Le rôle de l’Officier Finance & Compliance est d'appuyer l’équipe des finances dans la vérification de la complétude des dossiers, la vérification des normes bailleur, ainsi que la budgétisation et l’établissement de rapport, selon les délais prévus par l’organisation pour transmission aux responsables de projet, à l’équipe de gestion de la mission et aux organismes de financement externes. IL/Elle fournit un support technique et administratif à l’Assistant Contrôleur Financier et supporte également l’ACFC dans la gestion du département des finances de Concern Haiti.

Tâches et responsabilités principales, y compris, mais sans s'y limiter:

1. Reporting Mensuel (rapport de gestion de comptes financiers)

? Assister l’Assistant contrôleur financier dans toutes les tâches liées aux processus de clôture mensuelle des comptes de gestion, particulièrement dans l’accomplissement des taches ci-dessous ;
• Vérifier la conformité des codes sur les pièces justificatives avec la mise en application de la structure de codification, au niveau de la logistique et des finances et soumettre un rapport de feedback sur les faiblesses/erreurs relevées incluant des recommandations sur comment améliorer cette codification.
• Préparation des journaux standards selon la politique et procédures de Concern et le temps imparti.
• Sous l’autorisation de l’Assistant CFC, Intégrer les journaux des livres de banque et caisse dans le système (Great Plains) selon les procédures de Concern
• Réconciliation/rapprochement mensuel des comptes du bilan (Balance sheet réconciliation report) et compiler toutes les documentations relatives aux comptes de bilan à l’intention de l’ACFC pour revue et approbation
• Suivi et collecte des timesheets du personnel local et International
• S’assurer que l’Assistant Finance de PAP et les Officiers Financiers des bases, le cas échéant, circulent la liste des transactions aux gestionnaires chaque fin de semaine pour revue et correction
2. Reporting Financier et Budgetisation

• Assister le service financier dans la préparation des rapportages aux bailleurs de fonds.
• Assister l’Assistant contrôleur financier dans la préparation des révisions budgétaires spécifiquement la préparation du budget salaire du personnel local
• Sur demande de l’Assistant CFC, assurer la liaison avec les donateurs locaux directement si et quand nécessaire.
• Suivi des paiements de subvention en circulation des bailleurs de fonds.
• Supporter le country Financial Controller dans l’établissement du plan de financement de la budgétisation et le processus de révision budgétaire officiel.
3. Compliance

• Examiner tous les dossiers financiers sur une base mensuelle (y compris ceux des sous-bureaux) et effectuer des tests à 70-80% sur toutes les transactions jusqu'à la documentation de sauvegarde.
• Lorsque la documentation est manquante ou incomplète,
• Trouver pourquoi les documents sont manquants
• Travailler avec les équipes pour s'assurer que les documents manquants peuvent être trouvés et classés en conséquence
• Veiller à ce que les dossiers soient conservés de manière à faciliter la vérification et le contrôle
• Travailler avec l’équipe finance du pays pour s'assurer que les recommandations des audits internes et des audits des donateurs sont mises en œuvre.
• Accompagner le personnel effectuant des paiements sur le terrain, sur une base aléatoire, pour vérifier que les procédures de paiement suivies sont conformes aux procédures standard de Concern et visiter les sessions de formation qui seront organisées par le terrain.
• Accompagner le personnel effectuant des paiements sur le terrain, sur une base aléatoire, pour vérifier que les procédures de paiement suivies sont conformes aux procédures standard de Concern et visiter les sessions de formation qui seront organisées par le terrain.
• Travailler avec l’équipe finance du pays pour s'assurer que les bureaux extérieurs sont visités chaque mois par un membre de l'équipe du siège afin de garantir que les contrôles internes sont correctement mis en œuvre.
• Travailler avec le responsable de la logistique pour examiner les dossiers d'appel d'offres et la documentation relative à la passation des marchés, en vérifiant que les procédures de passation des marchés sont respectées.
• Travailler avec le gestionnaire des transports pour effectuer des audits des achats de carburant et des calculs dans les rapports d'utilisation
• Lorsque les politiques et les procédures de Concern n'ont pas été suivies correctement et qu'il faut faire quelque chose pour y remédier.
• Prendre des mesures correctives pour l'avenir lorsque nous avons des difficultés à fournir des informations pour les audits des donateurs.
• Fournir une formation, un renforcement des capacités et un soutien au personnel de Concern Haïti au siège et sur le terrain afin d'améliorer leur connaissance et leur compréhension des politiques et procédures de Concern et d'assurer une mise en œuvre correcte et une utilisation continue.
• Évaluer les systèmes financiers des partenaires et mener des évaluations régulières des besoins en formation en vue de renforcer les compétences des partenaires et leurs systèmes de gestion
• Examinez les rapports financiers trimestriels des partenaires ainsi que les documents justificatifs et faites-leur directement part de vos commentaires.
• Effectuer des audits internes complets des partenaires et effectuer des visites de suivi si nécessaire pour s'assurer que les recommandations sont mises en œuvre.
• Effectuer toute autre tâche assignée par le contrôleur financier du pays, le directeur du pays et son délégué


