Rapportant au MEAL Manager, l’assistant(e) des Bases de données sera responsable de la gestion des données collectées par les équipes de terrain. Il/elle étudiera le besoin d’information de différents programmes (livelihood, cohésion sociale, gouvernance locale, GRD, GDD, protection, sécurité alimentaire, Nutrition, etc) et planifiera la manière de les aider dans la collecte de données en vue de renseigner l’évolution de leurs activités et le niveau d’atteinte des résultats. En plus, il/elle fera mensuellement l’encodage des données, l’analyse des données (en appui aux Officiers) et un suivi de la qualité des données soumises à la saisie/encodage, en vue de faire des retours/feedbacks pertinents et proposer des pistes d’amélioration du processus de collecte de données aux équipes de terrain.

L’assistant(e) des bases de données sera donc responsable de la gestion des données collectées au sein des programmes mais fera un suivi des initiatives en technologies de l’information et de la communication (appui à toute collecte de données avec des supports électroniques et gestion de ces données). Enfin, il se rassurera que les données de suivi et évaluation sont facilement disponibles pour être utilisées pour d’éventuelles analyses, rapports, et capitalisation des connaissances acquises.
En appui au MEAL Manager, il/elle est aussi responsable de la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation et l’amélioration continue des systèmes de redevabilité communautaire dans tous les programmes de Concern en Haiti : développer et opérationnaliser l’initiative en redevabilité vis-à-vis des bénéficiaires, de suivre son intégration et sa mise en œuvre effective, tout en capitalisant sur les effets et impacts de cette initiative sur la qualité des services délivrés par l’organisation.
Tâches et responsabilités principales, y compris, mais sans s'y limiter:

1. Gestion des bases de données
? En appui aux responsable des programmes de Concern Haiti et sur la base des fiches papier, concevoir les fiches électroniques de collecte de données sur Excel et iFormBuilder ;
? Faire un plan d’encodage des données, rassembler les fiches de collecte des données, encoder les informations, analyser les données et envoyer les bases de données par composante et par programme auprès du MEAL Manager chaque fin du mois ;
? Centraliser trimestriellement les données collectées au sein des programmes de Concern Haiti pour renseigner les rapports trimestriels aux responsable des programmes ;
? S’assurer que les bases de données fonctionnent correctement et faire des rapports hebdomadaires des réalisations au MEAL Manager, tout en mentionnant les graves problèmes externes ;
? Adapter, maintenir et gérer les bases de données selon les besoins des équipes des programmes, y compris toutes les formes, tableaux, requêtes et rapports pour correspondre à la mise en œuvre des programmes ;
? Gérer les synchronisations et sauvegardes hebdomadairement les informations dans les bases de données ;
? S’assurer de la confidentialité des données

2. « Audit » des données
? En collaboration avec le Manager MEAL et les Officiers des projets, vérifier la rectitude et la conformité des données recueillies et qui lui sont transmises ;
? Examiner régulièrement les données saisies dans les bases de données avec l’appui du Coordinateur MEAL afin d’identifier et de résoudre des problèmes liés à la saisie de données et/ou l’intégralité des bases ;

3. Archivage des données
? Assurer l’archive des copies physiques, pour une période de 7 ans, des données collectées sur le terrain au sein des programmes;
? Documenter le contenu des bases de données pour le bon fonctionnement des systèmes de suivi et évaluation de Concern Haiti ;
? Mettre en place et maintenir d’une manière régulière un système pour assurer la disponibilité au temps opportun de toute information nécessaire à la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation du projet (en format électronique et papier, y compris des photos), aussi que les outils techniques de travail (tablettes, cameras, GPS).

4. Formation
? S’assurer que tous les responsables des programmes de Concern Haiti sont en mesure d’utiliser les bases de données pour analyser les informations et les résultats de leurs programmes ;
? En collaboration avec le MEAL Manager, assurer la formation des agents de terrain à la collecte des données ;
? Fournir des formations rapides et orientations aux agents de terrain sur la gestion des bases de données (collecte, saisie, vérification et analyse), l’utilisation des tablettes (DDG), des pivots tables (tableaux croisés), sur la synchronisation et l’exportation des informations vers MS Excel pour l’analyse des données ;

5. Supervision terrain des enquêtes
? Appuyer le recrutement et la formation des enquêteurs
? Assurer la préparation logistique des enquêtes
? Assurer le suivi des enquêteurs sur le terrain

6. Gestion technique du système DDG
? S’assurer de la disponibilité des tablettes/GPS en bon état de fonction selon les besoins opportuns des équipes des programmes, notamment créer et mettre à jour un système de suivi/planification de l’utilisation des tablettes/GPS.
? Pendant, l’utilisation des tablettes/GPS, assurer le suivi physique du matériel notamment en suivant le respect des procédures de Concern.
? Collaborer avec l’équipe du Siege pour résoudre d’une manière opportun tout problème technique lié à la plateforme et aux tablettes.
? Contribuer à l’analyse continue de l’efficacité de la plateforme de collecte de Concern et proposer des solutions pour l’améliorer ou possible.
? Contribuer à la formation et au renforcement des capacités en DDG/Software du personnel des programmes surtout pour la collecte des données.

