Solidarités International est une organisation humanitaire française présente en Haïti depuis 2005. La mission a intervenu auprès des victimes du séisme dès janvier 2010 dans les sites de déplacés de la capitale. Pour sortir progressivement de la logique d’urgence, Solidarités International a entrepris, à partir de septembre 2010, d’accompagner les populations vers un retour dans leurs quartiers et d’améliorer leurs conditions de vie de manière durable.

. Responsabilités et descriptif des tâches :

But / finalité :

Sous la supervision du Coordinateur Terrain au niveau hiérarchique et des Coordinatrices financières et RH au niveau fonctionnel, l’Administrateur assure la gestion administrative, comptable et financière de sa base, dans le respect des procédures bailleurs et Solidarités International.
Il supervise les opérations comptables, la gestion de la trésorerie et effectue le suivi budgétaire en collaboration avec les responsables de programmes.
Il est également le garant de la bonne application de la politique Ressources Humaines Solidarités International sur sa base.
Il appuie, suit et forme les membres de son équipe administrative.

Liste des principales activités :

Gestion administrative du personnel :
• Participer à l'accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif
• Superviser la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base
• Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel Solidarités International
• Rédiger et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base
• S’assurer de la mise en place des EAP selon les procédures définies et suivre l’évolution professionnelle du personnel
• Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation
• Participer à l'instruction et à la décision des mesures disciplinaires
• Appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat
• Superviser le recueil des éléments permettant l'établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci
• Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés
• Participer à la définition et à l’application des politiques salariales et sociales Solidarités International. Evaluer les risques liés aux changements de politique salariale et sociale
• Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et participer à la gestion et au règlement des conflits
• Organiser les réunions et la communication avec le personnel
• Suivre l'évolution du coût de la vie
• Tenir à jour l’organigramme de la base

Gestion d’équipe
• Définir les besoins en personnel administratif sur sa base et recruter en fonction des moyens alloués
• Former, appuyer et évaluer l’équipe administrative sur sa base d’affectation
• Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative
• Animer les réunions de l’équipe administrative

Trésorerie / comptabilité :
• Gérer la trésorerie de sa base et veiller au bon approvisionnement des banques et caisses
• Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds
• Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec le logisticien et les responsables programmes
• Superviser la tenue physique et la sécurité des coffres et caisses
• Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures Solidarités International
• Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base, contrôler les soldes de caisse
• Suivre les livres de banque pour sa base et tenir le coffre
• Préparer et superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base
• Contrôler les classeurs comptables avant envoi en coordination

Suivi budgétaire / financements :
• Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base
• Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes
• Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaires
• Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation
• Veiller au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds
• Assister le coordinateur administratif dans l’élaboration des rapports financiers et les travaux d’audits
• Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets

Gestion administrative de la mission
• Vérifier et valider tous les contrats rédigés sur la base
• Participer au choix des locaux Solidarités International
• Assurer le suivi administratif des locations, des sinistres et des contrats d’assurance

Reporting / communication :
• Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional, effectuer une veille sur les réglementations en vigueur
• Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation
• Superviser l’envoi des archives administratives en coordination
• Assurer le reporting administratif et financier vers sa coordination selon le calendrier administratif Solidarités

• Avoir au moins une (1) année d’expérience dans un poste similaire.
• Maitrise des applications Microsoft Office, particulièrement : Word, Excel, PowerPoint, Access, Homère, Saga.
• Maitrise de la langue française et créole ; communication orale et écrite claire et effective.
• Ouverture d’esprit, écoute attentive, esprit d’équipe.
• Forte capacité d’adaptation.
• Etre proactif et pouvoir travailler sous pression.

Notes importantes :
1 - Les dossiers incomplets ne seront pas traités
2 - Aucun document original ne doit être mis dans le dossier.
3 - En cas de rejet d’une candidature, celui-ci ne pourra pas être récupéré.
4 - Aucune information ne pourra être transmise quant au rejet de la candidature ni par téléphone, ni par email en raison du grand nombre de candidature.
5 – Ce poste est soumis à validation financière. La prise de poste sera donc effective, une fois le contrat du projet signé avec le bailleur

Date limite de dépôt des dossiers : 5/11/2020 Au-delà, aucune candidature ne sera acceptée.
Solidarités International a le droit de clôturer son recrutement en avance aussitôt qu’il trouve un candidat potentiel.

Date de prise de fonction souhaitée : 01/12/2020

Type de contrat : CDD
Durée : 3 mois
Salaire de base : 1640$

- CV
- lettre de motivation,
- Copie des derniers diplômes
- Copie des certificats de travail

L'email devra uniquement et obligatoirement mentionner en objet, sous peine de ne pas être considérée :
« Prénom_ NOM_ Administrateur »

Les candidats sélectionnés suite à l’étude du dossier seront convoqués par téléphone pour passer un test écrit. Les étapes suivantes seront communiquées à l’issue de votre test.