Le projet de gestion des achats et de l'approvisionnement sera le principal moyen par lequel l'USAID aura :
1. A acquérir et fournir de manière ininterrompue des produits de santé ;
2. À fournir une assistance technique pour le renforcement des systèmes qui englobent une chaîne d’approvisionnement globale et efficace ;
3. À collaborer avec les principales parties prenantes à l'appui d'initiatives de santé mondiale, telle que l’initiative du Président des Etats-Unis contre le paludisme (PMI) et le programme de santé publique et reproductive de l’USAID. Le bureau de |GHSC-PSM travaillera sous deux ordonnances de tâches (VIH/SIDA et santé reproductive) pour fournir des produits de base et une assistance technique à la chaîne d’approvisionnement.
Description Générale :
Le(a) « Régional Supply Chain Monitor » représente GHSC-PSM dans les départements qui lui sont assignés. Son objectif premier est de s’assurer que toutes les institutions supportées par le Gouvernement Américain soient pourvues en intrants nécessaires à :
- La prise en charge du VIH ;
- La Santé Materno-Infantile,
- La Santé Reproductive et la Planification Familiale.
Le(a) « Régional Supply Chain Monitor » aide au renforcement de la gestion intégrée des stocks au niveau des Points de Prestation de Services (PPS), contribue au développement professionnel du personnel gestionnaire et utilisateur de ces produits, soutient le travail d'équipe avec les responsables de programmes et partage sur une base régulière les informations relatives aux problèmes identifiés ainsi que les recommandations faites par rapport à la gestion de la chaine d’approvisionnement. Il/Elle s’assure également que tous les intrants fournis par PSM soient bien gérés et les rapports soient soumis dans les délais requis aussi bien à la Direction départementale qu’à GHSC-PSM. Il/elle effectue une première analyse des données recueillies pour une meilleure identification des besoins et des recommandations d’assistance à fournir pour améliorer le système.
Le(a) « Régional Supply Chain Monitor » exerce ses responsabilités tout en développant et en maintenant de solides relations avec l’équipe du bureau central de GHSC-PSM, la Direction départementale et les autres intervenants du système de santé. Il/Elle doit maintenir un contact permanent avec les institutions de santé pour la disponibilité continue en matière de produits de santé. Il/Elle prêtera, sur sollicitation, assistance, au besoin, à la Direction départementale ou autres partenaires dans la disponibilité des médicaments essentiels pour l’offre des soins et services de santé dans les départements qui lui sont assignés.
Il/elle aura aussi à collaborer, au besoin, avec d’autres partenaires locaux en leur présentant, lors des réunions départementales, une rétro-information de ses analyses toujours dans l’esprit de rendre plus efficace et plus performant le système local de gestion et d’approvisionnement en intrants.
Le RSCM est responsable du renforcement des capacités dans les sites pour la gestion des stocks de médicaments, de tests et matériels de laboratoire et des intrants de planning familial dans les établissements de soins de santé supportés par le Gouvernement Américain en Haïti. De ce fait, le RSCM s’assure que le personnel impliqué dans la gestion de stock dans ces institutions de santé soit apte à procéder convenablement à la réception, l’entreposage, la gestion d’inventaire, et la préparation des rapports mensuels. Il/Elle participe activement en collaboration avec les personnes concernées à la production de rapports répondant aux besoins de suivi et d’évaluation en matière de logistique des produits.