7. Opérationnalisation du mécanisme de gestion des feedbacks
? S’assurer que le mécanisme de gestion des feedbacks est opérationnel dans toutes les zones d’intervention et pour tous les programmes de Concern en Haiti ;
? Planifier et coordonner avec les programmes les activités d’information, communication et visibilité relatives aux mécanismes de gestion des plaintes de Concern en Haiti sur les zones d’intervention des programmes (notamment les supports et canaux de transmission des messages clés sur l’existence et le fonctionnement des mécanismes) ;
? Veiller à l’efficacité de la procédure de réponse aux plaintes des communautés (délais et moyens de réponse), et s’assurer que la base de données des plaintes est mise à jour ;
? Travailler avec les Managers des programmes pour assurer que des solutions acceptables et faisables sont mises en œuvre pour prévenir/réduire les doléances et les plaintes ;
? Assurer que les bénéficiaires visés, les communautés concernées ainsi que son personnel comprennent les procédures de la gestion des plaintes.
? Appuyer le MEAL Manager pour assurer que les interventions des programmes de Concern en Haiti soient conformes à la norme humanitaire fondamentale de qualité et de redevabilité (CHS)
? Appuyer le MEAL Manager dans l’accompagnement pour le renforcement des capacités du personnel de Concern Haïti en redevabilité et les engagements CHS
8. En tant que membre de l'équipe MEAL, fournir de manière proactive des services de ressourcement de haute qualité et un soutien efficace au personnel de l'organisation. Y compris, mais sans s'y limiter à:
? Travailler en étroite collaboration avec le/la Chargé (e) de l’unité MEAL pour faciliter la mise en œuvre du plan M&E, avec les outils appropriés (DDG, Excel).
? Assurer la compilation des données de suivi et d’évaluation, dans les délais impartis pour contribuer à la rédaction des rapports.
? Participer activement à la planification des exercices d’évaluation et organiser la collecte et le traitement de données statistiques.
? Participer à la production de rapports internes et externe et autres matériaux de communication.
? Participer activement à la planification de l'équipe et d'autres réunions, travailler à définir des objectifs et des objectifs communs et s'efforçant de s'assurer qu'ils sont atteints avec succès.
? Soutenir les collègues pour assurer un soutien et des ressources proactives et en temps opportun est fourni à l'ensemble de l'organisation.
? Activation d'une culture de travail collaboratif amical sein de l'équipe, le partage actif d'informations et de connaissances pour permettre à l'équipe pour assurer un soutien efficace pour le reste de l'organisation.
? Faire preuve des attitudes, valeurs et actions qui sont en ligne avec les principes d’égalité et d’équité et promouvoir une culture de travail au bureau ainsi que dans les communautés qui favorise le respect envers les autres, l’inclusion et la diversité, et la transformation des normes de genre ;
? En tant que membre de l'équipe MEAL, travailler en collaboration avec d'autres équipes, départements, programmes afin d’assurer les meilleures pratiques d'administration et de la logistique est entendu, capturés, promus et diffusés.
? Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques, normes et procédures de Concern.
? Toutes autres tâches relatives à ses fonctions qui pourraient lui être demandé par son superviseur.

Profil
• Bac +3 (sciences informatiques, Suivi et Evaluation, Sciences Economiques, SIG) ou expérience équivalente
• 2 ans d’expériences dans un poste similaire ou équivalent
• 1 an d’expériences dans une ONG internationale.
• Expérience en suivi et évaluation
• Expérience en gestion des bases de données
• Expérience en DDG et cartographie (logiciel spécifique Diplôme en sciences comptables ou autres disciplines connexes
• Organisation et flexibilité, capacité à répondre à l'évolution des priorités
• Avoir une grande capacité à planifier, organiser et contrôler ;
• Capacité à travailler de façon autonome en faisant preuve d’initiative
• Excellentes aptitudes à la communication, tout en interagissant avec des collègues et des partenaires
• Excellentes capacités de communication (écrite et orale) et une maitrise indispensable du français et du créole haïtien, bonne connaissance de l’anglais.
• Bonne capacité d’assurer le suivi;
• Capacité à travailler en équipe et à obtenir les informations nécessaires dans un esprit de collaboration, en garantissant leur fiabilité, ce dans un délai raisonnable.
• Disponibilité à effectuer des déplacements occasionnels en province.

