Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l'élimination de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.

Rôle principal : Le/la Officier (ère) Administration et Ressources Humaines, en étroite collaboration avec le reste de l’équipe, apporte son support dans la mise en œuvre de toutes les tâches liées à l’administration. Elle/Il apporte également un appui à la gestion des ressources humaines. Il/elle est aussi chargé(e) de la supervision du personnel de soutien, placé sous sa tutelle.

Tâches et responsabilités principales :

1. Administration générale
Assurer que toutes les activités administratives sont gérées et administrées conformément aux règles et procédures de Concern Haiti ;
Assister la responsable du département dans la planification et l’arrangement d’espace de travail et la fourniture de matériels et équipements nécessaires pour le staff ;
Préparer les réquisitions (Supplies Request) et les demandes de paiement (PRF) en lien avec l’Administration, les Ressources Humaines et les appartements du staff international ;
Gérer quotidiennement les fournitures du bureau et tout autre stock mis à sa disposition et alerter le niveau de stock à temps - planifier les commandes suivant les rapports de stock ;
Contribuer à faciliter l’organisation des ateliers et des sessions de formations quand cela s’avère nécessaire ;
S’assurer de l’arrangement et de la disposition de la salle de réunion au besoin ;
Préparer et faire le suivi des paiements pour toutes les réquisitions en lien avec l’administration et le staff international ;
Informer immédiatement le supérieur hiérarchique des problèmes imprévus ou des retards dans le travail programmé ;
Assurer que tous les contrôles, processus et procédures pertinentes sont respectés conformé- ment aux règles et procédures de Concern Haïti;
2. Gestion des locaux
Assurer le suivi de tous les contrats de location des maisons et autres infrastructures de Concern Haïti et faire en sorte que Concern Haïti remplisse ses obligations administratives par rapport à ses fournisseurs ;
Garder une base de données pour le suivi des contrats, faire la mise à jour et la partager avec la responsable de l’Administration et des Ressources Humaines ;
Préparer les Supplies Request (SR) les demandes de paiements (PRF) des contrats de location bureaux et des appartements ;
Gérer les contrats de service en lien avec le fonctionnement des infrastructures et à l’administration (Dinepa, EDH, communications, etc…);
S’assurer de la bonne maintenance de tous les locaux de Concern à Port-au-Prince et fournir un appui à la gestion des résidences du personnel international;
Contrôler la liste de téléphones du plan de Digicel et du Plan Natcom et les mettre à jour au moment opportun ;
Réaliser l’inventaire annuel des matériels dans les résidences de Concern et assurer la mise à jour à chaque nouvelle acquisition.
3. Gestion et Supervision
Gérer et superviser directement le personnel de support du bureau central et des appartements (Agent de ménage, ménagère) ;
Réaliser la révision de performance du personnel supervisé ;
Récupérer et payer toutes les factures de Concern : eau, électricité, téléphone et toutes autres factures en lien avec l’administration, les Ressources Humaines et le staff international ;
Préparer les timesheet pour le personnel de support (Agent de ménage, Office assistant, ménagère, gardiens, facilities assistant);
Faire le suivi des fiches d’inductions pour les nouveaux staffs (national et international).

4. Appui à la Gestion des Ressources Humaines
En coopération avec la/le responsable de département, faire le suivi de la planification des congés des personnels administratifs, financiers et logistiques ;
Préparer et faire le suivi des correspondances en lien avec les Ressources Humaines : INASSA, ONA, OFATMA, Cabinet Brown, Certificats de travail etc… ;
Faire le classement des dossiers et la mise à jour de la base des données du personnel national ;
Préparer et faire le suivi des paiements des factures en lien avec les Ressources Humaines : INASSA, ONA, OFATMA, Cabinet d’avocats, etc… ;
Aider dans la préparation des contrats des employés temporaires et le suivi de leurs paiements ;
Faire le calcul des primes de nuit et des heures supplémentaires pour le personnel de soutien et les gardiens et les soumettre aux RH pour suivi;
Assister la responsable du département dans le processus de recrutement (publication d’offre d’emploi, suivi tests techniques, entretien etc… ;
Préparer la documentation pour l’application et le renouvellement des permis de séjour pour le staff international.

Minimum un diplôme de niveau de Bac + 1 en Administration, en gestion ou dans une discipline connexe et une forte expérience prouvée dans le domaine de cet appel à candidature.
Bonne connaissance des outils liés aux procédures administratives ;
Bonne maîtrise de Microsoft Office Professional ;
Expérience de travail dans des zones urbaines précaires, avec problèmes d’insécurité ;
Bonnes connaissances du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit) ;
Expérience professionnelle d’au moins deux (2) ans dans la gestion administrative et des Ressources Humaines ;
Etre disponible immédiatement.

Les Compétences

Caractère essentiel
• Qualités en communication et goût pour le travail en équipe
• Patience et bon esprit d’équipe
• Intégrité personnelle
• Capacité à travailler sous pression
• -Service à la clientèle
• Proactivité, anticipation
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives
• Rigueur/attention aux détails
• Capacité d’organisation du travail Compétences essentielles
• Planification et organisation
• Forte capacité d´adaptation, d’autonomie, d’organisation
• Planification et organisation
Technologie de l'information
• Comprendre les autres
• Rigueur/attention aux détails
• Bonne maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint, et Outlook
Compétences préférées
• Aptitude à apprendre
• Flexibilité
• Pensée créatrice
• Indépendance

Basé(e) à Port-au-Prince avec des déplacements fréquents dans les zones d’intervention

Les dossiers comportant un CV détaillé d’un maximum de 4 pages avec les références du candidat, une lettre de motivation, une copie du matricule fiscal et une copie d’une pièce d’identité valide

Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées Concern a un Code de Conduite pour ses employés et une Politique de Protection des Participants aux Programmes pour assurer le maximum de protection aux participants aux programmes contre toute exploitation.

Seulement les candidats (tes) sélectionnés (es) seront contactés (es).