A propos de Lumos

Nommé d'après le sort de lumière dans Harry Potter, Lumos est une organisation internationale fondée par J.K. Rowling en 2005 qui travaille dans le domaine de la Protection de l’enfant. Nous avons une mission audacieuse : avoir un monde sans institutions ou orphelinats d'ici 2050. Plusieurs années de recherche montrent avec beaucoup d’évidences l’impact néfaste du placement institutionnel sur le développement des enfants. Lumos s'attaque aux causes profondes de la séparation familiale - pauvreté, manque d’accès aux services sociaux de base et discrimination - et travaille pour transformer les systèmes de prise en charge à travers le monde entier. Avec les partenaires, Lumos travaille pour remplacer les institutions par des services à base familiale et communautaire donnant accès aux enfants aux soins de santé, à l’éducation, et à la protection sociale adaptée à leurs besoins. Ce soutien permet aux familles de fournir les soins nécessaires à leurs enfants tout en leur permettant de développer leur plein potentiel.

Lumos implémente également le projet intitulé « Bâtir un Environnement Solide pour éradiquer la Traite des Personnes » (BEST), financé par l’USAID. Ce projet de quatre ans vise à supporter l’Etat Haïtien, les autorités locales et acteurs de la société civile pour prévenir, reconnaitre les cas de traite ; et pour poursuivre les acteurs, co-auteurs et complices tout en protégeant les victimes. Plus spécifiquement, il entend :
1- Sensibiliser le public sur les dangers, conséquences légales et les différentes formes de traite des personnes.
2- Développer et mettre en œuvre des services centres sur les victimes pour les protéger et les assister directement au niveau national et départemental.
3- Permettre au Comité National de Lutte contre la Traite des Personnes, l’IBESR et les partenaires de coordonner plus spécifiquement les activités de lutte contre la traite des personnes.

But de l'emploi

Assurer une bonne gestion du parc véhicule, des stocks, équipements et autres assets de Lumos. Assister l’Opération manager dans le développement d’un système logistique efficient et adapté aux besoins de Lumos Haiti, incluant la logbase, le supply chain et l’IT management entre autres

Spécifications de la personne :
Essentiel :
• Expériences et connaissances en Logistiques management sur plusieurs volets log.
• Expériences en Procurement management
• Expériences en Fleet management axé sur la sécurité routière.
• Très bonne capacité de conception et de rédaction de rapports
• Très bonne connaissance des logiciels informatiques de base.
• Toujours agir dans le meilleur intérêt des enfants
• Très bonne capacite à prioriser
• Intègre, honnête et flexible.
• Permis de conduire valide.

Compétences et aptitudes :
• Capable de représenter Lumos de manière crédible.
• Bonnes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication, et capacité de travailler avec une grande variété de personnes-ressources.
• Très organisé, avec une aptitude à planifier efficacement pour respecter les délais et à travailler sur de multiples tâches en même temps.
• Capacité à travailler de façon autonome et de sa propre initiative, et dans le cadre d'une équipe travaillant sur des projets de plus grande envergure.
• Faire preuve d’auto-motivation, de flexibilité et d’efficacité.
• Bonne maîtrise du français et du créole. L’Anglais est un atout souhaitable à Lumos.
• Capacité d'adaptation et de travail dans un contexte difficile, et à travailler sous pression.
• Esprit d’équipe, d'initiative et de créativité.
• Excellente capacite à travailler dans un contexte multiculturel.
• Permis de conduire valide.
• Expériences professionnelles dans la conduite de véhicules, préférablement d’ONG.
• Encourage l'ouverture et la transparence - comprend le besoin d'impartialité et de neutralité dans un contexte difficile.

Connaissance :
• Expérience en Mécanique, électronique et/ou en IT management.
• Diplômes/Certificats et Qualifications professionnelles pertinentes : administration, formations techniques etc.



Expérience :
• Expérience dans la gestion d'équipes multidisciplinaires pour atteindre ou dépasser les objectifs.
• Expérience de travail avec ONG et Bailleurs de fonds.
• Expérience pertinente dans un environnement de travail similaire

Souhaitable :
• Bonnes notions en protection de l’enfance.
• Expérience de travail avec des ONG internationales
• Prêt à prendre des risques disciplinés

Déclaration De Sauvegarde Générale :

Lumos reconnaît que les droits à la sûreté et à la sécurité sont alignés sur sa mission principale qui est de mettre fin à l'institutionnalisation. Une protection efficace et solide est au cœur de notre mission et de nos valeurs, et en conséquence, Lumos s'engage à assurer la sécurité et la protection des enfants et des adultes vulnérables dans toutes ses activités. Nous attendons de l'ensemble du personnel, des associés et des bénévoles qu'ils partagent cet engagement. Lumos examinera soigneusement tous les candidats et toutes les offres d'emploi sont soumises à des vérifications appropriées en matière d'emploi et d'antécédents, ainsi qu'à des références appropriées de la part des employeurs précédents.