Connaissances
• Excellente connaissance des logiciels de base de données et de S&E (Excel, SPSS, EPI-info, Access, SQL)
• Connaissance des divers outils et méthodologies de S&E
• Etre capable de manier les options avancées dans Microsoft Excel
• Etre capable de lier différentes applications à une base de données

Caractère essentiel
• Qualités en communication et goût pour le travail en équipe
• Patience et bon esprit d’équipe
• Intégrité personnelle
• Capacité à travailler sous pression
• Proactivité, anticipation
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives
• Capacité d’organisation du travail Compétences essentielles
• Bonnes capacités d’analyse
• Maîtrise du Créole, du Français, parlé et écrit
• Connaissance fonctionnelle de l’anglais, parle et écrit
• Planification et organisation
• Maîtrise de Microsoft Office Professional
• Comprendre les autres
• Rigueur/attention aux détails
• Capacité de travailler avec des collègues à distance Compétences préférées
• Aptitude à apprendre
• Flexibilité
• Pensée créatrice
• Indépendance

9. Déploiement d'intervention d'urgence : Comme un employé de Concern Worldwide Haïti, vous pouvez être appelé dans 24-48 heures à l'avance pour servir l'organisation dans un endroit autre que votre position de base et/ou pour soutenir des interventions d'urgence. Dans le cas où cela se produit, vous serez informé sur votre rôle et les responsabilités par votre superviseur.

10. Redevabilité : La/L’assistant(e) database est responsable avec toute l’équipe MEAL, de la performance et de la réalisation des projets en aidant d’une manière active et efficace les équipes programme de Concern Haïti en fournissant un support aux employés. Elle est aussi responsable de fournir, selon les normes, un service de qualité à la communauté, ainsi que le respect des politiques et procédures de Concern Worldwide qui sera l’un des principaux moyens de l'évaluation des performances.

11. Politiques de Sauvegarde: Le Code de Conduite de Concern (CCoC), la politique de protection des participants aux programmes (P4), la politique contre la traite des personnes et la politique de protection des enfants ont été développés pour assurer la protection maximale des participants au programme, en particulier les bénéficiaires, contre toute forme d’abus et d'exploitation, et de clarifier les responsabilités du personnel de Concern, et les normes de comportement attendues.

Le CCoC est le document central fondamental dans lequel sont décrits, en un seul endroit, les comportements considérés comme inappropriés de la part du personnel et de toute personne impliquée dans nos programmes. Ces quatre politiques constituent l’ensemble de notre politique de sauvegarde de Concern. Toute infraction à l'une de ces politiques est considérée comme une infraction au CCoC.

En signant ces politiques de sauvegarde de Concern, vous démontrez que vous avez compris leur contenu et vous êtes d’accord pour vous conduire en conformité avec les dispositions décrites dans ces deux documents.

12. Equité et Egalité : Faire preuve des attitudes, valeurs et actions qui sont en ligne avec les principes d’égalité et d’équité et promouvoir une culture de travail au bureau ainsi que dans les communautés, qui favorise le respect envers les autres, l’inclusion et la diversité, et la transformation des normes de genre.

13. Confidentialité : S’assurer du non diffusion de toute information quelle qu’elle soit acquise dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, relative aux pratiques et aux affaires de CONCERN à toute autre personne ou organisation sans autorisation, excepté dans l’exécution normale des tâches ci-dessus.
Politique anti-fraude : La fraude, sous toutes ses formes est condamnable et inacceptable pour Concern. Car, lorsqu’il y a fraude la perte n’affecte pas seulement Concern, mais également ses bénéficiaires, les personnes qui vivent dans la pauvreté extrême ainsi que les personnes les plus pauvres parmi les citoyens du monde. Elle peut avoir un impact majeur sur notre réputation, sur la confiance que nous portent les bailleurs et, par conséquent, sur nos bénéficiaires. Concern a pour objectif d’éliminer la fraude de ses activités. Toute indication de fraude fera l’objet d’une enquête rigoureuse et sera traitée de manière stricte et contrôlée.

CV, Lettre de motivation, Copies de diplomes et certificats, copie du matricule fiscal, copie d'une pièce d'identité valide