SAUVEGARDE DE L’ENFANT:
L'employé doit respecter la politique de la sauvegarde de l’enfant qui soutient l’objectif de sécurité pour l’enfance de SCI. En outre, il/elle aura à connaître la procédure locale pour les plaintes, le protocole de la sauvegarde de l’enfant et le Code de Conduite de SCI indiquant des règles de comportement de tous les jours autant dans la vie personnelle que professionnelle.

Niveau 3 – Les responsabilités du poste n’exigent pas que l’employé soit en contact régulier avec les enfants et les jeunes.

PROFIL DE L’ORGANISATION
Save the Children est la première organisation indépendante du monde pour les enfants. Nous protégeons la vie des enfants, nous luttons pour leurs droits et nous les aidons à exploiter leur potentiel dans 120 pays.
Nous travaillons de concert avec nos partenaires, afin d’échanger sur les meilleures façons de faire visant à venir en aide aux enfants soit par une action ayant une portée immédiate ou encore pour le reste de leur vie.
SC œuvre en Haïti depuis 1978, notamment dans les domaines de l’éducation, de la santé, de la protection de l’enfance, de la pauvreté des enfants et de la gouvernance des droits des enfants. Elle intervient également lors de crises humanitaires.
RESUME DU POSTE
Assurer l’implémentation de toutes les tâches relatives à l’approvisionnement du Bureau du Sud et de la Grand’Anse, incluant les achats, la gestion des opérations du Bureau; la supervision de la flotte et des conducteurs et le suivi avec les partenaires. Il/elle s’assure de faciliter la mise en œuvre des actions en étant redevable en ce qui a trait à l’application des stratégies, procédures, politiques et processus qui facilitent l'optimisation des ressources, la fourniture en temps opportun des biens et des services.

RESPONSABILITES & TACHES
Approvisionnement de biens et de services
• Réaliser et coordonner les activités d’achats pour le Bureau du Sud et Grand’Anse de manière efficace, efficiente et transparente tout en respectant les procédures de SCI;
• Jouer un rôle important dans l’identification, l’évaluation des fournisseurs et le suivi de l’évolution des marchés;
• Apporter un appui technique et opérationnel au niveau de l’Administration du Bureau de terrain;
• S’assurer que les fournisseurs de services de Save the Children soient bien informés des procédures internes de l’organisation;
• S’assurer du suivi des paiements de fournisseurs dans le meilleur délai tout en respectant les procédures établies;
• Maintenir une relation de travail très professionnelle avec les autres départements concernés par le processus d’achat au bureau Save dans le Sud.
• Fournir ses services sur demande au bureau Central en cas de besoin exprimés par le haut management et selon les possibilités de flexibilité du Bureau de terrain.
• Gérer les relations avec les hôtels pour le staff et faire des réservations et assurer le paiement des hôtels et lignes aériennes dans les délais.
• Appuyer la rédaction des contrats et les correspondances pour les différentes sections de la programmation et l’administration
• Transmettre les contrats rédigés auprès des différents secteurs et partenaire externes après vérification et approbation du gestionnaire du Bureau et/ou du haut management et assurer d’archiver les copies dans des dossiers spécifiques à cette dynamique;
• Suivre des contrats de service avec les autres secteurs et les employés sous sa supervision.
• Préparer les correspondances à acheminer aux partenaires, associes et autres affiliés de l’organisation dans le Sud et la Grand’Anse suite à l’approbation et signature du/de la gestionnaire du Bureau.

Gestion de la flotte de véhicule
• Gérer la flotte de véhicule du Bureau du Sud et de la GA;
• S’assurer de l’utilisation des outils de suivi et de la documentation et des rapports de la flotte;
• Assurer le suivi des mouvements et anticiper les moments de grand flux.
• Faire les suivis pour la planification à intervalles réguliers des membres du personnel et des partenaires pouvant utiliser les véhicules de Save the Children.
• Assurer la gestion de déplacements du staff national et international (quand nécessaire) et en faire un rapport régulier;

Gestion du stock et des biens
• Assurer la gestion de stock et des biens de l’organisation et une gestion rationnelle des biens de l’organisation, la sécurité du stock, la sortie des matériels/produits avariés, en mauvais état et des inventaires à temps;
• Supporter la commission d’inventaire du stock et des biens dans le processus d’inventaire et de session et suivre les recommandations dans son plan d’action au cours de l’année.
• Gérer de façon professionnelles les requêtes relatives aux besoins de Programme, du bureau en général en s’assurant d’utiliser les codes et systèmes appropriés.
• Veiller à ce que tous les documents administratifs nécessaires au suivi des opérations de réception, de stockage et de transfert soient bien établis et archivés;

Services généraux/Services publics
• S’assurer du suivi à temps pour l’entretien des bâtiments et des équipements du bureau de Save the Children dans le Sud (climatiseurs, inverter, batterie, génératrice, plomberie, peinture, suivi du clean-up, etc.);
• S’assurer que les factures des services publics soient payées à temps et de façon continue.
Gestion des ressources humaines
• Assurer la gestion des ressources humaines, recevoir les plaintes et faire le relais avec les ressources humaines au Bureau Central pour les suivis nécessaires si cela dépasse la compétence du bureau de terrain;
• Support à la définition des objectifs de performance des employés en général au besoin et particulièrement de son équipe;
• Archiver les dossiers des employés conformément aux procédures de confidentialité et autres prévu dans les procédures de l’organisation;
• Gestion de la performance des membres de son équipe en produisant des évaluations justes de leur travail et des recommandations pertinentes pour faciliter son amélioration;
• Suivi du respect et de l’application des politiques et procédures par son équipe;
• Assurer le coaching, la supervision et le développement de rapports directs.