Fonctions
En collaboration avec les Conseillers Logistiques des réseaux, et l’équipe départementale d’appui au SNADI, s’assurer de l’observance de normes et des principes standards nationales et internationales de qualité pour garantir que les médicaments, tests, matériels de laboratoire et autres produits de santé sont entreposés selon les bonnes pratiques de stockage, manipulés et inventoriés de manière à réduire les pertes énormes, éviter le gaspillage ,les larcins et garantir la qualité des produits ;
• Fournir l’assistance technique et/ou la formation sur le tas requises en gestion de stock du personnel des établissements de santé, incluant l’utilisation convenable des outils de gestion de stock et d’inventaire ;
• Effectuer régulièrement des visites de supervisions aux sites, pour mesurer à l’aide de la check-list, le niveau de performance des sites en termes de gestion de stock ;
• Assister les sites dans la soumission à temps d’un rapport mensuel de qualité (complet et correctes) ;
• Coordonner avec l’équipe Data pour avoir la liste des sites avec des problèmes d’exactitude de données et procéder à la validation des données ;
• Assurer le suivi avec l'équipe de Data et M &E concernant la liste des sites contenant qui nécessitent des assistances techniques afin de corriger les faiblesses identifiées avec précision;
• Effectuer un suivi régulier et pro-actif au niveau des sites à problème afin d’arriver à la performance souhaitée ;
• Réviser les dossiers d’inventaire au niveau du site et s’assurer que les informations sont précises et à jour ;
• S’assurer que les gestionnaires de stock sont formés en Gestion Logistique des Intrants (GLI) et informés des règlements américains en matière de PF et d’avortement (certificat et plan d’action affichés) ;
• Collecter les données sur le statut de fonctionnement des équipements (thermomètres, appareils pour réalisation des tests de laboratoire etc.) dans les sites ;
• Elaborer et mettre en oeuvre, au besoin, un plan de contingence pour faciliter le réapprovisionnement des sites du département lors des urgences et maintenir à jour les stocks disponibles ;
• Assurer le suivi avec les unités Data et M&E afin de vérifier la situation (mapping) des sites susceptibles de tomber en rupture, surtout pour les périodes de consommation irrégulière (fêtes patronales, période estivales) afin d’ajuster leur stock lors de la distribution régulière ou pour anticiper les demandes ;
• Confirmer avec ces sites la nécessité d’anticiper cette rupture à travers une livraison en urgence ou une redistribution intersites ;
• Prêter son assistance au bureau central de GHSC-PSM dans une meilleure gestion des « Close to Expire Product » et des « Slow Moving Product » ne pouvant totalement être absorbés par les sites primaires de livraison en faisant entre autres, des recommandations (listes d’institutions potentielles à leur utilisation même en dehors des réseaux supportés par le gouvernement américain) ;
• En collaboration avec les autres unités de GHSC-PSM, participer à des activités de validation des données logistiques et autres visites de terrain au niveau des institutions dans les départements concernés ;
• Veiller à la disponibilité des outils du LMIS et à leur utilisation efficace ;
• Produire les rapports des visites des sites à temps (2 à 3 jours ouvrables après la visite au plus tard) et émettre des recommandations documentées ;
• Identifier les problèmes et faire des recommandations documentées aux différents concernés des niveaux départementaux et centraux (Conseillers logistiques départementaux, responsables logistiques des réseaux, responsables des institutions et bureau central de GHSC-PSM) ;
• Planifier des rencontres régulières avec les conseillers logistiques des départements concernées pour partager les trouvailles des visites de terrain ;
• Collaborer avec la Direction Départementale des départements concernés et échanger les informations pour l’amélioration de la gestion des sites ; porter assistance en cas de besoin sollicité ;
• Participer aux rencontres départementales (tables sectorielles) regroupant les acteurs en santé des secteurs privé et publique afin d’identifier les obstacles à la disponibilité des intrants pour trouver des solutions réalistes et appropriées avec le support de GHSC-PSM central ;
• Participer dans les rencontres trimestrielles d’échanges d’informations à GHSC-PSM ;
• Être proactif dans l’identification des problèmes, la recherche de solutions appropriées et dans les recommandations. Et consulter le Superviseur de manière opportune s’il le faut pour fournir de l’assistance dans la résolution des problèmes au niveau des sites ;
• Collaborer avec le Superviseur pour fournir un travail d’excellence ;
• Fournir un rapport mensuel d’activités dans les départements assignés à son Superviseur direct et copie au Senior Re-Supply Network Manager ;
• S’assurer du respect des valeurs, des normes administratives et financières en vigueur de GHSC-PSM ;
• Être disponible à travailler au besoin au-delà des heures régulières ;
• Accomplir toute autre tâche requise par le Superviseur pour la gestion du Projet.
Qualifications Requises
• Diplômé en Pharmacie ou Laboratoire ou expérience pertinente équivalente ;
• Avoir accumulé 2-3 années d’expériences de travail avérées en logistique des intrants ou autres secteurs liés aux soins de santé ;
• Faire preuve d’expertise en matière de gestion de stocks de médicaments et de matériels de laboratoire au niveau des institutions de santé ;
• Connaissance en Microsoft Office incluant Word, Excel, Power Point ;
• Capacité à travailler sous pression et sans étroite supervision ;
• Capacité à travailler en équipe et bonne aptitude en communication interpersonnelle ;
• Sera basé dans le département assigné et doit Consentir à voyager jusqu’à 50% du temps ;
• Parler couramment le créole et le français ; compréhension de l’anglais est un atout ;
• Expérience dans la prestation de formations ;
• Aptitude démontrée, volonté de prendre des initiatives et faire preuve de souplesse en fonction de l'évolution des priorités et des échéances.
Conditions particulières
Merci de preciser le titre du poste " Regional Supply Chain Monitor (RSCM) Nord dans le sujet de l'email
Conditions de travail
Placé sous la supervision de :
Le(a) « Régional Supply Chain Monitor » sera placé sous la responsabilité du Supply Delivery Unit Manager ;
Chemonics se réserve le droit d’amender ce descriptif de poste en consultation avec l’employé.
