OVERALL RESPONSIBILITIES
L’Assistant (e) Administratif(ve) est basé(e) à Port au Prince. Sous la supervision directe de la Cheffe de Projet, l’Assistant(e) Administratif(ve) donne l’appui au « Projet de Support USAID/OFDA à la Réponse au COVID-19 en Haïti » dans les domaines suivants :
• L’organisation et la coordination des réunions virtuelles et présentielles internes et externes;
• L’accueil des visiteurs et la gestion des appels téléphoniques ;
• La gestion et la rédaction des courriers et des communications officielles de du projet ;
• La gestion du matériel du bureau ;
• Le maintien des procédures et règlements de MSH en conformité avec ceux du Bailleur USAID/OFDA
TACHES SPECIFIQUES
• Assurer l’accueil des visiteurs au bureau
• Assurer le secrétariat du Projet « Support USAID/OFDA à la Réponse au COVID-19 en Haïti » :
o Répondre aux courriers électroniques et appels téléphoniques et assurer le dispatch des appels internes et en provenance de l’extérieur.
o Assurer la diffusion/dissémination adéquate et en temps opportun des informations et des documents internes et externes aux partenaires concernés. Préparer les expéditions de correspondances, colis et/ou documents à la demande des collègues, s’assurer de la réception et relater tout problème y afférant.
o Maintenir à jour la liste des numéros et extensions téléphoniques du projet ainsi que le répertoire des coordonnées téléphoniques du personnel
o Maintenir à jour le calendrier des jours fériés haïtiens et américains
• Préparer les réunions de travail internes et externes virtuelles ou présentielles (invitations, gestion du calendrier des réunions et dates des ateliers etc.) :
o Organisation des activités spécifiques, présentations et événements spéciaux du projet USAID/OFDA
o Maintenir à jour les listes de Responsables et points focaux de l’USAID/OFDA, du MSPP, des Directions Centrales du MSPP, Ministères gouvernementaux, partenaires et Agences de Coopération etc.
o Préparer et faire le suivi des notes verbales prises lors des rencontres
o Maintenir de façon journalière un système de rappel et de suivi des activités en cours, des appels à faire et des requêtes
o Maintenir un système d’archivage des compte rendues et documents des réunions
• En case de besoin, assurer la gestion de la petite caisse (Petty-cash) en lien avec la comptabilité selon les instructions et procédures afférentes au département des finances ;
o Préparer les commandes et maintenir à jour l’inventaire du matériel et fournitures pour le bureau ;
o Maintenir un système efficace de classement et d’inventaire informatique des équipements et matériels de bureau
o Préparer les déplacements et voyages (logistique de transport, réservations d’hôtel et la documentation y afférents) de concert avec le Responsable des opérations et la comptabilité ;
o Aider à l'expédition et à la réception de documents comptables (factures de consommation, factures de fournisseurs et prestataires), et s’assurer que la comptabilité reçoit les documents appropriés à temps ;
o Assister avec la distribution des chèques aux fournisseurs et les prestataires de service.
• Maintenir une connaissance avancée du projet et de ses activités.
• Assumer toute autre activité connexe et selon ses compétences dans la mise en œuvre du Projet.
Qualifications Requises
COMPETENCES TECHNIQUES ET OPERATIONNELLES
o Fait preuve d’intégrité et agit conformément aux valeurs et à l’éthique de MSH
o Capacite à effectuer du télétravail deux tiers (2/3) du temps
o Fait preuve de jugement diplomatique, d’impartialité, de confidentialité et de discrétion
o Sait travailler de façon indépendante, pragmatique, sous forte pression
o Démontre d’excellentes aptitudes de communication orale et écrite
o Démontre sa capacité à travailler en équipe
o Fait preuve de planification et d’organisation dans son travail.
o Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués
o Capacité à planifier, prioriser et à organiser les tâches
o Langue Français -Anglais Souhaitable
o Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels courants (Microsoft Office : Word, Excel, Access PowerPoint, Outlook et moteurs de recherches) et autres applications informatiques de communication (SKYPE, ZOOM, WEBEX)
QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE
• BTS ou Licence professionnelle ou diplôme en secrétariat, administration, gestion, d’une institution reconnue, avec une expérience professionnelle d’au moins quatre (4) années, dont au moins deux (2) années continue auprès d’une institution internationale.
• Expérience en rédaction de compte rendu, maintien de registres, inventaires, base de données ;
• Expérience en rédaction de compte rendu, maintien de registres, inventaires, base de données ;
• Expérience au sein de projet de sante finance par l’USAID, un atout
• Expérience en rédaction de courriels officiels, organisation de visites et rencontres de haut niveau et suivi du protocole souhaitable.