Support aux activités des projets et activités du bureau
• Supporter les activités de programmes et coordonner toutes les activités quotidiennes requérant son support;
• Superviser et faciliter l’organisation des conférences/ateliers/visites;
• Assurer que le bureau soit fonctionnel et agréable et encadrer l’équipe qui se trouve sous sa supervision de façon attentive, professionnelle.
• S’assurer que l’espace physique du bureau soit accueillant tant pour les femmes que pour les hommes;
• S’assurer que le choix d’espace pour les activités de formation, rencontres et autres activités similaires tienne compte des besoins sexospécifiques des garçons et des filles, des femmes et des hommes, ainsi que des normes d’accessibilité;
• Organiser de concert avec les conseillers techniques genre et droits de l’enfant des sessions de formation sur le genre et des droits de l’enfant et gouvernance à l’intention des chauffeurs et autres membres de son staff;
• Signaler à qui de droit toute allégation ou suspicion d’agression ou de harcèlement sexuel au sein de l’organisation;

Responsabilités en situation d’urgence
• Être disponible à participer dans les activités de réponse à l’urgence au sein de l’organisation;
• Etre disponible pour l’organisation en situation d’urgence et supporter les communautés affectées en assumant d’autres rôles plus important et requérant plus de flexibilité;
• Etre conscient de son niveau d’implication dans la gestion de l’urgence à chaque niveau d’alerte et y adhérer.
• Montrer de la proactivité dans les actions à appuyer pour faciliter l’atteinte de résultats significatifs pour le bureau.

Autres
• S’assurer que les activités entreprises au nom de Save the Children au niveau externe ou interne sont exécutées en en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures de l’organisation;
• Exécuter toutes autres tâches assignées par le gestionnaire du Bureau, superviseur direct ou leur délégué;

CAPACITE ET COMPORTEMENTS:
Qualifications et compétences:
• Diplôme universitaire en Administration/Gestion ou domaine connexe;
• Bonne Connaissance des procédures administratives et de la gestion organisationnelle;
• Trois (3) années d’expériences dans un poste similaire;
• Deux (2) années d’expérience minimum dans la supervision de staff;
• Très bonne connaissance des logiciels suivants: Excel, Word, Access, Power Point; SPSS, et autres
• Bonne capacité de rédaction et de communication en français, et créole;
• Connaissance de l’anglais et/ou de l’espagnol souhaitable;
• Capacité de gérer et de coordonner multiples tâches;
• Capacité de travailler en équipe;
• Relation interpersonnelle efficiente;
• Pouvoir travailler en équipe et sous pression;
• Sens de l’initiative et capacité de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision
• Flexibilité, honnêteté, et capable de travailler dans un environnement multiculturel;
• Capacité à établir et à maintenir les partenariats et les bonnes relations de travail.

Redevabilité:
• Détient l’auto responsabilité de prendre des décisions, d’utiliser la gestion des ressources de manière efficace, la réalisation et le rôle modelant les valeurs de Save the Children.
• Détient l'équipe et les partenaires responsables de livrer sur leurs responsabilités en leur donnant la liberté pour livrer de la meilleure façon qu'ils l'entendent, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer l’exécution et appliquant des conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition:
• Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même.
• Partage largement leur vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres.
• Pense de façon stratégique et sur une échelle globale.
Collaboration:
• Construit et maintien des rapports efficaces avec son équipe, les collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes.
• Apprécier la diversité, la voir comme une source de force compétitive.
• Abordable, bon écouteur, facile à qui parler.
Créativité:
• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices.
• Prêt à prendre des risques disciplinés.
Intégrité:
• Honnête, encourage la franchise et la transparence; démontre des niveaux d'intégrité les plus élevés.

OPPORTUNITÉS ÉGALES
Le titulaire du poste est exigé à effectuer ses tâches conformément à l’opportunité égale et la diversité des politiques et des procédures de SCI.
SURETÉ & SÉCURITÉ
Le titulaire du poste est une personne sur qui on peut compter et qui exerce ses tâches conformément aux politiques et procédures de Sûreté et Sécurité de SCI.
Sauvegarde de l’Enfant
Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses.

NIVEAU HIÉHARCHIQUE
Superviseur: South and Grand’Anse Field Manager
Supervision du personnel: chauffeurs et personnel de soutien

Les personnes dont les profils correspondent aux compétences décrites sont invitées à soumettre leurs dossiers de candidature (CV, Lettre de motivation, Copie des diplômes et/ou certificats) uniquement à travers l’adresse électronique ci-dessous en indiquant le titre du poste dans l’objet du message.

Seules les candidatures sélectionnées seront contactées. SCI encourage vivement les femmes ayant le profil recherché à soumettre leurs dossiers de candidature.