4. Autres taches spécifiques

• Maintenir le système de classement des documents financiers selon les normes de l’organisation.
• Assister au processus de contrôle financier et soutien des partenaires d'exécution de Concern Worldwide Haiti y compris les évaluations financières, le suivi, la formation et le rapprochement des dépenses.
• Participer comme formateur aux séances de formation qui seront organisées par la finance à l’intention des non financiers.
• Assister l’Assistant contrôleur financier du pays dans toutes les tâches liées à la clôture de l’année financière définies selon les procédures financières de l’institution.
• Aider dans la compilation des documents d’audit
• Préparer certaines correspondances de base ayant rapport à la finance
• Faire le suivi de l’exécution des projets (notamment un projet en consortium)
• Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et pourra être modifiée à la demande de son superviseur en fonction des impératifs de service.

5. En tant que membre de l'équipe support, de fournir de manière proactive des services de ressourcement de haute qualité et un soutien efficace et au personnel de l'organisation. Y compris, mais sans s'y limiter:

• En tant que membre de l'équipe support, travailler en collaboration avec d'autres équipes, (départements et programmes) afin d’assurer que les meilleures pratiques administratives programmes sont entendus, compris, promus et diffusés ;
• Faire preuve des attitudes, valeurs et actions qui sont en ligne avec les principes d’égalité et d’équité et promouvoir une culture de travail au bureau ainsi que dans les communautés qui favorise le respect envers les autres, l’inclusion et la diversité, et la transformation des normes de genre ;
• Participation active aux réunions mensuelles des staffs, contribuer de manière significative aux décisions en matière de politique et d'orientation stratégique ;
• Promouvoir une culture de travail collaboratif et amical au sein de l'équipe, partage actif d'informations et de connaissances afin de permettre à l'équipe d’assurer un soutien efficace pour le reste de l'organisation ;
• Travailler de manière enthousiaste au sein de l'équipe de Concern en soutenant des collègues seniors de l'ensemble de l'organisation pour atteindre les résultats organisationnels ;
• Veiller à ce que les politiques et les stratégies de Concern Worldwide soient incorporées dans notre travail, ainsi que proposer, mettre à jour et mettre en œuvre des changements aux politiques et stratégies existantes au sein du programme en Haïti ;
• Toutes autres tâches relatives à ses fonctions qui pourraient lui être demandé par son superviseur.

6. Déploiement d'intervention d'urgence : Comme un employé de Concern Worldwide Haïti, vous pouvez être appelé dans 24-48 heures à l'avance pour servir l'organisation dans un endroit autre que votre position de base et/ou pour soutenir des interventions d'urgence. Dans le cas où cela se produit, vous serez informé sur votre rôle et les responsabilités par votre superviseur.

7. Redevabilité : La/L’Officier finance et compliance est responsable avec toute l’équipe des finances, de la performance et de la réalisation des projets en aidant d’une manière active et efficace les équipes programme de Concern Haïti en fournissant un support aux employés. Elle est aussi responsable de fournir, selon les normes, un service de qualité à la communauté, ainsi que le respect des politiques et procédures de Concern Worldwide qui sera l’un des principaux moyens de l'évaluation des performances.