Objectifs de l'emploi
Sous la supervision de l’Opérations Manager, le logistics officer assure la gestion opérationnelle des achats, de la fleet, du stock et des assets.

Tâches et responsabilités :
Procurement 40%
• Contribuer à la mise en place d’une planification et circuit des demandes d’achat afin d’améliorer l’efficience du service.
• S’assurer que les délais demandés par les demandeurs sont raisonnables et assure une communication adaptée, proactive sur les retards par rapport aux délais de livraison.
• S’assurer de réaliser les achats à des prix en rapport avec le marché et dans les délais raisonnables ; et donc au bon prix, bon délaie, la bonne qualité, bon endroit, en toute sécurité.
• S’informer des nouvelles demandes ou cotations et de leurs priorités auprès des demandeurs et/ou de sa hiérarchie.
• S’assurer que le format et les informations des devis et factures sont conformes
• S’assurer que les montants facturés correspondent aux marchandises effectivement livrées
• Contribuer à tenir à jour le catalogue d’articles et de fournisseurs
• Participer aux démarches concernant l’importation et le dédouanement du matériel venant de l’étranger en collaboration avec la Fédération.
• S’informer constamment sur le marché et participe à l’analyse pour s’assurer d’obtenir les meilleurs prix
• Rapporter de l’information qui permette d’établir un suivi sur la qualité des fournisseurs (fiabilité, flexibilité, avantages concédés : transport gratuit, possibilité de stockage chez le fournisseur, échelonnement du paiement…).
• S’assurer que les montants facturés correspondent aux marchandises effectivement livrées.
• Gérer la réception des factures et s’assure qu’elles soient payées par la finance dans les temps et dans les périodes d’éligibilité des bailleurs.
• Assure des bonnes relations entre Lumos et les fournisseurs.
• Assure l’enregistrement de tout équipement avant la livraison au stock.
• S’assure que les consignes de sécurité sont suivies par les chauffeurs durant le transport des marchandises.
• S’assure que les suivis des réquisitions, suivi des contrats, indicateurs de performance sont à jours et bien tenus.
• S’informe, connait et comprend les procédures Lumos, USAID ou autres bailleurs en vigueur.
• Assure la diffusion des procédures auprès de son équipe et des demandeurs quand c’est nécessaire.
• S’assure que les dossiers d’achats sont complets et qu’ils sont archivés dans le respect des procédures.
• S’assure de la mise à jour les outils de suivi des achats.
Gestion de Fleet : 30%
• Assurer le bon fonctionnement du parc de véhicules Lumos CO conformément aux politiques de Lumos/SCI et de transport du parc local.
• S'assurer de l'utilisation et de la répartition correctes de la flotte dans l'ensemble du programme.
• Assurer la planification et l’attribution des véhicules.
• Gestion centralisée des enregistrements de véhicules.
• Recueillir et participer à l’analyse des données de la flotte sur les coûts d'exploitation, l'utilisation et la recharge.
• S’assurer que tous les véhicules sont régulièrement entretenus et entretenus conformément à ces procédures, aux recommandations du fabricant et aux exigences de la garantie.
• Gestion quotidienne et opérationnelle de la flotte (véhicules, vélos, bateaux et groupes électrogènes) affectée à la zone d'opération.
• S’assurer que les véhicules disposent du matériel adéquat et de suffisamment de carburant pour les déplacements prévus.
• Gérer les stocks de carburant, de fluides et de pièces de rechange au besoin.
• Assister le manager des opérations dans le suivi des contrats d’essence et d’entretien au besoin.
• Centraliser les demandes de transport, complétez/finaliser le planning prévisionnel de déplacement, et faire des retours avises aux demandeurs.
• Compléter et mettre à jour quotidiennement le(s) panneau(x) de service et de déplacement des véhicules et veiller à ce que les véhicules soient suivis à distance de la base.
• S'assurer que les entretiens préventifs et les réparations sont planifiés et effectués dans les temps et selon des normes élevées en perturbant le moins possible les activités du programme.
• S'assurer que tous les conducteurs sont informés et ont signé les règles de conduites, politiques et procédures de Lumos, SCI, le cas échéant.
• S'assurer que les véhicules de location sont adaptés à l'usage prévu et que les conducteurs embauchés ont un niveau de compétences acceptable et sont informés des politiques et des règles de conduite de Lumos.
• S’assurer- que les contrats des véhicules de location et du conducteur sont complets et corrects.
• Maintenir et mettre à jour tous les dossiers et documents requis pour les véhicules et les conducteurs, et s’assurer de leur archivage selon des normes élevés de qualité.
• Gérer les chauffeurs et mécaniciens dans la zone d'opération.
