitude à savoir
• Flexibilité
• Pensée créatrice
• La pensée d'indépendance

Un CV détaillé d’un maximum de 4 pages avec les références du/de la candidat(e), une lettre de motivation, une copie du matricule fiscal, une copie de l’extrait des Archives de l’acte de naissance, une copie du certificat de bonnes vies et mœurs délivré par la Direction Centrale de la Police Judiciaire (DCPJ) et une copie d’une pièce d’identité valide

Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées Concern a un Code de Conduite pour ses employés et une Politique de Protection des Participants aux Programmes pour assurer le maximum de protection aux participants aux programmes contre toute exploitation.

Veuillez mettre comme sujet de messagerie la référence du poste : ADM/GARH/1801/2021.