8. Politiques de Sauvegarde: Le Code de Conduite de Concern (CCoC), la politique de protection des participants aux programmes (P4), la politique contre la traite des personnes et la politique de protection des enfants ont été développés pour assurer la protection maximale des participants au programme, en particulier les bénéficiaires, contre toute forme d’abus et d'exploitation, et de clarifier les responsabilités du personnel de Concern, et les normes de comportement attendues.

Le CCoC est le document central fondamental dans lequel sont décrits, en un seul endroit, les comportements considérés comme inappropriés de la part du personnel et de toute personne impliquée dans nos programmes. Ces quatre politiques constituent l’ensemble de notre politique de sauvegarde de Concern. Toute infraction à l'une de ces politiques est considérée comme une infraction au CCoC.

En signant ces politiques de sauvegarde de Concern, vous démontrez que vous avez compris leur contenu et vous êtes d’accord pour vous conduire en conformité avec les dispositions décrites dans ces deux documents.

9. Equité et Egalité : Faire preuve des attitudes, valeurs et actions qui sont en ligne avec les principes d’égalité et d’équité et promouvoir une culture de travail au bureau ainsi que dans les communautés, qui favorise le respect envers les autres, l’inclusion et la diversité, et la transformation des normes de genre.

10. Confidentialité : S’assurer du non diffusion de toute information quelle qu’elle soit acquise dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, relative aux pratiques et aux affaires de CONCERN à toute autre personne ou organisation sans autorisation, excepté dans l’exécution normale des tâches ci-dessus.

11. Profil
? Diplôme en sciences comptables ou autres disciplines connexes
? 3 années d’expériences de travail avec des responsabilités similaires
? Organisation et flexibilité, capacité à répondre à l'évolution des priorités
? Avoir une grande capacité à planifier, organiser et contrôler ;
? Capacité à travailler de façon autonome en faisant preuve d’initiative
? Excellentes aptitudes à la communication, tout en interagissant avec des collègues et des partenaires
? Excellentes capacités de communication (écrite et orale) et une maitrise indispensable du français et du créole haïtien, bonne connaissance de l’anglais.
? Bonne capacité d’assurer le suivi;
? Capacité à travailler en équipe et à obtenir les informations nécessaires dans un esprit de collaboration, en garantissant leur fiabilité, ce dans un délai raisonnable.
? Disponibilité à effectuer des déplacements occasionnels en province.

12. Connaissances
? Maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, power point etc..). La connaissance en Great Plains est un atout.
? Bonnes connaissances du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit).


13. Les Compétences

Caractère essentiel
• Qualités en communication et goût pour le travail en équipe
• Patience et bon esprit d’équipe
• Intégrité personnelle
• Capacité à travailler sous pression
• Proactivité, anticipation
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives
• Capacité d’organisation du travail
Compétences essentielles
• Planification et organisation
• Maîtrise de Microsoft Office Professional
• Comprendre les autres
• Rigueur/attention aux détails Compétences préférées
• Aptitude à apprendre
• Flexibilité
• Pensée créatrice
• Indépendance

14. Politique anti-fraude : La fraude, sous toutes ses formes est condamnable et inacceptable pour Concern. Car, lorsqu’il y a fraude la perte n’affecte pas seulement Concern, mais également ses bénéficiaires, les personnes qui vivent dans la pauvreté extrême ainsi que les personnes les plus pauvres parmi les citoyens du monde. Elle peut avoir un impact majeur sur notre réputation, sur la confiance que nous portent les bailleurs et, par conséquent, sur nos bénéficiaires. Concern a pour objectif d’éliminer la fraude de ses activités. Toute indication de fraude fera l’objet d’une enquête rigoureuse et sera traitée de manière stricte et contrôlée.

Le poste est basé à Pétion Ville avec des deplacements fréquents vers les zones de projet

Curriculum Vitae, Lettre de motivation, Copies de diplômes et/ou de certificats, Copie du matricule fiscal, Copie d'une pièce d'identité valide, Lettre de références

Les candidatures féminines sont vivement encouragées