• Effectuer 100% de contrôles mensuels du permis de conduire.
• Effectuer une vérification mensuelle à 100% des accessoires du véhicule pour en vérifier l’état de fonctionnement.
Gestion des stocks et des actifs : 30%
• Gestion et contrôle du stockage des biens, des actifs et des équipements, et de leur dispatch.
• Réception, préparation, expédition des marchandises
• Entretien des espaces de stockage et des équipements stockés à partir de tous les sites de stockage
• S’assurer que les biens stockés, les actifs et les équipements sont bien gardés.
• Évaluer et réapprovisionner systématiquement les stocks de papeterie / produits d’entretien et autres.
• Suivre l’évolution de la consommation de la papeterie bureau, des produits d’entretien pour un réapprovisionnement efficient.
• Effectuer des inventaires ponctuels sur un échantillonnage (Ponctuel et non prévu)
• Appuyer l’opération manager sur l’optimisation du stock et l’anticipation des besoins en volume.
• S’assurer que les sorties de stock soient réalisées dans les délais prévus (En continu) ;
• S’assurer que le mode de rotation des stocks est adapté aux types de marchandise (FIFO, LIFO, FEFO…) (En continu).
• Assurer la gestion et le suivi physique et informatique des équipements et assets durables de Lumos Haiti (équipement ménager, informatique, bureautique, téléphonie, radio VHF, GPS, appareils photo, caméscope, vidéo projecteur, générateurs, stabilisateurs, pompes, motopompes etc.) ;
• Editer et suivre les fiches de dispatch du matériel fourni aux employé, et s’assurer de la restitution des équipements dans les temps et en cas de départ.
• Contrôler la présence de l’étiquetage sur chaque équipement et informe de tout manquement.
• Assurer qu’aucun nouvel équipement acheté ne soit livré au demandeur avant d’avoir été étiqueté et enregistré dans le suivi des équipements.
• Transmettre chaque fin de mois le fichier de suivi des équipements a l’Operation manager.
• Préparer des rapports sur les stocks, dresser des inventaires trimestriels et soumettre des rapports à son superviseur.
• Être responsable du suivi des clefs du bureau, des véhicules ; et s’assure qu’il existe toujours des doubles en sa possession.
Coordination / Reporting
• Faire le lien entre les départements demandeurs et les opérations pour toute clarification ou problème lié au procurement, a la fleet et a la gestion du stock et des assets.
• Mise à jour et transmission hebdomadaire du Procurement tracker
• Récolter et analyser régulièrement les informations nécessaires pour permettre une capitalisation sur les fournisseurs.
• Rédiger et soumettre pour validation les éventuels rapports d’incident liés à la gestion des achats, fleet, stocks et assets
• Préparer et participer aux réunions Opérationnelles
• Préparer, animer des réunions logistiques son équipe ; rédiger et transmettre le résumé des réunions log/fleet a son superviseur.
• Assurer une bonne coordination au sein de son équipe et une circulation optimale de l’information.
• Motiver, dynamiser, soutenir, contrôler et recadrer ses supervisés.
• Planifier les rotations des chauffeurs, et autres personnels journaliers log, et transmettre le planning à son superviseur pour approbation.
• Alerter régulièrement son superviseur en cas de difficultés, problème et/ou besoin de support.
• Être garant de l’archivage des documents d’achat selon les procédures internes Lumos et USAID.
• Être garant de l’archivage des documents de la log base et de la log fleet selon les procédures internes Lumos.
• D’une manière générale, s’assurer de la tenue à jour des outils de suivi de son service fleet/logistique sur une base régulière.
• Préparer le rapport mensuel des approvisionnements et le transmettre chaque mois, à son superviseur
• Contribuer à la préparation des rapports d’activités, principalement en fournissant les versions mensuellement a jours des outils de suivis opérationnels de son service a son superviseur.
Déclarations de sauvegarde pour les descriptions de poste en fonction des grades : Employé (G1/G2/G3) : S'acquitter de toutes les tâches en étant conscient et en comprenant les exigences en matière de sauvegarde dans son domaine de responsabilité. Le travail est conforme à toutes les politiques et procédures de sauvegarde qui s'appliquent à la fonction. Les comportements et les actions contribuent à la protection des enfants, des jeunes ou des adultes ayant besoin de soins et de soutien, selon le cas. Portée • Dans le cadre de son travail Lumos priorise une approche dynamique et la flexibilité sera nécessaire pour tirer parti des nouvelles opportunités et répondre aux priorités changeantes. • Ce rôle nécessite lorsque la situation l’oblige des déplacements sur le terrain a Port au Prince, dans les villes de provinces et en milieux ruraux des déplacements fréquents.

CV, Lettre de motivation.